Урок 7: Исполнение бизнес-процессов, смоделированных в BPMN

Седьмой Урок практического курса BPMN посвящён возможности Исполнения описанных по нотации BPMN бизнес-процессов.

Основная цель BPMN – поддержка нотации, которая одинаково будет пониматься всеми участниками бизнеса, от бизнес-аналитиков, которые разрабатывают эскизы процессов до бизнесменов и менеджеров, которые будут управлять и наблюдать за процессами. Модели являются мощным инструментом бизнес-анализа, поскольку позволяют в формализованной форме представить структуру и динамику организации и упрощают выявление текущих проблем, и, в связи с этим, моделирование имеет большую ценность при реинжиниринге бизнес-процессов.

В большинстве случаев проекты по формализации бизнес-процессов в коммерческих организациях инициируются их руководством во имя главной цели бизнеса: роста прибыли, что, в свою очередь, обеспечивается за счет увеличения выручки и сокращения издержек. Однако самое интересное начинается после того, как процессы описаны и работу можно считать выполненной. После нескольких недель активной деятельности по описанию бизнес-процессов в головах отдельных сотрудников сформировалось более четкое и системное представление о том, как работает организация. Возможно также, что компания получила сертификат соответствия системы менеджмента качества (СМК), если цель состояла в этом.

Встаёт вопрос - что дальше? Одно дело описать процессы компании и совершенно другое – начать работать в соответствии с ними, изменять и актуализировать под влиянием факторов внешней и внутренней среды организации. Зачастую дальше описания бизнес-процессов компания не идёт, удовлетворившись сиюминутным конкурентным преимуществом или наличием сертификата СМК.

Для тех, кто задумывается о перспективах в бизнесе, существует простое решение. Вернёмся в начало: бизнес-процессы описаны, работа завершена! А теперь подумаем, что можно с ними сделать дальше.

Описание бизнес-процессов рассматривается в большинстве случаев заказчиком как панацея от всех проблем бизнеса. Однако на деле это далеко не так. Описание бизнес-процессов может помочь решить вышеозначенные проблемы, но само по себе оно не является «волшебной таблеткой». Для решения этих задач нужна программа действий, комплексный подход, в котором один из компонентов может являться описание бизнес-процессов.

Если рассматривать компанию с точки зрения уровня зрелости её бизнес-процессов, то даже полное описание и регламентация всех процессов позволит компании подняться МАКСИМУМ до 3 уровня зрелости (уровень зрелости – величина, отражающая насколько процесс управляем и предсказуем). Шкала зрелости процессов определяет пять градаций зрелости для любого процесса определенного в компании:

Уровень нулевой — процессы в компании не определены, деятельность не координируется.

Уровень определяется полным хаосом в деятельности компании.

Уровень первый — процессы в компании в целом определены, но основные деятельности в отношении процессов нескоординированы, нерегулярны.

Уровень второй — процессы определены и документированы, но нет чёткого соглашения по их выполнению и роли в деятельности компании.

Уровень третий — процессы полностью определены и приняты в компании; их цели и задачи основаны на потребностях бизнеса. Процессы полностью управляемы, имеют документированные взаимосвязи.

Уровень четвёртый — процессы на практике осуществляются в предписанных рамках для достижения определенных целей. Результаты процессов собираются и анализируются, что ведёт к количественной оценке возможностей процесса, его прогнозированию и управлению производительностью.

Уровень пятый — процессы определены полностью, их цели и задачи синхронизированы с общими стратегическими целями бизнеса. Процессы стали неотъемлемой частью повседневной деятельности каждого участника процесса. Самостоятельное непрерывное совершенствование является частью процессов.

Переход на каждый следующий, более высокий уровень развития, делает организацию более конкурентоспособной, динамично реагирующей на требования рынка и оптимально использующей свои внутренние ресурсы. Переход компании с 3 уровня на более высокий (вплоть до пятого, наивысшего) уровень возможен только в случае автоматизации деятельности компании (бизнес-процессов, документооборота и т.п.).

Рис. 35. Шкала уровня зрелости процессов в компании

BPMS-система во многих случаях может быть очень эффективным средством автоматизации бизнес-процессов. С относительно небольшими затратами ресурсов и минимальным объемом программирования в систему загружается уже разработанная модель бизнес-процесса, создаются модели данных и формы для работы с ними, исполнители, бизнес-правила, налаживаются связи с другими используемыми в компании информационными системами. В итоге получаем решение, которое обеспечивает непрерывный контроль, анализ и управление выполнением бизнес-процессов в организации: от процесса к процессу, от задачи к задаче, маршрутизируя и в значительной степени автоматизируя потоки работ и информации между конкретными людьми и системами, вовлеченными в их выполнение.

Рассмотрим исполнение простого бизнес-процесса «Согласование и оплата счёта» на примере его реализации в системе управления бизнес-процессами ELMA.

Общий ход процесса представляется диаграммой:

Рис. 36. Диаграмма процесса «Согласование и оплата счёта»

В рамках процесса любой сотрудник компании может запустить процесс согласования и оплаты счёта. Создание счёта в системе ELMA осуществляется путём заполнения формы с определёнными данными: наименование счёта (номер счёта), контрагент (наименование компании, выставившей счёт), указания места хранения счёта в системе. Сотруднику остаётся лишь внести необходимые данные и загрузить скан счёта.

Рис. 37. Форма для создания счёта

Чётко прописанная форма позволяет упростить ввод данных и сохранить всю информацию о процессе и документе в BPMS-системе.

После создания документа «счёт на оплату» и отправки на согласование финансовому директору, статус документа меняется автоматически системой и отражается как «На согласовании», а финансовому директору приходит задача на «Согласование счёта».

Рис.38. Отображение Карты процесса в ходе выполнения задач

Примечания:

- в системе ELMA на диаграмме процесса (Карте процесса) отражается путь, по которому идёт процесс. Это даёт возможность следить за прохождением процесса (выделение потока операций другим цветом), отслеживать на каком этапе находится процесс (задача выделена так же другим цветом) и знать статус обрабатываемых документов.

- в рамках системы реализовано отдельное выделение операций, выполняемых с документами – задачи выделяются голубым цветом. Таким образом в системе отражается документооборот.

- ещё одна особенность системы ELMA - оповещение – сотруднику приходит оповещение о согласовании или не согласовании счёта (с указанием причин отказа). Это позволяет контролировать процесс, не тратя время на «дознание» руководителя о подписании, причинах отказа.

Контроль над процессами, в которых сотрудник является инициатором, участником или ответственным, осуществляется через Монитор процессов. Для каждого вида процесса создаётся отчёт, где отображается полная информация по всем экземплярам: статус, ответственный, текущие задачи по процессу, дата запуска-окончания процесса.

Рис. 39. Монитор процессов

Монитор процессов позволяет одновременно видеть все текущие, завершённые и прерванные процессы и задачи, выполняемые в рамках данных процессов. А также осуществлять их поиск по различным данным. Контроль статусов процессов позволяет вовремя среагировать на «торможение» процесса и, при необходимости, вклиниться в ход действий для ускорения завершения процесса.

Стандарт BPMN - единственная на данный момент нотация, позволяющая совершенствовать процессы автоматически. При изменениях, каких либо внешних или внутренних условий, процессы также подвергаются изменениям, которые осуществляются вручную – начиная от пересмотра процесса и внесения изменений для оптимизации и актуализации. Чаще всего, управление и совершенствование процесса находится в руках программистов, которые реализуют процессы в меру своего понимания. Такая ситуация некомфортна не только для бизнеса, но и для программистов, так как эта ноша для них неподъемна, а в итоге получаем кучу противоречий, создающих разрыв между бизнесом и ИТ.

Системы BPMS позволяют бизнес-пользователям самим управлять и изменять бизнес-процессы, совершенствуя их и нацеливая на больший результат.

В системе управления бизнес-процессами ELMA за каждый процесс отвечает определённый сотрудник (например, за кадровые процессы отвечает Директор по персоналу). Однако изменять процессы могут все сотрудники, участвующие в его реализации. Если в рамках процесса сотрудник находит вариант улучшить процесс, он может внести свои предложения по улучшению, которые будут учтены затем «хозяином» бизнес-процесса.

Рис.40. Улучшение процесса в системе ELMA

Согласно Циклу Деминга «Plan-Do-Check-Act» (PDCA) простейший алгоритм действий руководителя по управлению процессом и достижению его целей включает в себя 4 этапа:

Рис.41. Цикл Деминга в управлении бизнес-процессами компании

Планирование (Plan) – моделирование: установление целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетворения потребителя, планирование выделения и распределения необходимых ресурсов.

Выполнение (Do) – исполнение: выполнение запланированных работ.

Проверка (Check) – анализ: сбор информации и контроль результата на основе ключевых показателей эффективности (KPI), получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.

Воздействие (Act) – улучшение: принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планировании и распределении ресурсов.

Подводя итоги Урока, выделим главное - нотация BPMN сложна, но только если моделировать исполняемый процесс, где BPMN фактически нет альтернативы. Концепция непосредственно исполняемого процесса кратко звучит так: что нарисовали - то и исполняем. Процессы, описанные в нотации BPMN и автоматизированные в BPMS-системах, реализуемы от моделирования процесса до чёткого Исполнения с возможностью постоянного совершенствования.

В рамках данного Урока была рассмотрена реализация двух первых этапов Цикла Деминга: Моделирование и Исполнение в BPMS-системе.

В следующем Уроке 8 будут рассмотрены подробно процедуры Контроля и Улучшения бизнес-процессов компании с помощью BPMS-системы.