Введение
KPI для бухгалтерии разработать сложнее, чем ключевые показатели эффективности для менеджеров по продажам или какого-либо производства. Бухгалтерская служба считается скорее источником затрат, чем доходов. Однако именно в ней применяются методы оптимизации налогообложения, контроль над сбором дебиторской задолженности и экономия при расчетах с поставщиками и подрядчиками. Оценивать и контролировать эффективность бухгалтерии - вполне разрешимая задача. Есть несколько общих стратегий KPI для бухгалтерии, и для каждой из них выделяются свои ключевые показатели kpi.
Стратегии KPI
- Если исходить из вопроса финансов, ключевыми показателями эффективности в данном случае могут быть: сумма экономии на клиентах бухгалтерии (подрядчиках и поставщиках, налоговой службе, покупателях, работниках компании и так далее), сумма штрафов, оплаченных в налоговую или клиентам по вине бухгалтеров, расходы на сотрудников бухгалтерии.
- Для любой фирмы важны клиенты. Если опираться на качество обслуживания клиентов, KPI для бухгалтерии сводится к количеству счетов, которые не были оплачены вовремя, задержкам зарплаты, количеству жалоб клиентов на ошибки в документах или их несвоевременное оформление и т.д.
- KPI для бухгалтерии также может решать задачу повышения качества бизнес-процессов, чтобы продолжать увеличивать доходы и покрывать требования клиентов. Ключевые показатели по бизнес-процессам следующие: число работающих бухгалтеров, число просрочек по документообороту по вине бухгалтерии, число сотрудников компании из расчета на одного бухгалтера.
- Кроме того, важно учесть особенности персонала: квалификацию бухгалтеров, их желание работать на благополучие компании. Необходимо обеспечить отсутствие переработок, лишних функций, мешающих сотруднику выполнять основные обязанности, создать комфортные условия работы. KPI для бухгалтерии, который строится на особенностях персонала, имеет такие ключевые показатели: взаимозаменяемость сотрудников, текучесть кадров бухгалтерской службы, загруженность бухгалтеров, курсы повышения квалификации, пройденные сотрудниками за n-ный период.
ELMA KPI
Выбор стратегий действительно большой. Настроить набор любых показателей эффективности позволяет система ELMA KPI. В системе можно создать дерево показателей KPI для бухгалтерии (и для всего предприятия) в произвольном и понятном виде, а потом отслеживать данные по каждому сотруднику или по конкретному отделу в режиме «online».
Рис. 1. Страница показателей эффективности бухгалтера в системе ELMA
Для каждого из показателей эффективности задаются параметры: как часто собираются эти данные, единицы измерения, плановые значения, максимальный результат, целевой результат и так далее.
Все настройки KPI для бухгалтерии в системе проводятся в специальном приложении «Дизайнер ELMA» и выполняются вручную с помощью компьютерной мыши.
После определения показателей необходимо настроить организационную структуру бухгалтерской службы. Это позволит распределить ответственность за выполнение плана, чтобы сотрудники знали свои задачи и отвечали за конкретные результаты.
Система ELMA KPI помогает не только вести сбор и мониторинг значений показателей эффективности, но и работать с профессиональными качествами персонала бухгалтерской службы. А именно: увеличивать компетентность и профессионализм бухгалтеров с помощью мотивации. Система предлагает различные механизмы оценок. Выбор методики остается за пользователями. Можно настроить любую схему – от обычных оценок руководителя до методики «360».
Один из популярных методов оценки - матрицы эффективности. Вся информация о работе сотрудника собрана в одном месте: что человек должен сделать в рамках заданного периода, что уже сделано, а что нет.
Рис. 2. Матрица эффективности бухгалтера в системе ELMA
Это отличный способ воспитать внутри компании сильные кадры. Специалисты бухгалтерской службы благодаря KPI для бухгалтерии смогут не только оптимизировать налогообложение, но и максимально экономить средства предприятия, контролировать сбор дебиторской задолженности и выполнять свою работу во благо компании.
Если в модель показателей требуется внести изменения в соответствии с размерами и структурой бизнеса компании, то эти действия производятся без потери данных и без длительной остановки системы. Это достигается благодаря встроенному в ELMA механизму улучшения.
