Организация безбумажного делопроизводства
|
Делопроизводство сводится к обработке документации предприятия: оформление, прием, рассмотрение, заполнение, передача, хранение (архив), обновление, контроль. В связи с однородностью и регулярной повторяемостью действий выгодна их автоматизация на базе современных программ. Существует внутренняя и межкорпоративная – например между налоговой и фирмой.
Автоматизация делопроизводства с каждым годом все более упрочивает свои позиции в своем классе систем и встает с ними в один ряд:
|
|
управление проектами, CRM, корпоративный портал, сбалансированная система BSC, бухгалтерия, бюджетирование; она является неотъемлемой частью концепции Business Performance Management и ERP-систем.
Автоматизация делопроизводства позволяет прослеживать весь цикл действий над документами, начиная с конкретного рабочего места, что выявляет проблемные звенья на уровне сотрудников, так и во всей СЭД. В результате повышается производительность труда работников канцелярии.
ОРД (организационно-распорядительные), договора, счета (учетные документы) – основные объекты системы делопроизводства. Автоматизация минимизирует ошибки при рутинной работе по заполнению реквизитов, интеграции с 1С (и подобными бухгалтерскими программами). На этапе внедрения, в соответствии с общепринятыми отраслевыми нормами (ГОСТ для бухгалтерских электронных документов, служащих свидетельством заключения сделок) и стандартами предприятия определяется последовательность и наличие атрибутов документа, с целью унификации оформления.
Таким образом, автоматизация задач делопроизводства создает качественно новые условия, автоматизируется заполнение максимально возможного числа атрибутов:
- на оперативном уровне, благодаря групповым операциям (версионность, распараллеливание маршрутов рассмотрения, согласования, ознакомления) разграничению прав доступа в соответствии с оргструктурой компании;
- взаимодействие с другими системами автоматизации офиса;
- автоматическая генерация документа при исполнении бизнес-процесса (нижнего уровня);
- < упорядочивание имеющейся системы документооборота: состав реквизитов, маршруты движения docflow;
- электронное делопроизводство дает удаленный доступ по единому адресу в сети интернет; работа с мобильного телефона;
- удобный многопараметрический поиск; формирование наглядных отчетов, выводы по исполнительской дисциплине;
- ведение архива; автоматическое присвоение регистрационного номера (формирование номенклатуры и дел); связи между текущими документами, генерация истории по всем действиям;
- эффективное движение электронных документов, с возможностью совмещения бумажных форм (функция вынесения резолюции).
