Партнер ELMA «Тюмбит АСУ»: проект «Запсибкомбанк» – пример комплексного подхода к автоматизации банковской деятельности

Год назад наш региональный партнер – компания «Тюмбит АСУ» – успешно завершил проект по внедрению ELMA в Западно-Сибирском коммерческом банке, в рамках которого было автоматизировано рекордное количество рабочих мест за всю историю системы: свыше 3000.

Итогом проекта стал запуск 4-х пилотных процессов на базе ELMA, что позволило поставить на поток выполнение операций, связанных с обработкой документации, суммарный объем которых ежедневно превышает 1500.

Подводить итоги и оценивать результаты проектов такого масштаба лучше всего спустя некоторое время после их реализации. В этом случае мы получаем полную картину того, что удалось реализовать на практике, понимаем, какие качественные изменения в стратегии управления и операционной деятельности были достигнуты, каковы пути дальнейшего развития проекта.

В этой статье будут раскрыты основные аспекты проекта, описаны ключевые задачи, этапы и результаты.

Запсибкомбанк: факты, цифры, специфика

Запсибкомбанк – один из крупнейших банков Уральского федерального округа (УФО).

По данным бизнес-рейтинга журнала «Эксперт-Урал», в первом квартале 2013 года Запсибкомбанк занял 4-е место среди банков Урало-Западносибирского региона по величине активов и размеру кредитного портфеля. Кроме того, среди российских банков он удерживает стабильно высокие позиции по таким показателям, как оборот денежных средств в банкоматах, объем выданных потребительских кредитов и кредитование индивидуальных предпринимателей.

Центральный офис Запсибкомбанка расположен в г. Тюмень, а региональная сеть насчитывает свыше ста структурных подразделений, в числе которых филиалы и операционные офисы, расположенные на территории Тюменской области и УФО, а также в ряде крупных городов страны: Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Волгограде и т.д.

На сегодняшний день общая численность клиентов банка – свыше полумиллиона человек.

На протяжении всего периода работы Запсибкомбанка руководство непрерывно совершенствует систему управления, опираясь на современные информационные и телекоммуникационные технологии.

Такой подход позволил создать в банке развитую и отлаженную инфраструктуру, которая позволяет поддерживать качество обслуживания клиентов на высоком уровне.

Обслуживание клиентов банка сопровождается большим объемом сопутствующей документации.

По мере развития банка и расширения его филиальной сети возрос и объем обрабатываемой документации, что поставило на повестку дня вопрос о необходимости систематизации документооборота компании.

Задачи и приоритеты проекта

«У бизнес-процессов, связанных с документооборотом, есть своя специфика, – говорит вице-президент ОАО «Запсибкомбанк» Андрей Сидоров, – например, для того, чтобы обменяться с клиентом каким-то бумажным документом, мне необходимо

его подготовить, распечатать, согласовать с руководителем, и, как это чаще всего бывает, внести необходимые коррективы. Мы тратим на выполнение всех этих операций значительные материальные ресурсы и, что самое ценное наше время. Поэтому решение о внедрении электронного документооборота».

Исходя из первоочередных задач, которые необходимо было решить путем автоматизации документооборота, руководство Запсибкомбанка обозначило следующие приоритеты по проекту:

  • сокращение материальных и временных затрат на документооборот путем внедрения ЭДО;

  • автоматизация процесса согласования счетов на оплату;

  • сокращение затрат на работу с архивом и времени, требуемого для поиска документов, за счет создания электронного архива документов;

  • оптимизация бизнес-процессов документооборота банка в целях сокращения трудозатрат персонала на обработку документации;

  • введение аналитической отчетности для фиксирования фактических параметров бизнес-процессов.

Почему ELMA?

«Выбор системы управления документооборотом – ответственный шаг, он определяет весь дальнейший ход проекта, и мы отнеслись к этому со всей серьезностью. – рассказывает Андрей Сидоров, – Сначала мы проанализировали ИТ-рынок. Среди широкого выбора представленных на нем программных решений, различающихся как по сложности, так и по цене, мы выделили для себя те, которые занимают лидирующие позиции в данном сегменте. Для этого мы сформулировали ряд критериев отбора СЭД».

Система должна была отвечать следующим требованиям:

  • средства оптимизации работ с документами;

  • возможность защиты информации и гибкая настройка прав доступа;

  • наличие средств ведения аналитической отчетности, контроля и мониторинга для выявления «узких мест» и возможности непрерывного улучшения;

  • возможность оперативного внедрения и изменения процессов;

  • поддержка интеграции с внешними системами;

  • обеспечение стабильной работы 2 500 пользователей в системе.

«Проанализировав рынок ИТ-решений с точки зрения указанных критериев, мы выяснили, что в наибольшей степени им соответствуют три вендора, рассказывает Андрей Сидоров, Чтобы сделать окончательный выбор, мы сравнили лидеров по экономическим показателям, таким, как стоимость инвестиций в проект внедрения, суммарная стоимость внедрения и владения системой за 5 лет, сроки внедрения и окупаемости проекта. На основании этих критериев определился абсолютный лидер – система управления бизнес-процессами ELMA. Ее мы и решили внедрять».

Кроме того, на выбор руководства Запсибкомбанка повлияло то, что в отличие от классических систем электронного документооборота, ELMA основывается на концепции BPM, что, в свою очередь, позволяет добиться гибкой настройки маршрутов, процедур и ролей в регулировании документооборота банка, избежав жестких бюрократичных форм.

Следующий шаг: выбор компании для внедрения

После того, как руководство Запсибкомбанка определилось с выбором системы электронного документооборота, необходимо было найти квалифицированного интегратора, который смог бы этот продукт внедрить.

Перечень требований, предъявляемых к куратору проекта, получился достаточно широким.

Во-первых, было очевидно, что внедрять систему ELMA должен сертифицированный партнер компании-разработчика, который обладает необходимыми знаниями и опытом в развертывании этого продукта применительно к нуждам и потребностям заказчиков данного уровня.

Для непрерывного обслуживания системы и оперативного устранения возможных неполадок принципиальное значение имеет месторасположение компании: головной офис компании должен находиться в Тюмени.

Еще одно принципиальное требование: компания-интегратор должна взять на себя все обязательства по реализации проекта под ключ, а также задачи по поддержке и развитию системы.

На основании этих критериев руководство Запсибкомбанка сделало выбор в пользу компании «Тюмбит АСУ», которая является региональным партнером ELMA и в то же время входит в число лидеров сферы автоматизации бизнеса и консалтинговых услуг в регионе.

Команда "Тюмбит"

«Выбор в пользу ''Тюмбит АСУ'' был обусловлен рядом причин – комментирует данное решение Андрей Сидоров. – В первую очередь, это профессионализм и компетентность специалистов компании, наличие богатого практического опыта в реализации проектов такого уровня, знание специфики отрасли. Мы поняли, что можем доверять специалистам ''Тюмбит АСУ'' во всех вопросах, касающихся внедрения и обслуживания ELMA».

«Тюмбит АСУ» о логике и этапах внедрения ELMA

Исходя из специфики и масштаба поставленных задач, проектной командой «Тюмбит АСУ» был составлен следующий план автоматизации процессов:

  • анализ процессов и их настройка в ELMA;

  • запуск модели в работу на фокус-группе;

  • запуск системы во всех подразделениях банка.

В этих этапах нашел отражение принцип «от простого к сложному»: сначала проводилось обследование процессов с последующей реализацией модели в ELMA, затем – апробация настроенных процессов на фокус-группе, которая позволила специалистам «Тюмбит АСУ» оптимизировать систему под потребности бизнеса и подойти к запуску системы подготовленными, а в завершение внедрения запускался процесс развития, улучшения и оптимизации модели.

4 процесса, изменивших документооборот к лучшему

О ходе проекта рассказал руководитель отдела систем управления для крупного бизнеса ЗАО «Тюмбит-АСУ» Алексей Матвеев:

– «Проанализировав специфику компании и задачи, поставленные перед нами в рамках проекта, мы решили в первую очередь приступить к автоматизации основных групп процессов, в которых ежедневно участвует большинство сотрудников банка. Это процессы, связанные с обработкой входящей корреспонденции, согласованием исходящих документов, приказов, внутренней документации, платежных документов. Их автоматизация позволила бы осуществить переход к безбумажному документообороту в масштабах всей компании в короткие сроки».

Речь идет о четырех ключевых направлениях деятельности, автоматизация которых несла приоритетный характер:

  • Оплата счетов;

  • Обработка входящих документов для головного офиса, дополнительных офисов и филиалов;

  • Создание и согласование исходящих документов;

  • Создание и согласование организационно-распорядительной документации (служебных записок, распоряжений, приказов).

Рассмотрим более детально, чем характеризуются данные направления деятельности и какие проблемы были решены путем внедрения соответствующих 4-х пилотных процессов.

Оплата счетов – процесс, аккумулирующий значительный объем трудозатрат и времени сотрудников банка. Каждый вновь поступивший счет требует рассмотрения и согласования, для чего привлекается целый ряд сотрудников и руководителей компании. В процессе рассмотрения счета на оплату проверяется, есть ли договор, фиксирующий обязательства по оплате, подписанный валидный акт, отсутствуют ли какие- либо нарушения финансовых обязательств.

Кроме того, ELMA позволяет осуществлять согласование реестра платежных документов для топ-менеджеров. Трижды в день система «отправляет» на подпись топ-менеджеру «пачку» платежных документов в электронном виде.

Обработка входящей документации ответственными лицами – гарантия того, что вся корреспонденция дойдет до адресата в сжатые сроки. В этой связи важную функцию выполняет канцелярия, которая отвечает за ввод документов в ELMA. С помощью ELMA можно отслеживать, как быстро сотрудник выполняет задачи, связанные с данным документом. Весь набор действий по документу – включая комментирование, сроки рассмотрения, вынесение резолюций – фиксируются в системе.

Создание и согласование исходящих документов – длительная цепочка действий, в результате которых документ за подписью топ-менеджера и руководителя подразделения отправляется адресату. ELMA позволила сократить затраты на работу с исходящей документацией и поставить соответствующие операции на поток.

Согласование организационно-распорядительной документации. Приказы, распоряжения и служебные записки – это документы, которые генерируются внутри банка и регламентируют его деятельность.

Для того, чтобы донести до каждого сотрудника тот или иной приказ, ранее приходилось создавать лист ознакомления и отправлять его по подразделениям. После того, как лист был переведен в электронную форму с помощью ELMA, стало возможным отслеживать процесс ознакомления сотрудников с документом в режиме онлайн. Наличие в системе визуальных карт процессов еще более упростило отслеживание выполнения связанных с ними операций:

Важное значение для регулирования документооборота компании имела автоматизация создания и поддержки номенклатуры дел.

Запсибкомбанк имеет более 2500 дел, в связи с чем создание и поддержка вручную номенклатуры дел – трудоемкий и длительный процесс. Автоматизация этого процесса с помощью инструментов ЭДО, реализованных в ELMA, позволила существенно его ускорить.

Обеспечивающие процессы и взаимодействие внутри компании

С помощью ELMA был не только наведен порядок в электронном документообороте Запсибкомбанка, но и налажены обеспечивающие процессы, а также создана единая информационная среда для эффективного взаимодействия между сотрудниками.

Итак, основные возможности ELMA, сделавшие взаимодействие между сотрудниками банка более продуктивным:

  1. Управление уведомлениями

    Для информирования пользователей о ключевых событиях в системе и, как следствие, повышения оперативности работы персонала, в ELMA реализовано множество инструментов взаимодействия.

    Один из ключевых – уведомления о задачах, смене, статуса документа, новых обсуждениях в Ленте сообщений.

  1. HR-процессы

    Банк, как и любая организация – это живой организм, в котором сотрудники являются самым ценным ресурсом. Эффективно налаженное управление персоналом всех подразделений банка позволяет избежать простоев и дезорганизации в повседневной деятельности.

    В повседневной жизни банка нередки ситуации, связанные с необходимостью отсутствия сотрудника, ответственного за выполнение того или иного перечня операций. Причиной этому могут быть отпуск, командировка, больничный и т.д. В этом случае в ELMA предусмотрен механизм замещения, с помощью которого каждый пользователь может настроить себе замещения без привлечения службы персонала:

    На случай, если ответственный сотрудник неожиданно вышел на работу, в системе предусмотрена функция отмены замещения.

  1. Интеграция с внешними системами

    Для непрерывного обмена данными между ELMA и уже существующими в банке системами была осуществлена их интеграция.

    В частности, была настроена синхронизация пользователей ELMA с внутренней системой по учету персонала и каталогом Active Directory. Теперь сотрудники банка легко импортируются из справочников AD в BPM-среду ELMA:

Итоги проекта

«В процессе внедрения ELMA в нашем банке команда «Тюмбит АСУ» продемонстрировала, что она способна успешно реализовывать крупномасштабные проекты и принимать неординарные решения – подчеркнул Андрей Сидоров, – большое количество подразделений и сотрудников банка, многовариантность процессов, – все эти факторы необходимо было учесть для того, чтобы выработать единую стратегию реализации проекта. Команде «Тюмбит АСУ» удалось сделать это, воплотив запланированное на практике в оптимальные сроки».

Уже на ранних стадиях реализации проекта удалось достичь ощутимых результатов: были сокращены издержки на основные процессы, значительная доля сотрудников была вовлечена в автоматизацию, повысилась эффективность работы банка в целом.

Тем не менее, при реализации проектов такого уровня нередко возникают трудности. Внедрение ELMA в Запсибкомбанке было сопряжено с трудностями адаптации сотрудников к работе в новых условиях и встраиванием системы в корпоративную среду.

– «Не все сотрудники были готовы отказаться от привычных «бумажных» технологий. Кроме того, стартовали мы не с нуля: на момент внедрения ELMA уже работали определенные СЭД, которые следовало встроить в новую систему, – комментирует ситуацию Андрей Сидоров. – Но все эти трудности были успешно преодолены. Благодаря ELMA мы систематизировали всю имеющуюся информацию и сегодня имеем четыре пилотных процесса, которые соответствуют нашим основным потребностям».

Дальнейшее развитие функционала системы и ее масштабирование в связи с потребностями банка осуществляется в тесном сотрудничестве с компанией «Тюмбит».

Подводя практические итоги по проведенной работе, куратор проекта «Запсибкомбанк» Алексей Матвеев поделился рекомендацией по выбору системы для руководителей, которые планируют автоматизировать деятельность своей компании:

«При выборе системы необходимо ориентироваться не только на текущие потребности компании, но и на её стратегические цели, рассматриваемые в долгосрочной перспективе. Система должна быть масштабируема и гибка, так как с развитием компании требования к ней могут возрастать и меняться. Прежде чем отдать предпочтение какой-то из систем, необходимо проанализировать лучшие практики ее применения и отдать предпочтение той из них, которая не только содержит актуальные на сегодняшний день инструменты, но и предвосхищает направления развития компании в будущем».



#ФинансовыйСектор #Отзывы #Документооборот #Бизнес-процессы(BPM) #HR #Интеграция #Статьи #Финансовые_процессы #Управление_бизнес-процессами_и_изменениями #Электронный_документооборот
Сергей Пантюхин

Сергей Пантюхин

Копирайтер

Читайте также

pic

Узнайте, какое решение ELMA оптимально для вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонокЗадать вопрос