Система управления бизнес-
процессами и эффективностью

Обновление продуктовой линейки системы и выход версии ELMA 3.2.5

4 октября 2013

Компания ELMA рада сообщить об обновлении своей продуктовой линейки, изменении ценовой политики, а так же выпуске новой версии системы ELMA 3.2.5.

В новой версии разработчики поставили акцент на улучшение пользовательских интерфейсов. В частности, были значительно улучшены интерфейсы документооборота и портала системы; появились быстрые и удобные инструменты оперативной настройки собственных интерфейсов задач, документов и других объектов. Появились новые удобные инструменты для оперативного анализа информации и контроля работы сотрудника, которые значительно облегчат работу руководителя и помогут ему своевременно принять правильное управленческое решение.

Изменения коснулись и продуктовой линейки. Все приложения системы ELMA работают на платформе BPM, что принципиально отличает нашу систему от аналогичных разработок. Поэтому приобретая, к примеру, модуль CRM, вы получаете не просто эффективное решение для отдела продаж, но и возможность быстро сформировать отчётность по работе с клиентами или контролировать ведение сделки с помощью активной воронки продаж. Т.е. вы всегда получаете потенциально больший функционал системы, который даёт возможность для дальнейшего её развития без значительных трудозатрат и денежных вливаний.

Механизм постоянного улучшения заложен во всех приложениях ELMA. Поэтому у всех приложений, разработанных на базе платформы BPM, есть «+»: ECM+, CRM+, Проекты+. Так же вы можете отдельно приобрести приложение ELMA BPM и ELMA KPI. Соответственно обновлению продуктовой линейки, изменилась и ценовая политика компании.

Так же, как и прежде, использование системы ELMA способствует повышению прозрачности работы компании, повышению качества и скорости обработки потоков документов и информации, позволяет удобно контролировать эффективность работы всех сотрудников. Таким образом, за счет использования системы ELMA повышается прибыльность бизнеса в целом.


Улучшения произошли во всей продуктовой линейке ELMA:


Новое в общем функционале системы

Управление бизнес-процессами

Улучшения внутреннего портала


Новое в ELMA ECM+

Новое в ELMA Проекты+

Новое в ELMA CRM+

Улучшения отчетов

Интеграция с ELMA

Обновление интеграции с MS Outlook


Новое в общем функционале системы

Управление бизнес-процессами

Одним из важных конкурентных преимуществ ELMA является то, что почти все в системе настраивается визуально, при помощи мышки. Однако для изменения параметров некоторых объектов, например, полей карточки контрагентов или сделок, ранее была необходима более глубокая настройка системы – написание razor-форм.

В новой версии системы мы реализовали возможность настройки форм объектов в простом и удобном графическом WYSIWYG-редакторе. То есть настройка форм осуществляется при помощи мыши!



Конструктор форм встроен непосредственно в Дизайнер ELMA: с его помощью вы сможете быстро определить внешний вид карточек документов, задач бизнес-процессов, контрагентов и других объектов системы.



Механизм позволяет изменять внешний вид форм до неузнаваемости: вы можете не только определять расположение элементов на карточке – можно добавлять и убирать новые вкладки, функциональные блоки, кнопки, служебные элементы.



Улучшения внутреннего портала

Работа с оргструктурой



В версии системы 3.2 оргструктуру компании стало можно моделировать на нескольких вкладках дизайнера – это позволило облегчить модель, сделать ее более читаемой и привлекательной визуально, кроме того, оргструктуру на нескольких вкладках легче обслуживать. В версии 3.2.5 мы сделали ряд улучшений по работе с вложенными оргструктурами, сделали этот процесс удобнее.

Самым главным нововведением в вопросе работы с вложенными оргструктурами является мастер переноса элементов между вкладками оргструктуры. Работа мастера очень проста – вы просто выделяете какие элементы необходимо перенести с текущей вкладки на новую или уже существующую вкладки оргструктуры.

Что особенно важно, все связи переносимых элементов сохраняются: будучи выбранными в системе (в зонах ответственности бизнес-процессов, при распределении прав доступа, при назначении сотрудников на должности) после переноса они сохранятся и продолжат функционировать как раньше.

Это позволит навести порядок в тех организациях, которые ранее смоделировали организационную структуру на одной вкладке и боялись переноса модели на разные вкладки из-за трудоемкости процедуры. Теперь выполнить эту задачу можно очень быстро!

Еще одной важной доработкой механизма работы с оргструктурой стало появление функции поиска использования элементов. Теперь процесс обслуживания оргструктуры стал безопаснее – перед удалением элемента оргструктуры можно убедиться, не задействован ли он где-либо в системе. Ведь в случае удаления нужного элемента оргструктуры, вся повязанная на нем логика будет повреждена – например, если элемент был выбран в зоне ответственности некоторого процесса, то после удаления этого элемента оргструктуры, бизнес-процесс будет работать не так, как изначально задумывалось.

Поиск использований элемента оргструктуры проводит основательное сканирование системы. Результаты поиска группируются по модулям системы и оформляются в виде дерева. Так, можно, например, увидеть, что на некоторую должность назначен некоторый сотрудник, должность используется в нескольких бизнес-процессах, а также к ней привязаны некоторые показатели.

Сейчас перед удалением элемента оргструктуры Дизайнер ELMA предупредит о возможных рисках этого действия и предложит выполнить сканирование системы на предмет использования элемента.





Внешний вид портала

При разработке новой версии системы огромное внимание было уделено непосредственно интерфейсу внутреннего портала. Мы сделали интерфейс намного логичнее и удобнее для пользователя.

В частности, большим изменениям подверглись основные меню системы. В большем количестве разделов появилась возможность использования настраиваемых фильтров. Например, теперь можно настраивать произвольные фильтры в задачах – это позволит находить задачи по нужному условию в один клик. Например, можно создать фильтр, который будет отображать все ваши текущие задачи согласования документов, которые требуют выполнения до конца рабочего дня.

Вообще, за последнее время мы постепенно реализовали механизм фильтров во всех модулях системы. Фильтры позволят быстро строить удобные интерфейсы, предоставляющие пользователю нужную информацию в один клик мыши.

Что немаловажно, в системе существует специальный универсальный портлет, позволяющий вывести на главной странице произвольный фильтр. Например, можно отобразить те же задачи согласования документов (фильтр задач), заявки за неделю и их статусы (фильтр процессов), список проектов конкретного менеджера (фильтр проектов) и т. д. В этом случае пользователю даже не потребуется выполнять каких-либо действий, чтобы получить необходимую информацию.



Команду отображения фильтра также можно привязать к произвольной ссылке в системе: например, это может быть пункт меню или кнопка портлета.


Новое в ELMA ECM+

Настройка форм документов в визуальном редакторе

Благодаря конструктору форм появилась возможность гибко настраивать формы документов, а также формы создания и редактирования документов. В Дизайнере форма представлена в виде набора блоков: вы можете перемещать их при помощи мыши в нужные места, удалять ненужные блоки, добавлять новые.



Для документов разных типов могут быть настроены различные карточки, что позволит учесть специфику этих документов. Например, при помощи конструктора форм можно создать вот такую карточку:




Улучшение интерфейсов

При разработке версии 3.2.5 мы сделали работу с документами намного проще. Значительно были переработаны страницы задач – нужные элементы находятся на виду, в то время как ненужные мы убрали подальше и в целом переработали оформление страниц – теперь работать с ними удобнее.



На страницы задач документооборота теперь можно помещать данные из контекста бизнес-процессов. Это позволяет сделать страницы задач более информативными – вся необходимая для работы информация имеется на одной странице, не нужно совершать дополнительных действий, чтобы ее просмотреть. На странице задачи можно отобразить как атрибуты документа, относящегося к задаче, так и совершенно произвольных данных из контекста бизнес-процесса или маршрута документа.

Классический пример использования новой функции – процесс согласования платежных документов. Когда зачастую руководителя интересуют только сумма, получатель и дата платежа – смотреть сам документ руководитель вряд ли будет – этой информации ему, как правило, достаточно для принятия решения.



Действительно, для выполнения задачи по документу пользователю далеко не всегда требуется сам документ – обычно достаточно знать значения пары его атрибутов. Благодаря новой функции работа с документами будет выполняться значительно быстрее.


Управление доступом

В системе появился новый уровень прав на документ – «Выдача прав». С его помощью можно разрешить пользователю выдавать другим пользователям права на документ, не превышающие по полномочиям права пользователя. 



Это очень удобно, например, в следующем случае: вы ставите задачу своему коллеге, но не хотите выдавать ему полные права на документ или даже на редактирование документа (опасаетесь правки версий или атрибутов). Однако если выдать исполнителю права только на чтение, у него возникнут проблемы при привлечении других сотрудников к работе – например, его подчиненных. Сейчас вы можете выдать этому пользователю права на чтение и выдачу прав – после чего исполнитель сможет делегировать задачу своим подчиненным, которые также получат права только на чтение документа без возможности его редактирования.


Новый функционал

Дополнительный функционал получили операции согласования и ознакомления. Теперь пользователи могут выполнять прерывание этих операций, не дожидаясь их завершения, если возникла такая необходимость. Например, если документ потерял актуальность или был выслан ошибочно. 



Кроме того, списком согласующих или ознакамливающихся теперь можно управлять уже после начала согласования – можно добавить в соответствующие списки новых исполнителей или удалить из них ненужных (в этом случае задача с них снимается).

Также была реализована функция формирования листа ознакомления. Теперь листы ознакомления в формате PDF могут быть сформированы по шаблону так же, как ранее можно было формировать листы согласования. Кроме того, если согласование или ознакомление с документом было выполнено другим пользователем по замещению исходного исполнителя, это будет отмечено в документе. Таким образом, будет видно, кто являлся реальным исполнителем задачи.


Операции с веб-документами

Веб-документы активно используются в современных компаниях для быстрого обмена информацией и создания контента «на лету». Для того, чтобы пользователи могли использовать инструмент веб-документов с полной отдачей, в него были добавлены новые функции.

В частности, теперь для веб-документов доступны все операции, которые совершаются с обычными электронными документами – согласование, ознакомление, комментирование и другие действия доступны как с базовой, так и с расширенной карточки веб-документа. Кроме стандартных меню Действий и Отправки, на панель быстрого доступа вынесены часто используемые действия Изменения прав доступа и Создания связанного документа.



Теперь также можно узнать всю информацию о веб-документе из полноценной карточки: аналогично стандартным электронным документам, добавлены сведения об авторе документа и последних изменениях, видна история всех операций и комментарии. 



В закладке Версии веб-документа можно увидеть всю историю изменений, независимо от того, кто и когда их совершал. Для быстрого получения информации пользователь может не переходить в карточку, а воспользоваться кнопкой «О документе» на базовом представлении. 




Новое в ELMA Проекты+

В версии 3.2.5 наше решение для проектных организаций получило значительное развитие. Благодаря новым инструментам стало возможным построение эффектного конвейера проектов – когда процесс управления проектами поставлен на поток, проекты выполняются четко, а нужные люди всегда в курсе состояния дел.

Нами было введено понятие жизненного цикла проекта. Жизненный цикл проекта состоит из последовательности стадий. Стадия проекта характеризует текущее состояние проекта. Например, это может быть стадия начального формирования бюджета проекта или этап финального подписания закрывающих документов проекта. 



Одновременно проект находится только в одной стадии, поэтому менеджеры и кураторы проектов могут быстро получать информацию о текущем статусе проекта лишь узнав его стадию. Однако это не главная прелесть нового функционала: переходы между стадиями могут быть настроены как активные, то есть при попытке смены стадии проекта будет запускаться бизнес-процесс.

Этот бизнес-процесс может автоматизировать некоторые регламентированные процедуры (отправка документов на согласование) или выполнять проверку – действительно ли можно переводить проект в новую стадию (если закончен этап написания ТЗ, система запросит у менеджера ТЗ – в противном случае в переводе на следующую стадию будет отказано). 



Таким образом, управление проектом не сводится к спонтанной деятельности, успех которой целиком и полностью зависит от опыта исполнителя – система ELMA превращает ее в полностью контролируемый и отслеживаемый процесс.


Решение для ведения реестров

Начиная с версии 3.2.5 появилось решение для ведения реестров проектов. Теперь можно осуществлять поиск проектов по нужным параметрам и сохранять их в формате фильтра. Это позволяет получать списки проектов по нужному условию, например, можно смотреть статус по всем проектам конкретного менеджера или быстро получить проекты по конкретному заказчику.



Решения по трудозатратам

В новой версии ELMA 3.2.5. появилась возможность формирования фильтров трудозатрат и их использования в отдельных портлетах. Решение позволяет быстро находить свои трудозатраты и трудозатраты своих подчиненных по нужному условию в один щелчок мыши – в целом решение фильтров стандартное для системы ELMA, реализовано так же как в других модулях системы. 



Особенно этот функционал удобен для организаций, ведущих параллельно несколько проектов. Теперь руководитель может настроить фильтр трудозатрат по одному или нескольким сотрудникам за определённый период и посмотреть, к примеру, общее количество выделенных часов на проекте и фактически отработанное сотрудниками время и проконтролировать – нет ли перерасхода рабочих часов, и все ли работы выполняются согласно плану.

Более того, информацию о трудозатратах можно вынести в отдельный портлет проекта и постоянно проводить мониторинг этого важного показателя. Это удобная для руководителя форма отображения оперативной информации о ходе проекта, необходимая для контроля, анализа и принятия эффективных управленческих решений по ходу работы над проектом.

В целом механизм трудозатрат получил массу мелких доработок и улучшений, работать стало приятнее и удобнее. 



Конструктор форм

Как показывает наша практика, наиболее часто требования к изменению стандартных форм происходит при работе с CRM: изменение карточек контрагентов, сделок и т. д.

Благодаря новинке – конструктору форм – эта задача теперь решается быстрее и проще. В случае с CRM конструктор форм работает точно так же: в Дизайнере вы видите схематическую форму, где функциональными блоками обозначено, что и где будет отображаться пользователю. Перемещая блоки, удаляя их и добавляя новыми вы изменяете внешний вид формы.

На скриншотах приведен пример того, как может быть изменена карточка контрагента – стандартная форма содержит большое количество вкладок, пользователю отображается большое количество всевозможных полей, солидную часть которых он может никогда не использовать: 



Чтобы поменять форму, откроем в Дизайнере карточку просмотра формы контрагента на редактирование. Удалим неиспользуемые вкладки, изменим расположение существующих, чтобы нам было удобнее. Информация, которая ранее была расположена на отдельной вкладке (список взаимоотношений с контрагентом) перенесем на первую вкладку – эта информация теперь будет всегда на виду: 



После сохранения изменений карточке контрагента в веб-части будет выглядеть следующим образом: 



Все очень просто! Подобным образом можно переопределить внешний вид других объектов CRM. Причем, отдельно можно изменить не только карточку просмотра объекта, но и страницы его создания и редактирования (страница создания контрагента, страница редактирования сделки). Работать с клиентами в ELMA стало еще проще и удобнее!


Телефония

Для эффективной работы отдела продаж необходима возможность не только назначать звонки на контрагентов в их учётной карточке, но и звонить, не выходя из системы. В новой версии ELMA 3.2.5 появилась возможность интеграции с тремя системами IP-телефонии: Infratel, Oktell и Asterisk.

Если на вашем сервере установлена одна из этих программ и активирован модуль CRM +, то вы можете:

  1. Совершать исходящие звонки из карточки клиента, нажимая по любой ссылке телефонного номера в системе. При этом исходящий звонок при этом фиксируется в карточке контрагента – можно просматривать всю историю звонков.
  2. Принимать и фиксировать входящие звонки. Эти звонки также фиксируются в карточке контрагента.


Когда поступает входящий звонок, система ELMA просматривает список телефонов у контрагентов, возможностей или контактных лиц. При этом происходит следующее:

  1. Если система не опознает телефонный номер, она открывает форму создания новой возможности, в которой в поле "Телефон" записан входящий номер. Таким образом, можно создать нового потенциального клиента.
  2. Если система опознает телефонный номер, она открывает форму, опознанного системой клиента, в которой можно написать тему звонка, обсуждаемый вопрос и комментарии. После нажатия кнопки Сохранить в системе создается взаимоотношение "Входящий звонок" с тем клиентом, карточка которого отображена на форме.


После подключения и активации модуля CRM + карточки контрагентов, контактов и возможностей немного меняются: на панели инструментов вверху появляется кнопка Позвонить и телефонные номера отображаются голубым цветом. Если модуль CRM + не подключен, телефонные номера отображаются черным цветом и представляют собой простой текст. 



При нажатии на кнопку Позвонить или на телефонный номер, осуществляется исходящий звонок клиенту. При этом появляется диалоговое окно для фиксирования исходящего звонка в ELMA. После разговора в нем можно записать тему или комментарии по исходящему звонку. После нажатия в диалоговом окне любой из кнопок дальнейших действий в системе создается взаимоотношение "Исходящий звонок" с клиентом, из карточки которого позвонили. Его карточка остается открытой и в ней на вкладке "Взаимоотношения" появляется запись об исходящем звонке. Запись зачеркнута, потому что звонок сразу отмечается как выполненный. 



Благодаря интеграции ELMA с программами IP телефонии, сотрудники могут оперативно делать звонки клиентам, при этом вся история взаимоотношений и комментарии по итогам переговоров сохраняется в карточке контрагента. Что значительно облегчает контроль за работой отдела продаж для руководителя и в целом делает работу сотрудников более организованной.


Инструмент отслеживания динамики сделок

Информация о стадии сделок, может подаваться в виде удобной для руководителя отдела продаж или коммерческого директора форме для контроля и анализа стадий сделок – Динамики сделок. Руководитель выбирает сотрудника (одного или несколько) и период, за который нужно сформировать отчёт.

Информация разворачивается в виде легко считываемой и информативной таблицы, на которой видны все переходы сделок из стадии в стадию. А так же те стадии, которые остались без изменения. Стадии отображаются теми цветами, какие определены для них в воронке продаж. Руководитель видит, над какими заказами сотрудник качественно поработал, а какие остались без изменения или даже откатились на более ранний этап. 



По диагонали в светло-желтых квадратах отображается число сделок, которые не поменяли свою стадию в течение выбранного периода отчета. В светло-зеленых квадратах выше диагонали отображается количество сделок, которые перешли из какой-то предыдущей стадии в последующую. Это положительная динамика. В розовых квадратах ниже диагонали отображается количество сделок, которые сменили свою стадию с последующей на предыдущую. Т.е. сделка откатилась назад со стадии подписания договора на бюджетирование. Это плохая динамика сделок. В правом крайнем столбце показано, сколько сделок и на какой стадии закрыто с успехом. В строке внизу показано, сколько сделок и на какой стадии закрыто с неуспехом. 



Щелкнув мышью по цифре в квадрате, можно открыть окно со списком сделок, в котором показано - какие сделки составляют эту цифру. Таким образом, руководитель видит текущую ситуацию по работе отдельного сотрудника или целого отдела, что помогает ему оперативно принимать эффективное управленческое решение.


Улучшения отчетов

В новой версии дополнен функционал отчетов. Многие пользователи хотели работать с отчетами по-новому. Нередко возникала необходимость поделиться построенным отчетом с другими пользователями системы и стандартных возможностей печати и экспорта отчетов было явно недостаточно. Поэтому был создан механизм сохранения отчётов.

Теперь после генерации отчета пользователь может сохранить его как веб-документ системы ELMA. Это может понадобиться для того, чтобы зафиксировать текущее положение дел и узнать его динамику в будущем, или чтобы отправить сохранённый вариант другому сотруднику – для этого ранее требовалось экспортировать отчет и создавать электронный документ, или же использовать электронную почту. То есть пользоваться внешними средствами.

Чтобы уменьшить время на эту типовую операцию, был специально разработан единый интерфейс сохранения и отправки отчета: после проверки содержания, названия документа и выбора получателей, система возьмет на себя создание веб-документа, сохранение сформированного отчета и создание задач для выбранных исполнителей. 




Интеграция с ELMA

На определённом этапе роста ИТ-инфраструктуры предприятия, количество интеграционных связок множества используемых информационных систем достигает сотен точек, и их поддержка становится чрезвычайно дорогой. В такие моменты грамотный бизнес обращается к специализированным системам – интеграционным шинам (ESB - Enterprise Service Bus), которые берут на себя маршрутизацию сообщений между различными системами. В самих же системах остаётся только разработать подключения к собственно шине.

Хотя ELMA успешно используется как центр интеграционной инфраструктуры в малых и средних предприятиях, в новой версии были учтены нужды крупного бизнеса – и в Корпоративной поставке ELMA появился модуль интеграции с шинами данных.

Для подготовки нового модуля были выбраны два решения:

· MSMQ – Microsoft Message Queue – стандартное решение от лидера IT индустрии, которое используется тысячами компаний. Отличается повсеместной доступностью на Windows серверах.

· JMS – Java Message Service – разработанный компанией Sun открытый комплекс, на основе которого разработаны десятки решений (в т.ч. IBM WebSphere, Oracle Weblogic, SAP NetWeaver) , внедрённых на предприятиях всех отраслей – от продуктовых сетей до аэрокосмических холдингов.

ELMA предоставляет возможность хранения произвольного числа очередей сообщений различных типов – аналогично интеграционным модулям с другими системами. 



В бизнес-процессах появились специальные блоки отправки сообщения в шину и получения данных и шины. Работа с шиной фиксируется в специальном логе, что позволяет легче настраивать, отлаживать и сопровождать интеграцию. Таким образом, разработчикам остаётся лишь описать логику обработки пакетов конкретного продукта, всё остальное возьмёт на себя модуль интеграции с Шинами данных. 



Обновление интеграции с MS Outlook

В версии 3.2.5 реализована поддержка интеграции ELMA с программой Microsoft Outlook последних версий пакета Microsoft Office. Ранее система уже была интегрирована с этой почтовой программой, однако имелась поддержка только ранних версий программы. В данный момент также осуществляется работа с MS Outlook версий 2007, 2010 и 2013.

Напоминаем, что пользователи, которые привыкли работать с электронной почтой с помощью программы Microsoft Outlook, благодаря интеграции с ELMA могут создавать из удобного им интерфейса пользовательские задачи и документы в системе ELMA на основании электронных писем. Документ может быть не только создан, но сразу же зарегистрирован в ELMA из программы Microsoft Outlook.


Клиенты и партнеры компании Элма приступают к активному использованию ELMA 3.2.5


Возврат к списку

Квалифицированные он-лайн консультации по системе ELMA
Начать диалог