Управление проектами в строительстве: все под контролем

Строительство сегодня – это один из наиболее динамично развивающихся секторов российской экономики.

С развитием городских агломераций и притоком населения в города увеличивается спрос на жилую и коммерческую недвижимость, объекты социальной инфраструктуры и инженерные коммуникации. Перспективным сегментом рынка жилья становится также загородная недвижимость.

В связи с этим на строительные компании возлагается важная социальная миссия по обеспечению населения качественным жильем и созданию инфраструктуры, необходимой для комфортного проживания.

В то же время, высокая конкуренция на рынке строительных услуг ставит перед компаниями-застройщиками жесткие условия для достижения рентабельности деятельности и стабильного роста финансовых показателей.

Эксперты в области строительного консалтинга выделяют ряд факторов, влияющих на успешность строительной организации:

  • выбор площадок для строительства, привлекательных с точки зрения инвестиций;

  • привлечение необходимых денежных средств и выполнение финансовых показателей;

  • минимизация рисков, присутствующих в данной сфере деятельности.

Поговорим о рисках строительных компаний.

Как известно, на чистую прибыль предприятия влияют не только доходы от деятельности компании, но и сопутствующие расходы. В свою очередь, риски являются непродуктивными расходами, негативно сказывающимися на динамике финансовых показателей компании.

Снижению этих расходов способствует правильная оценка руководством и топ-менеджментом компании существующих рисков и умение ими управлять.

Рассмотрим основные стратегические риски, с которыми сталкиваются в своей профессиональной деятельности строительные организации.

Операционные риски (operational risk)это понятие, которое включает в себя возможный ущерб для компании, возникающий вследствие сбоев в технологических процессах и ошибок в обработке данных.

Зачастую причина, по которой возникают эти убытки, заключается в отсутствии стройной, логичной структуры в организации бизнес-процессов и усугубляется пресловутым «человеческим фактором». Выявить и устранить существующие проблемы не удается по причине фактической неподконтрольности процессов руководству, невозможностью их мониторинга и отсутствием четко обозначенных зон ответственности.

Репутационные риски (reputational risk)– риски, отражающие влияние деловой репутации компании на лояльность клиентов. Положительный имидж компании – это то, что выделяет ее среди конкурентов, и его потеря прямым образом сказывается на финансовых показателях компании.

Понятие «Финансовые риски» (financial risk) охватывает весь объем финансовых обязательств строительной компании перед кредитором и заказчиком. Риски срыва сроков и превышения бюджета проекта – одни из наиболее актуальных в этом перечне.

Управление проектами в строительстве должно строиться на учете таких факторов, как многократные изменения в проектно-сметной документации, сжатые сроки подготовки тендерных предложений, жесткие требования к срокам сдачи объектов и зависимость от своевременной поставки материалов.

Технология управления проектами в строительной сфере включает в себя широкий спектр мероприятий в области ресурсного планирования и мониторинга оперативности исполнения задач по проекту, позволяющих предупреждать существующие угрозы и минимизировать риски.

Для увеличения чистой прибыли строительной организации путем снижения сопутствующих рисков было разработано отраслевое решение компании ELMA.

С помощью модуля «Управление проектами» осуществляется руководство проектной деятельностью в масштабах всей компании.

Для максимальной прозрачности и подконтрольности операций по проектам были разработаны бизнес-процессы, объединенные в рамках 4-х областей PMBoK (Project Management Body of Knowledge) – свода знаний по технологии управления проектами, учитывающего специфику профессиональной деятельности.

В решении реализованы следующие области управления проектами:

  • Управление проектом и документооборотом в строительстве

  • Управление поставками проекта

  • Управление коммуникациями проекта

  • Мониторинг сроков проекта

Расскажем о каждом из процессов, представленных в данных областях знаний, более подробно.

Управление проектом и документацией

Область знаний «Управление проектом и документацией» объединяет в единую логическую цепочку все этапы реализации проекта в рамках его жизненного цикла. Создается единое информационное пространство для обмена данными, такими, как проектный план, документация, задачи, процессы, коммуникации и показатели.

В соответствии с жизненным циклом проекта, область включает в себя ряд процессов:

  1. Разработка плана и инициирующей проектной документации.

На данном этапе формируется прогнозный (целевой) план проекта, включающий в себя задачи, взаимосвязи работ, сроки проекта и т.д., разрабатывается инициирующая проектная документация, утвержденная внутренними стандартами компании.

  1. Руководство и управление работами проекта.

В рамках оперативного управления работами/задачами проекта осуществляется эффективное взаимодействие между участниками проекта и контроль соблюдения ограничений (временных, бюджетных).

  1. Управление изменениями проекта.

Да этом этапе контролируются изменения в проектной документации, а также ход проекта и принятие проектных решений.

  1. Закрытие проекта.

Все информация по проекту сохраняется и остается доступной в соответствии с правами, которыми наделены участники проекта.

Управление поставками проекта

Взаимодействие с поставщиками – это отдельный фронт работ, связанный с планированием ресурсной базы предприятия. В силу того, что соблюдение сроков поставок и бюджетных ограничений по ним имеет принципиальное значение для строительной организации, необходимо держать под контролем все этапы взаимодействия с поставщиками, начиная с их выбора и заканчивая контролем исполнения обязательств по договору.

Минимизация финансовых и операционных рисков при работе с поставщиками, а также сокращение затрат на покупку и хранение стройматериалов – ключевые приоритеты, на достижение которых направлен инструментарий решения.

Опишем более подробно основные механизмы контроля за поставками, реализованные в рамках данной профессиональной области.

Подготовка плана закупок и проектов договоров. На данном этапе формируются внешние статьи расхода бюджета по проекту и параллельно – сроки поставок. Вся информация документируется с помощью СЭД.

Согласование условий поставок, проведение тендеров. Контроль договоров. Автоматизация процессов тендерной закупки позволяет компании значительно снизить расходы на приобретаемые материалы, добиться высокого качества закупаемых материалов, ускорить и упорядочить процедуру закупки.

Мониторинг исполнения договорных обязательств.

Средствами модуля СЭД ведется учет договоров поставки, что упрощает контроль выполнения их условий силами служб, ответственных за закупочную деятельность компании.

В процессе работы с поставщиками осуществляется централизованный сбор и хранение всей информации по ним. На основе этих данных можно ввести классификацию поставщиков по типам продукции, уровню их надежности и любым другим критериям, актуальным для компании.

Управление коммуникациями проекта

Для принятия сотрудниками компетентных и оперативных решений необходимо обеспечить прозрачность информационных потоков внутри компании, доступность данных и возможность оперативного обсуждения вопросов по проекту между участниками.

Встроенный механизм коммуникаций отраслевого решения ELMA позволяет наладить взаимодействие между различными участниками проекта в наиболее удобной для этого форме – форме онлайн-обсуждения.

В рамках существующих коммуникационных каналов обсуждаются текущие вопросы по проекту, осуществляется оперативный обмен данными, ссылками, проектными документами между сотрудниками и подразделениями, комментируются события, связанные с реализацией проекта. Доступ к обсуждениям может регулироваться в соответствии с целями групп участников проекта.

Также в рамках данной области осуществляется централизованный сбор данных о проекте непосредственно с объектов строительства, прием запросов, задач и документов.

Мониторинг сроков проекта

В рамках данной области знаний осуществляется контроль соблюдения сроков, бюджетов и других ограничений проекта в режиме реального времени с учетом собранных и обработанных данных.

Контроль соблюдения календарного плана и сроков поставок позволяет учитывать временные факторы проектной деятельности.

Для отслеживания исполнительской дисциплины информация об исполнении задач поступает в режиме реального времени.

В целях контроля качества выполнения работ разработан такой инструмент, как процессные задачи.

Резюмируя сказанное

Строительство – это профессиональная область, в которой наибольшее внимание уделяется технологическим и инженерным аспектам деятельности. Тем не менее такие факторы, как организация эффективного взаимодействия внутри предприятия, контроль и управление проектной деятельностью также не должны оставаться «за бортом» управленческой стратегии в компаниях данного профиля.

Поскольку бюджеты и сроки проектов строительных компаний сжаты, «укладываться» в эти параметры чрезвычайно сложно. Следствием этого становятся риски превышения первоначального бюджета проекта и нарушения сроков.

Оптимизация строительных процессов в рамках проектной деятельности строительной компании – это принципиальное условие снижения рисков, существующих в данной отрасли.

В отраслевом решении ELMA реализован ряд бизнес-процессов строительной компании, которые позволяют организовать работу по проектам на принципах эффективности, оперативности и мобильности.



#Строительство #УправлениеПроектами( #Статьи #Отраслевые_процессы

Читайте также

pic

Узнайте, какое решение ELMA оптимально для вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонокЗадать вопрос