Система управления бизнес-процессами

Преимущества приложения
«ELMA: Управление договорами»

Приложение «ELMA: Управление договорами» позволяет осуществить эффективную и комфортную работу с договорами на протяжении всего их жизненного цикла, а так же значительно сокращает время работы с договорами, автоматизирует их создание, учет и поиск. Использование приложения «ELMA: Управление договорами» в 5 раз сокращает время на согласование документа и в 10 раз - время на его поиск.

Типы договоров

В системе предусмотрено большое количество типов договоров, что позволяет легко создавать реальную структуру договоров в организации. При этом учитывается, что договор может иметь огромное количество связанных документов: система хранит сам договор и связанные с ним документы (всю его подструктуру). Это могут быть всевозможные соглашения, протоколы разногласий, акты, приложения. Все это доступно с единой карточки. Процесс добавления связанных документов очень удобен и прост – все выполняется очень быстро. При этом на одной странице можно видеть статус всех документов.

Работа с этапами договора

На карточке договора можно создавать нужные этапы и определять их сроки. Впоследствии пользователи будут отчитываться системе по факту работы с договорами: закрывать этапы договора и сам договор. При этом от них потребуется прикладывать соответствующие акты закрытия работ. Вся эта информация хранится в одном месте и может быть легко просмотрена в дальнейшем. Система ELMA выполняет контроль сроков и незакрытых договоров, поэтому заинтересованные лица будут всегда в курсе, как продвигается работа с договорами.

Связанные документы

Благодаря тому, что в системе есть множество типов договоров, можно создать свою структуру договоров для любой организации. Договор может быть связан с огромным количеством документов. Система хранит и сам договор, и все документы, связанные с ним, то есть его подструктуру. В их число можно внести акты, протоколы разногласий, соглашения и др. Все они будут доступны с карточки документа. Добавлять связанные документы можно просто и быстро, их статус будет виден на одной странице.

Реестр договоров

Все договоры системы формируют единый реестр договоров. Работа с реестром договоров очень похожа на работу с Канцелярией приложения ELMA ECM+. В дереве папок хранилища документов можно увидеть ветку «Управление договорами», в которой хранятся все договоры системы. Для удобства можно использовать множество предоставленных папок-фильтров. Например, чтобы быстро найти все незакрытые исходящие акты, достаточно одного щелчка мышью.

Настройка работы с договорами через бизнес-процессы

Для удобства работы с договорами удобно использовать бизнес-процессы. В Дизайнере ELMA, если у вас активировано приложение «ELMA: Управление бизнес-процессами», вы найдете два референсных бизнес-процесса: «Входящий договор» и «Исходящий договор». Они являются хорошими примерами для создания собственных бизнес-процессов, адаптированных для работы в условиях конкретной организации.

Цены на модуль «ELMA: Управление договорами» смотрите здесь