Справка по системе ELMA ECM+
×
Меню

Лист согласования

При отправке документа на согласование создается новый лист согласования, в котором отражены все пользователи, которым документ был отправлен на согласование, и результаты согласования (на согласовании/согласовано/отказано/отменено).
Когда документ отправлен на согласование, в карточке документа отображается новая вкладка – Согласование. Если данной вкладки нет, значит документ еще ни разу не отправлялся на согласование (рис. 1).
На данной вкладке отображаются листы согласования. Один документ можно отправить на согласование несколько раз. Каждый раз формируется новый лист согласования. Все листы согласования можно увидеть на вкладке Согласование в карточке документа. Их количество показывает, сколько раз документ был отправлен на согласование. (Рис. 1).
Следует отметить, что при определенных настройках переназначения задач согласования дубликат пользователя может быть удалён из листа согласования, либо в нем может быть отображено два или более одинаковых пользователей.
Для раскрытия листа согласования необходимо нажать на кнопку , а для скрытия – на кнопку .
 
Рис. 1. Карточка документа. Вкладка "Согласование"
Лист согласования содержит (рис. 2):
1. Таблицу данных, в которой отображаются список согласующих, статус задачи согласования для каждого пользователя, даты согласования (для всех статусов, кроме статуса "На согласовании"), комментариии и файлы, добавленные при выполнении/отмене задачи согласования (если пользователь оставил комментарии и/или приложил файлы).
В следующих случаях в столбце Исполнитель помимо согласующего пользователя может быть указан (в скобках) первый исполнитель задачи:
В том случае, если задача согласования была вручную переназначена инициатором процесса, информация о первом исполнителе не будет сохранена. В листе согласования будет указан только пользователь, на которого была переназначена задача согласования.
2. Статус согласования документа:
3. Версия документа, отправленная на согласование.
Рис. 2. Элементы листа согласования

Возможности, доступные из листа согласования

1. Добавить новых согласующих. Для этого необходимо нажать на кнопку Добавить согласующего (рис. 3).
Рис. 3. Кнопка добавления пользователя в лист согласования
В открывшемся окне из выпадающего списка или с помощью кнопки выберите пользователей, которым необходимо отправить документ на согласование, и нажмите на кнопку Добавить.
Следует отметить, что при определённых настройках система не позволит выбрать пользователей, ранее указанных в листе согласования. В таком случае отобразится сообщение об ошибке (рис. 4).
Рис. 4. Системное сообщение об ошибке
2. Прервать согласование. Позволяет прервать операцию согласования сразу для всех пользователей из текущего листа согласования. Для прерывания согласования необходимо нажать на кнопку Прервать согласование (рис. 5).
Рис. 5. Кнопка "Прервать согласование"
На открывшейся форме подтвердите прерывание нажатием кнопки Прервать согласование или отмените прерывание нажатием кнопки Отмена (рис. 6). Также доступна возможность указать комментарий в соответствующем поле и/или прикрепить файл.
Рис. 6. Диалоговое окно прерывания согласования
При прерывании согласования задачи согласования с выбранных пользователей снимаются автоматически. В листе согласования проставляется статус Согласование прервано.
3. Если пользователь еще не завершил задачу согласования, то его можно удалить из списка согласующих, нажав на кнопку справа от его фамилии. Задача согласования снимается с данного пользователя.
Нельзя удалить всех пользователей из одного листа согласования. Если в листе согласования только один пользователь, данная функция отсутствует.
4. Скачать версию документа, отправленного на согласование. Для этого в блоке Версия для согласования необходимо нажать левой кнопкой мыши на ссылку Скачать документ (рис. 7).
Рис. 7. Блок "Версия для согласования"

Статус листа согласования

Документ является согласованным, если все пользователи, которым документ был отправлен на согласование, согласовали данный документ. В этом случае общий статус документа на вкладке Общая информация устанавливается Согласовано (рис. 8).
Рис. 8. Блок "Статус документа". Статус "Согласовано"
В случае, если хотя бы один из согласующих пользователей отказал в согласовании, то документ считается несогласованным. Статус документа на вкладке Общая информация устанавливается Отказано (рис. 9).
Рис. 9. Блок "Статус документа". Статус "Отказано"
До тех пор, пока все пользователи не выполнят задачу согласования, документ имеет статус На согласовании (рис. 10).
Рис. 10. Блок "Статус документа". Статус "На согласовании"
Если согласование было отменено инициатором, документ получает статус согласования Отменено (рис.11).
 
Рис. 11. Блок "Статус документа". Статус "Отменено"

Экспорт листа согласования

Лист согласования можно сформировать в формате .docx или .pdf и сохранить на локальный компьютер. Для этого необходимо:
1. На панели инструментов в карточке документа нажать на кнопку Действия – Сформировать лист согласования (рис. 12).
Рис. 12. Кнопка "Действия – Сформировать лист согласования"
После этого открывается диалоговое окно формирования листа согласования (рис. 13).
Рис. 13. Форма формирования листа согласования
2. Установить флажки для листов согласования, которые необходимо сформировать и экспортировать. При выборе нескольких листов согласования в файле экспорта они объединяются в один лист без повторения участников. Статусы согласования, даты и комментарии подставляются из последнего листа согласования для каждого пользователя. В системе листы согласования не объединяются.
3. Отметить, требуется ли формировать файл в формате pdf с помощью флажка Сформировать в формате PDF. По умолчанию флажок установлен, и лист согласования формируется в формате .pdf. Если требуется сформировать лист согласования в формате .docx, то флажок Сформировать в формате PDF необходимо снять.
4. Нажать кнопку Сформировать.
Лист согласования автоматически экспортируется в файл указанного формата и сохраняется на локальный компьютер.
Пример экспортированного листа согласования представлен на рисунке 14.
Рис. 14. Экспортированный лист согласования
См. также:

Copyright © 2006–2019 ELMA