В системе ELMA предусмотрена возможность автоматической нумерации документов. При использовании автоматической нумерации документов, система генерирует номер документа, в соответствии с настройками, установленными для автоматической нумерации на форме создания и редактирования дела.
Для того, чтобы использовать автоматическую нумерацию документов при регистрации, на форме создания и редактирования дела в разделе Нумерация необходимо выбрать тип нумерации - Автоматическая.
Рис.1. Форма создания и редактирования дела. Тип нумерации
Для настройки автоматической нумерации документов используются следующие параметры:
Текущий номер – значение, с которого начинается нумерация зарегистрированных в данном деле документов;
Количество знаков – количество знаков в номере переменной; Например, при установленных настройках Текущий номер - 0, Количество знаков – 3, номер первого зарегистрированного документа в данном деле будет 001;
Сквозная нумерация – возможность использования сквозной нумерации с другим делом номенклатуры;
Шаблон номера - шаблон регистрационного номера документа. По умолчанию в качестве шаблона установлена переменная {$GroupIndex}, в которой хранится содержимое поля Индекс дела. В шаблоне могут быть использованы другие символы и системные переменные. Для того, чтобы вставить системную переменную, необходимо воспользоваться кнопкой и в открывшемся окне выбрать необходимую системную переменную (рис.2).
Рис.2. Окно выбора системной переменной
Для расширения списка дополнительных системных переменных необходимо добавить свойство в объектРегистрационная карточка, сохранить изменения, опубликовать объект и перезапустить сервер.
Сквозная нумерация с другим делом
При установленном флажке в пункте Сквозная нумерация с другим делом, для документов, зарегистрированных в данном деле станет доступна сквозная нумерация с документами из другого дела. Это означает, что документы из двух дел при регистрации будут нумероваться в том порядке, в котором они регистрируются - вне зависимости от того, в каком из двух дел они регистрируются.
Для организации сквозной нумерации необходимо открыть окно настроек первого дела и установить флаг Сквозная нумерация с другим делом (рис. 3). Далее необходимо выбрать второе дело (рис. 4) для сквозной нумерации нажатием на кнопку - , кнопка - удаляет дело из параметров сквозной нумерации (рис. 3)
Рис. 3. Окно настроек дела. Параметр "Сквозная нумерация с другим делом"
Рис.4. Окно выбора дела, для организации сквозной нумерации
Сквозную нумерацию можно настроить для нескольких дел одновременно. При этом важно помнить, что необходимо избегать зацикливания. Например, нельзя чтобы в деле Входящие договоры была настроена сквозная нумерация с делом Исходящие договоры и одновременно в деле Исходящие договоры настроена сквозная нумерация с делом Входящие договоры, в этом случае система не сможет присвоить номер документа при регистрации.
Пример автоматической нумерации документов
Настройки автоматической нумерации производятся в разделе Администрирование – Документооборот –Номенклатура.
Создадим в номенклатуре разделДоговоры. И в нем два дела Входящие договоры, Исходящие договоры.
В разделеДоговоры установим в качестве индекса букву "Д" (рис. 5).
в поле Индекс с помощью кнопки выберем переменную Индекс родительской группы ({$ParentIndex} ) и через тире символы "Вх". Вместо {$ParentIndex} в регистрационном номере здесь будет отображаться буква "Д" – индекс разделаДоговоры;
в поле Нумерация выбираем автоматическую нумерацию;
в поле Шаблон номера оставим переменную {$GroupIndex}, через тире с помощью кнопки выберем переменную "Регистрационная карточка" {$RegCardNumber} для того, чтобы отобразить регистрационный номер документа.
Рис. 6. Создание дела "Входящие договоры"
При создании делаИсходящие договоры установим настройки, аналогичные настройкам при создании делаВходящие договоры.
Дополнительно установим флажок Сквозная нумерация с другим делом и с помощью кнопки выберем дело Входящие договоры.
Регистрационный номер документа, зарегистрированного в деле, настроенным таким образом будет иметь вид, представленный на рис. 7.
Рис. 7. Регистрационный номер документа, зарегистрированного в деле "Входящие договоры"
и в открывшемся окне выбрать необходимую системную переменную (рис.2).
, кнопка - 
удаляет дело из параметров сквозной нумерации (рис. 3)
