Электронная канцелярия в ELMA

Электронная канцелярия автоматизирует работу с входящими и исходящими документами. Основные задачи, которые решаются при внедрении модуля:

  1. Контроль исполнения работ документооборота
  2. Быстрый многопараметрический поиск, удобная классификация

Возможно внедрение в 2-ух режимах:


Они могут комбинироваться: определенные типы документов могут обрабатываться по "безбумажной" технологии (документооборот), а остальные - по "частично-безбумажной".

Частично безбумажный документооборот


Документ доставляется на адрес организации.

Делопроизводитель (или секретарь) регистрирует входящую корреспонденцию в модуле электронная канцелярия.

  1. Делопроизводитель заводит электронную карточку документа
  2. Система присваивает регистрационный номер
  3. Делопроизводитель ставит номер на входящий документ (вписывает ручкой)

Руководитель выносит резолюцию и кладет документ с резолюцией в папку (физическую) "Исходящие".

Делопроизводитель (Помощник руководителя) в соответствии с резолюцией ставит задачи.

Исполнитель получает оповещение и выполняет задачу. Он может ее переназначить подчиненному, указать что работа начата, поставить пометку о завершении.

См. разделы "Контроль исполнения работ по документам" и "Поиск документов"



Полностью безбумажная обработка входящих документов (документооборот)


Документ доставляется на адрес организации.

Делопроизводитель (или секретарь) регистрирует в электронной канцелярии.

  1. Регистрирует электронную карточку
  2. Система присваивает регистрационный номер
  3. Делопроизводитель ставит номер на входящий документ (вписывает ручкой)
  4. Помещает бумажную версию в дело

Делопроизводитель прикладывает к карточке электронный документ. Для этого используется сканирующее устройство

Руководитель получает оповещение в ELMA о необходимости вынести резолюцию по входящему документу. Далее открывает поручение по рассмотрению и заполняет резолюцию. После этого можно самостоятельно назначить задачи исполнителям, либо поручить назначение задач по резолюции делопроизводителю (секретарю).

Исполнитель получает оповещение. Он может переназначить задачу подчиненному, указать что работа начата, поставить пометку о завершении задачи. Безбумажный документооборот организован!

См. разделы "Контроль исполнения работ по документам" и "Поиск документов"


Контроль исполнения работ по документам

Контроль исполнения работ по документам осуществляется с помощью соответствующего отчета. Результатом является список зарегистрированных документов, и статус работы по каждому из них.