Год назад наш региональный партнер – компания – успешно завершил проект по внедрению ELMA в Западно-Сибирском коммерческом банке, в рамках которого было автоматизировано рекордное количество рабочих мест за всю историю системы: свыше 3000.
Итогом проекта стал запуск 4-х пилотных процессов на базе ELMA, что позволило поставить на поток выполнение операций, связанных с обработкой документации, суммарный объем которых ежедневно превышает 1500.
Подводить итоги и оценивать результаты проектов такого масштаба лучше всего спустя некоторое время после их реализации. В этом случае мы получаем полную картину того, что удалось реализовать на практике, понимаем, какие качественные изменения в стратегии управления и операционной деятельности были достигнуты, каковы пути дальнейшего развития проекта.
В этой статье будут раскрыты основные аспекты проекта, описаны ключевые задачи, этапы и результаты.
Запсибкомбанк: факты, цифры, специфика
– один из крупнейших банков Уральского федерального округа (УФО).
По данным бизнес-рейтинга журнала «Эксперт-Урал», в первом квартале 2013 года Запсибкомбанк занял 4-е место среди банков Урало-Западносибирского региона по величине активов и размеру кредитного портфеля. Кроме того, среди российских банков он удерживает стабильно высокие позиции по таким показателям, как оборот денежных средств в банкоматах, объем выданных потребительских кредитов и кредитование индивидуальных предпринимателей.
Центральный офис Запсибкомбанка расположен в г. Тюмень, а региональная сеть насчитывает свыше ста структурных подразделений, в числе которых филиалы и операционные офисы, расположенные на территории Тюменской области и УФО, а также в ряде крупных городов страны: Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Волгограде и т.д.
На сегодняшний день общая численность клиентов банка – свыше полумиллиона человек.
На протяжении всего периода работы Запсибкомбанка руководство непрерывно совершенствует систему управления, опираясь на современные информационные и телекоммуникационные технологии.
Такой подход позволил создать в банке развитую и отлаженную инфраструктуру, которая позволяет поддерживать качество обслуживания клиентов на высоком уровне.
Обслуживание клиентов банка сопровождается большим объемом сопутствующей документации.
По мере развития банка и расширения его филиальной сети возрос и объем обрабатываемой документации, что поставило на повестку дня вопрос о необходимости систематизации документооборота компании.
Задачи и приоритеты проекта
– «У бизнес-процессов, связанных с документооборотом, есть своя специфика, – говорит вице-президент ОАО «Запсибкомбанк» Андрей Сидоров, – например, для того, чтобы обменяться с клиентом каким-то бумажным документом, мне необходимо
его подготовить, распечатать, согласовать с руководителем, и, как это чаще всего бывает, внести необходимые коррективы. Мы тратим на выполнение всех этих операций значительные материальные ресурсы и, что самое ценное – наше время. Поэтому решение о внедрении электронного документооборота».
Исходя из первоочередных задач, которые необходимо было решить путем автоматизации документооборота, руководство Запсибкомбанка обозначило следующие приоритеты по проекту:
-
сокращение материальных и временных затрат на документооборот путем внедрения ЭДО;
-
автоматизация процесса согласования счетов на оплату;
-
сокращение затрат на работу с архивом и времени, требуемого для поиска документов, за счет создания электронного архива документов;
-
оптимизация бизнес-процессов документооборота банка в целях сокращения трудозатрат персонала на обработку документации;
-
введение аналитической отчетности для фиксирования фактических параметров бизнес-процессов.
Почему ELMA?
– «Выбор системы управления документооборотом – ответственный шаг, он определяет весь дальнейший ход проекта, и мы отнеслись к этому со всей серьезностью. – рассказывает Андрей Сидоров, – Сначала мы проанализировали ИТ-рынок. Среди широкого выбора представленных на нем программных решений, различающихся как по сложности, так и по цене, мы выделили для себя те, которые занимают лидирующие позиции в данном сегменте. Для этого мы сформулировали ряд критериев отбора СЭД».
Система должна была отвечать следующим требованиям:
-
средства оптимизации работ с документами;
-
возможность защиты информации и гибкая настройка прав доступа;
-
наличие средств ведения аналитической отчетности, контроля и мониторинга для выявления «узких мест» и возможности непрерывного улучшения;
-
возможность оперативного внедрения и изменения процессов;
-
поддержка интеграции с внешними системами;
-
обеспечение стабильной работы 2 500 пользователей в системе.
– «Проанализировав рынок ИТ-решений с точки зрения указанных критериев, мы выяснили, что в наибольшей степени им соответствуют три вендора, –рассказывает Андрей Сидоров,– Чтобы сделать окончательный выбор, мы сравнили лидеров по экономическим показателям, таким, как стоимость инвестиций в проект внедрения, суммарная стоимость внедрения и владения системой за 5 лет, сроки внедрения и окупаемости проекта. На основании этих критериев определился абсолютный лидер – система управления бизнес-процессами ELMA. Ее мы и решили внедрять».
Кроме того, на выбор руководства Запсибкомбанка повлияло то, что в отличие от классических систем электронного документооборота, ELMA основывается на концепции BPM, что, в свою очередь, позволяет добиться гибкой настройки маршрутов, процедур и ролей в регулировании документооборота банка, избежав жестких бюрократичных форм.
Следующий шаг: выбор компании для внедрения
После того, как руководство Запсибкомбанка определилось с выбором системы электронного документооборота, необходимо было найти квалифицированного интегратора, который смог бы этот продукт внедрить.
Перечень требований, предъявляемых к куратору проекта, получился достаточно широким.
Во-первых, было очевидно, что внедрять систему ELMA должен сертифицированный партнер компании-разработчика, который обладает необходимыми знаниями и опытом в развертывании этого продукта применительно к нуждам и потребностям заказчиков данного уровня.
Для непрерывного обслуживания системы и оперативного устранения возможных неполадок принципиальное значение имеет месторасположение компании: головной офис компании должен находиться в Тюмени.
Еще одно принципиальное требование: компания-интегратор должна взять на себя все обязательства по реализации проекта под ключ, а также задачи по поддержке и развитию системы.
На основании этих критериев руководство Запсибкомбанка сделало выбор в пользу компании «Тюмбит АСУ», которая является региональным партнером ELMA и в то же время входит в число лидеров сферы автоматизации бизнеса и консалтинговых услуг в регионе.
Команда "Тюмбит"
– «Выбор в пользу ''Тюмбит АСУ'' был обусловлен рядом причин – комментирует данное решение Андрей Сидоров. – В первую очередь, это профессионализм и компетентность специалистов компании, наличие богатого практического опыта в реализации проектов такого уровня, знание специфики отрасли. Мы поняли, что можем доверять специалистам ''Тюмбит АСУ'' во всех вопросах, касающихся внедрения и обслуживания ELMA».
«Тюмбит АСУ» о логике и этапах внедрения ELMA
Исходя из специфики и масштаба поставленных задач, проектной командой «Тюмбит АСУ» был составлен следующий план автоматизации процессов:
-
анализ процессов и их настройка в ELMA;
-
запуск модели в работу на фокус-группе;
-
запуск системы во всех подразделениях банка.
В этих этапах нашел отражение принцип «от простого к сложному»: сначала проводилось обследование процессов с последующей реализацией модели в ELMA, затем – апробация настроенных процессов на фокус-группе, которая позволила специалистам «Тюмбит АСУ» оптимизировать систему под потребности бизнеса и подойти к запуску системы подготовленными, а в завершение внедрения запускался процесс развития, улучшения и оптимизации модели.
4 процесса, изменивших документооборот к лучшему
О ходе проекта рассказал руководитель отдела систем управления для крупного бизнеса ЗАО «Тюмбит-АСУ» Алексей Матвеев:
– «Проанализировав специфику компании и задачи, поставленные перед нами в рамках проекта, мы решили в первую очередь приступить к автоматизации основных групп процессов, в которых ежедневно участвует большинство сотрудников банка. Это процессы, связанные с обработкой входящей корреспонденции, согласованием исходящих документов, приказов, внутренней документации, платежных документов. Их автоматизация позволила бы осуществить переход к безбумажному документообороту в масштабах всей компании в короткие сроки».
Речь идет о четырех ключевых направлениях деятельности, автоматизация которых несла приоритетный характер:
-
Оплата счетов;
-
Обработка входящих документов для головного офиса, дополнительных офисов и филиалов;
-
Создание и согласование исходящих документов;
-
Создание и согласование организационно-распорядительной документации (служебных записок, распоряжений, приказов).
Рассмотрим более детально, чем характеризуются данные направления деятельности и какие проблемы были решены путем внедрения соответствующих 4-х пилотных процессов.
Оплата счетов – процесс, аккумулирующий значительный объем трудозатрат и времени сотрудников банка. Каждый вновь поступивший счет требует рассмотрения и согласования, для чего привлекается целый ряд сотрудников и руководителей компании. В процессе рассмотрения счета на оплату проверяется, есть ли договор, фиксирующий обязательства по оплате, подписанный валидный акт, отсутствуют ли какие- либо нарушения финансовых обязательств.
Кроме того, ELMA позволяет осуществлять согласование реестра платежных документов для топ-менеджеров. Трижды в день система «отправляет» на подпись топ-менеджеру «пачку» платежных документов в электронном виде.
Обработка входящей документации ответственными лицами – гарантия того, что вся корреспонденция дойдет до адресата в сжатые сроки. В этой связи важную функцию выполняет канцелярия, которая отвечает за ввод документов в ELMA. С помощью ELMA можно отслеживать, как быстро сотрудник выполняет задачи, связанные с данным документом. Весь набор действий по документу – включая комментирование, сроки рассмотрения, вынесение резолюций – фиксируются в системе.
Создание и согласование исходящих документов – длительная цепочка действий, в результате которых документ за подписью топ-менеджера и руководителя подразделения отправляется адресату. ELMA позволила сократить затраты на работу с исходящей документацией и поставить соответствующие операции на поток.
Согласование организационно-распорядительной документации. Приказы, распоряжения и служебные записки – это документы, которые генерируются внутри банка и регламентируют его деятельность.
Для того, чтобы донести до каждого сотрудника тот или иной приказ, ранее приходилось создавать лист ознакомления и отправлять его по подразделениям. После того, как лист был переведен в электронную форму с помощью ELMA, стало возможным отслеживать процесс ознакомления сотрудников с документом в режиме онлайн. Наличие в системе визуальных карт процессов еще более упростило отслеживание выполнения связанных с ними операций:
Важное значение для регулирования документооборота компании имела автоматизация создания и поддержки номенклатуры дел.
Запсибкомбанк имеет более 2500 дел, в связи с чем создание и поддержка вручную номенклатуры дел – трудоемкий и длительный процесс. Автоматизация этого процесса с помощью инструментов ЭДО, реализованных в ELMA, позволила существенно его ускорить.
Обеспечивающие процессы и взаимодействие внутри компании
С помощью ELMA был не только наведен порядок в электронном документообороте Запсибкомбанка, но и налажены обеспечивающие процессы, а также создана единая информационная среда для эффективного взаимодействия между сотрудниками.
Итак, основные возможности ELMA, сделавшие взаимодействие между сотрудниками банка более продуктивным:
-
Управление уведомлениями
Для информирования пользователей о ключевых событиях в системе и, как следствие, повышения оперативности работы персонала, в ELMA реализовано множество инструментов взаимодействия.
Один из ключевых – уведомления о задачах, смене, статуса документа, новых обсуждениях в Ленте сообщений.
-
HR-процессы
Банк, как и любая организация – это живой организм, в котором сотрудники являются самым ценным ресурсом. Эффективно налаженное управление персоналом всех подразделений банка позволяет избежать простоев и дезорганизации в повседневной деятельности.
В повседневной жизни банка нередки ситуации, связанные с необходимостью отсутствия сотрудника, ответственного за выполнение того или иного перечня операций. Причиной этому могут быть отпуск, командировка, больничный и т.д. В этом случае в ELMA предусмотрен механизм замещения, с помощью которого каждый пользователь может настроить себе замещения без привлечения службы персонала:
На случай, если ответственный сотрудник неожиданно вышел на работу, в системе предусмотрена функция отмены замещения.
-
Интеграция с внешними системами
Для непрерывного обмена данными между ELMA и уже существующими в банке системами была осуществлена их интеграция.
В частности, была настроена синхронизация пользователей ELMA с внутренней системой по учету персонала и каталогом Active Directory. Теперь сотрудники банка легко импортируются из справочников AD в BPM-среду ELMA:
Итоги проекта
– «В процессе внедрения ELMA в нашем банке команда «Тюмбит АСУ» продемонстрировала, что она способна успешно реализовывать крупномасштабные проекты и принимать неординарные решения – подчеркнул Андрей Сидоров, – большое количество подразделений и сотрудников банка, многовариантность процессов, – все эти факторы необходимо было учесть для того, чтобы выработать единую стратегию реализации проекта. Команде «Тюмбит АСУ» удалось сделать это, воплотив запланированное на практике в оптимальные сроки».
Уже на ранних стадиях реализации проекта удалось достичь ощутимых результатов: были сокращены издержки на основные процессы, значительная доля сотрудников была вовлечена в автоматизацию, повысилась эффективность работы банка в целом.
Тем не менее, при реализации проектов такого уровня нередко возникают трудности. Внедрение ELMA в Запсибкомбанке было сопряжено с трудностями адаптации сотрудников к работе в новых условиях и встраиванием системы в корпоративную среду.
– «Не все сотрудники были готовы отказаться от привычных «бумажных» технологий. Кроме того, стартовали мы не с нуля: на момент внедрения ELMA уже работали определенные СЭД, которые следовало встроить в новую систему, – комментирует ситуацию Андрей Сидоров. – Но все эти трудности были успешно преодолены. Благодаря ELMA мы систематизировали всю имеющуюся информацию и сегодня имеем четыре пилотных процесса, которые соответствуют нашим основным потребностям».
Дальнейшее развитие функционала системы и ее масштабирование в связи с потребностями банка осуществляется в тесном сотрудничестве с компанией «Тюмбит».
Подводя практические итоги по проведенной работе, куратор проекта «Запсибкомбанк» Алексей Матвеев поделился рекомендацией по выбору системы для руководителей, которые планируют автоматизировать деятельность своей компании:
– «При выборе системы необходимо ориентироваться не только на текущие потребности компании, но и на её стратегические цели, рассматриваемые в долгосрочной перспективе. Система должна быть масштабируема и гибка, так как с развитием компании требования к ней могут возрастать и меняться. Прежде чем отдать предпочтение какой-то из систем, необходимо проанализировать лучшие практики ее применения и отдать предпочтение той из них, которая не только содержит актуальные на сегодняшний день инструменты, но и предвосхищает направления развития компании в будущем».
#ФинансовыйСектор #Отзывы #Документооборот #Бизнес-процессы(BPM) #HR #Интеграция #Статьи #Финансовые_процессы #Управление_бизнес-процессами_и_изменениями #Электронный_документооборот
