Управление проектами. Новый подход к старой проблеме

Проект, в отличие от процесса, это некий уникальный продукт, а создание этого продукта – ожидаемый результат. Помимо основного результата могут возникнуть и другие, назовем их побочными, поскольку их появление вообще не предполагалось или только подразумевалось. К примеру, завершено строительство здания – цель достигнута, при этом строение еще десятки лет будет дополнять архитектурный ансамбль города.

Кроме уникальности, у проекта есть такие основные отличительные признаки, как ограниченность во времени, ограниченность ресурсов, постоянные изменения. В некоторых тематических источниках фигурирует еще и «неизбежность конфликтов». Конечно, для успешности предприятия все эти факторы нужно учитывать.

Существует большое количество систем управления проектами, однако большинство из них в большей или меньшей степени напоминают «записные книжки». На первый взгляд в них имеется некий функционал, но либо его недостаточно, либо применить его сложно, либо в системе много того, что никогда не будет использовано. Зачастую еще и требуется нанимать специалистов, чтобы менять внутреннее устройство системы, а это уже денежные затраты. Все это накладывает отпечаток в целом на качество исполнения работ и на сроки.

В свою очередь, проект – это живой механизм, в который постоянно привносится что-то новое, в работе с ним участвует какое-то количество людей. А значит, никак не обойтись без системы, которая могла бы отражать все происходящее внутри проекта и за его пределами, позволяющей общаться и быстро принимать важные решения, вносить изменения.

Успешность проекта зависит от многих факторов. Крайне важна ясность целей и требований, контроль постоянно меняющихся объемов работ, различных ресурсов, времени, качества и рисков. В системе ELMA этот механизм, в частности, с помощью приложения Проекты+ разработан с учетом самых важных деталей, а работа над его совершенствованием ведется постоянно. Это отличительная черта всех продуктов линейки ELMA BPM – механизм улучшения заложен во всех приложениях: ECM+, CRM+, Проекты+.

Проекты+ – это возможность автоматизировать всю работу еще до создания проекта, на этапе его согласования. Для удобства работы создается простая схема, индивидуальная для каждой компании. Отправка информации по каждому этапу автоматически осуществляется ответственным лицам, например, работникам из определенных отделов. Она может быть отклонена или утверждена кем-то из участников схемы. От этих действий в целом зависит результат (сворачивание проекта или его полное согласование).

Общение внутри проекта возможно благодаря удобному и продуманному механизму коммуникации, при котором только осведомленные по данной задаче сотрудники видят переписку, а от посторонних глаз она скрыта.

Разработчики ввели понятие жизненного цикла проекта, состоящего из последовательности стадий. Стадия проекта характеризует текущее состояние проекта (стадия начального формирования бюджета проекта или этап финального подписания закрывающих документов проекта и т.д.)

Приложение быстро загружает данные из Microsoft Project. Содержимое распознается автоматически, назначаются исполнители, которые сразу могут видеть и оценивать свои задачи.

Наконец, самое важное отличие Проекты+ от всех остальных аналогичных разработок в том, что качественно решается задача «проектного конвейера». Каким бы ни был проект, какой сферы бы он не касался, всегда существуют действия, задачи или целые процессы, которые повторяются снова и снова. При работе с приложением, создавая последовательность действий один раз, в будущем вы можете не строить все заново, а взять имеющийся шаблон и совершенствовать его, работать с ним. Когда понадобится, он снова принесет пользу. Преимущество шаблона состоит в том, что он экономит массу времени и сил, при этом защищая пользователей от ошибок, которые они могли бы допустить, создавая все с ноля.

По определению, шаблон проекта – это оптимизированное, пригодное для многократного использования (типовые проекты) решение программирования. НО при работе с ELMA клиенту не требуется знаний в программировании. Модули системы корректируются вручную.

Кроме того, на протяжении всего жизненного цикла проекта могут корректироваться характеристики, планы, а также подход. Контроль над скоростью его выполнения, показателями по бюджету, рисками, защита коммерческой информации, внесение предложений – все это доступно при работе с приложением Проекты+.

Пользователи давно оценили удобство и наглядность диаграммы Ганта для иллюстрации плана, графика работ по проекту. Ее наличие уже является обязательным условием для работы с электронными системами такого плана. В ELMA предусмотрено построение диаграммы Ганта, позволяющей наблюдать графическое представление плана проекта. Таким образом, программа позволяет менеджеру контролировать ход управления проектом и всегда видеть актуальное состояние дел.

Все необходимые для управления проектом инструменты для удобства использования находятся в одном месте.

Недавно произошло обновление продуктовой линейки системы и выход версии ELMA 3.2.5. В соответствии с этим изменилась и ценовая политика компании. Улучшенный интерфейс, удобные и управляемые инструменты необходимы для жизнеспособности проекта и отличают систему ELMA от всевозможных «рисовалок», так утомляющих пользователей. Все коррективы в процессы при работе с продуктами на платформе ELMA BPM, а в частности, с приложением Проекты+ вносятся вручную, щелчком компьютерной мыши, без вмешательства в код.

Известно, что на негативные изменения в ходе проекта нужно реагировать оперативно, чтобы вовремя пресечь или перенаправить то, что может ему навредить. Поэтому так важно иметь возможность решать такие задачи в два клика, быстро обсудив с участниками того или иного процесса все детали.

Внесение изменений «на ходу», сопровождаемое уведомлениями каждому заинтересованному участнику процесса в конечном счете позволит добиться баланса всех показателей, сэкономить ресурсы и время, решить задачи более качественно.

В новой версии ELMA 3.2.5 появилась возможность формирования фильтров трудозатрат и их использования в отдельных портлетах. Решение позволяет быстро находить свои трудозатраты и трудозатраты своих подчиненных по нужному условию в один щелчок мыши – в целом решение фильтров стандартное для системы ELMA, реализовано так же как в других модулях системы.

Использование системы ELMA, как и раньше, способствует повышению прозрачности работы компании, повышению качества и скорости обработки потоков документов и информации, позволяет удобно контролировать эффективность работы всех сотрудников. Благодаря этим особенностям повышается прибыльность бизнеса в целом. Систему ELMA оценили компании из различных отраслей экономики. Многие заказчики отмечают, что система проста в освоении пользователями, она позволяет навести порядок в бизнес-процессах организации и формализовать их.



#УправлениеПроектами( #ФункцииELMA #Статьи #Функции_ELMA

Михаил Саратов

Михаил Саратов

Заместитель директора ELMA

Читайте также

pic

Узнайте, какое решение ELMA оптимально для вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонокЗадать вопрос