Справка по системе ELMA ECM+
×
Меню

Задача ознакомления

Пользователю, которому документ отправлен на ознакомление, назначается Задача ознакомления с вложенным документом. Название задачи это тема, указанная при отправке документа на ознакомление (рис. 1).
Рис. 1. Задача ознакомления
Задача ознакомления содержит 5 вкладок:
Ознакомление – вкладка содержит 2 блока (рис. 2).
Блок Документы, в котором можно просмотреть карточку документа, скачать текущую версию документа.
Блок Лист ознакомления, содержащий текущий лист ознакомления.
Рис. 2. Вкладка "Oзнакомление"
Предпросмотр – вкладка позволяет просмотреть содержимое текущей версии документа без возможности редактирования, не загружая ее на локальный компьютер (рис. 3). Если формат версии документа не поддерживает функцию предпросмотра, то данная вкладка не отображается.
Рис. 3. Вкладка "Предпросмотр"
О задаче – вкладка содержит служебную информацию о задаче: срок выполнения, автор, исполнитель, дата создания и статус задачи (рис. 4).
Рис. 4. Вкладка "О задаче"
История – стандартный элемент страницы задачи. Более подробно о данной вкладке можно прочитать на соответствующей странице справки.
Трудозатраты на данной вкладке отображаются все трудозатраты, поданные пользователями по текущей задаче. Данная вкладка отображается только в том случае, если по задаче была подана хотя бы одна трудозатрата.
Подзадачи – на данной вкладке (рис. 5) отображаются все подзадачи, созданные в рамках данной задачи ознакомления. Данная вкладка отображается только в том случае, если была создана хотя бы одна подзадача.
Рис. 5. Задача согласования. Вкладка "Подзадачи"
Документ – вкладка открывает карточку документа для просмотра. Для редактирования карточки документа необходимо нажать на ссылку Открыть в новом окне и внести необходимые изменения.

Кнопки панели инструментов задачи на ознакомление

Панель инструментов задачи на ознакомление содержит следующие кнопки:
Кнопка завершает задачу ознакомления. Ее необходимо нажать после того, как пользователь ознакомился с документом. При нажатии кнопки открывается форма, в которой при необходимости можно оставить комментарий, прикрепить файл и нажать кнопку Сохранить. В зависимости от установленных настроек поле Комментарий может быть обязательным для заполнения. Указанный комментарий будет внесен в карточку документа. Задача завершится. В листе ознакомления документа появится статус Ознакомлен напротив фамилии пользователя, выполнившего задачу.
Нажатием этой кнопки пользователь обозначает начало работы над задачей. В открывшемся при нажатии окне при необходимости можно ввести комментарий и загрузить файл. Использование данной кнопки остается на усмотрение пользователя.

Создание подзадач

Для того, чтобы создать подзадачу, необходимо нажать на кнопку Действия и из выпадающего списка выбрать пункт Создать подзадачу. В открывшемся диалоговом окне (рис. 8) необходимо заполнить:
При определенных настройках подзадачи ознакомления не могут быть созданы для пользователей, которые уже есть в листе ознакомления. В таком случае на странице родительской задачи ознакомления будет отображено следующее уведомление (рис. 6):
Рис. 6. Уведомление о наличии пользователя в листе ознакомления
Если наличие дубликатов пользователей в листе ознакомления не запрещено, то для таких пользователей могут быть созданы подзадачи ознакомления. В таком случае на исполнителя будут назначены 2 одинаковые задачи ознакомления, и он будет продублирован в листе ознакомления.
 Рис. 7. Форма завершения задачи ознакомления
Рис. 8. Окно выбора полей для переноса в подзадачу
После заполнения нажать на кнопку Ок.
Следует отметить, что уровень вложенности подзадач не ограничивается.
Примечание
Обратите внимание, что при создании подзадачи заменить версию документа невозможно. К подзадаче автоматически добавляется та же версия документа, с которой необходимо ознакомиться в рамках родительской задачи. Если версия документа была изменена до создания подзадачи, к подзадаче прикрепляется первоначальная версия документа, отправленная на ознакомление.
 
После заполнения полей для переноса в подзадачу будет открыта форма создания задачи с выбранными выше полями для заполнения. После заполнения всех требуемых полей необходимо нажать на кнопку верхнего меню Сохранить или Отправить в зависимости от выбранного типа подзадачи. Задача будет назначена исполнителю. Следует отметить, что дата завершения подзадачи ограничена сроками родительской задачи.
При попытке выполнить задачу, у которой имеются активные подзадачи, откроется диалоговое окно с предупреждением о наличии невыполненных подзадач (рис. 9). В случае, если нажать на кнопку Да, активные подзадачи останутся в системе. Далее откроется окно выполнения задачи.
 Рис. 9. Окно "Предупреждение"

См. также:

Copyright © 2006–2019 ELMA