Работа с замещениями осуществляется в разделе Администрирование – Пользователи – Замещенияи доступна только при наличии соответствующих прав доступа. Права на работу с данным разделом назначаются в разделе Администрирование – Настройки доступа – Глобальные настройки доступа – Администрирование замещения.
Данный раздел (рис. 1) позволяет назначать замещения пользователей системы ELMA.
Рис. 1. Раздел "Администрирование – Пользователи – Замещения"
Страница Замещения содержит несколько областей: Текущие замещения и График замещений. В области Текущие замещения отображены выполняемые в текущий момент замещения. В области График замещений отображены все предстоящие замещения. Данные о замещениях располагаются в таблицах, вид которых может быть настроен.
Все замещения, расположенные в области Текущие замещения, могут быть принудительно завершены. Для этого необходимо в контекстном меню текущего замещения нажать на кнопку Завершить (рис. 2).
Рис. 2. Контекстное меню текущего замещения
Для замещений, расположенных в области График замещений, можно настроить правила замещения, а также отредактировать и/или удалить их. Данные операции можно осуществить с помощью контекстного меню (рис. 3).
Рис. 3. Контекстное меню в области "График замещений"
Редактировать – будет открыта страница редактирования замещения, аналогичная странице создания замещения, на которой необходимо изменить требуемые поля и нажать на кнопку Сохранить.
Удалить – произойдет удаление выбранногозамещения. Данная функция доступна только для замещений, которые отсутствуют в области Текущие замещения.
замещающий пользователь получает уведомления по входящим задачам, которые были назначены на него в рамках замещения;
задачи, поставленные замещаемому пользователю до наступления срока замещения, автоматически не переназначаются на замещающего;
новые задачи по процессам автоматически назначаются на замещающего пользователя и остаются в работе до момента их исполнения. При этом на странице процессной задачи на вкладке Историяотображается информация о переназначении задачи по замещению в формате <Замещаемый> → <Замещающий> (рис. 4);
Рис. 4. Страница процессной задачи. Вкладка "История". Информация о переназначении по замещению
уведомление о замещении пользователя отображается на странице создания задачи (рис. 5) и SMART-задачи при выборе исполнителя, контролера и согласующего, на странице создания задачи по проекту и контрольной точки – при выборе исполнителя и контролера. Также уведомление отображается на странице создания события, встречи, звонка, письма при выборе участников. Данное уведомление не влияет на возможность постановки задачи, создания события, встречи, звонка или письма. Созданная задача, событие или взаимоотношение будут поставлены замещаемому пользователю (не будут автоматически переназначены на замещающего его пользователя).
Рис. 5. Страница создания задачи. Уведомление о замещении пользователя
