ELMA 3.5. ELMA ECM+: Работаем со всеми удобствами

В рамках версии ELMA 3.5 мы проделали огромную работу с нашим приложением ELMA ECM+. Основной акцент мы ставили не на бессмысленном наращивании функционала – мы поставили себе задачу сделать пользователям удобно, сделать пользователям приятно и просто сделать пользователям ХОРОШО.

Часто можно слышать мнение простых пользователей о любой IT-системе, что это нечто сложное и страшное – нечто, что нужно долго изучать, чтобы суметь что-то там сделать… Мы хотим, чтобы наши пользователи или получали удовольствие от работы с системой, или же просто не замечали систему, воспринимая ее как естественный инструмент, помогающий им делать свою работу. Другое нас просто не устраивает.

Поэтому все изменения в версии ELMA 3.5 строились вокруг этой простой концепции и весь новый функционал также естественным образом вытекал из потребностей сделать пользователям удобно.

Предпросмотр документов

Одним из наиболее важных новшеств версии ELMA 3.5 является предпросмотр документов. Мы давно думали о том, что скачивать документы на клиентскую машину далеко не всегда удобно – для решения большинства задач достаточно лишь взглянуть на документ и принять по нему решение.

Теперь документы в системе ELMA могут быть просмотрены прямо в браузере! Не требуется ставить никаких дополнительных программ на компьютер – при использовании браузера из списка поддерживаемых ELMA все будет открыто и показано автоматически. Вам даже не потребуется иметь программы пакета Microsoft Office для просмотра документов форматов MS Word и MS Excel! При этом в папке загрузки не будет скапливаться «мусор» из большого количества документов, с которыми вы работали в последнее время – проблема прошлого. Более того, этот «мусор» может содержать очень важные и секретные документы, которые третьи лица могли бы просмотреть, будь у них доступ к вашему компьютеру – это очень небезопасно.


Итак, как же реализован предпросмотр документов? Во-первых, на карточках документов и задач появилась специальная вкладка Предпросмотр – перейдите на нее и вы увидите содержимое документа.

Область предпросмотра организована таким образом, чтобы вам было максимально удобно работать с документом: в нижней части области вы увидите кнопки, которые позволят управлять масштабом, прокруткой (листанием страниц многостраничного документа), ориентацией страницы.

Если документ представлен в некотором текстовом варианте (например, документ MS Word или PDF с распознанным текстом), вы даже сможете выделять и копировать текст прямо в окне предпросмотра!


В конструкторе форм также произошли изменения: сейчас при редактировании формы документа, вы можете поместить область Предпросмотр текущей версии документа в любое место карточки документа! Можно поместить его даже на главную вкладку карточки, таким образом содержимое документа будет сразу открываться при просмотре его карточки.


Чтобы сделать работу в системе более удобной, мы встроили предпросмотр в области работы с версиями документов и даже с простыми файлами: каждый раз когда вы видите на странице системы ELMA уже знакомую вам пиктограмму со скрепкой рядом с именем документа, вы можете выполнить просмотр документа прямо в браузере. При щелчке по документу вам будет предложен выбор – посмотреть документ в браузере, открыть его на редактирование в ELMA Агенте или скачать на ваш компьютер.

В данный момент система ELMA поддерживает предпросмотр множества графических форматов (JPG, TIFF, PNG и многих других), PDF-документов, текстовых документов, а также документов программ MS Word и MS Excel. Конечно, не стоит рассматривать предпросмотр документов как полноценную программу для работы с файлами этих форматов – в специализированных решениях существует огромное количество удобных инструментов, позволяющих сделать работу с файлами удобнее. Предпросмотр документов в ELMA – это быстрый и удобный способ просмотреть содержимое документа, для более серьезной работы с документом вы в любой момент сможете выполнить скачивание файла на жесткий диск вашего компьютера и продолжить работу в специализированной программе.

Распознавание текста

При сканировании документов, устройство сканирования предоставляет файл в одном из графических расширений. При загрузке такого файла в систему электронного документа, его текст нельзя будет выделить, отредактировать или найти при помощи систем полнотекстового поиска – ведь по большому счету текст документа будет представлять собой картинку.

Поэтому желание иметь в системе документы не в виде графических файлов, а в более функциональном виде – например в формате PDF, Word, Excel файлов – является достаточно популярным среди наших клиентов.

Ранее эта задача решалась локально – на рабочих местах пользователей ставились персональные системы распознавания текста (OCR-системы). Подход рабочий, но достаточно сложный в реализации – его непросто сопровождать технически, кроме того, требуется персонально дополнительно обучать каждого сотрудника, занимающегося сканированием документов. Процесс сканирования документов значительно затягивается по времени – процедура распознавания является достаточно ресурсоемкой – что сильно снижает темпы работы персонала.

Отныне наши клиенты могут избежать подобной головной боли и воспользоваться новой возможностью системы – централизованное распознавание документов. Функция достигается за счет интеграции системы ELMA с функционалом системы распознавания компании ABBYY - общепризнанного лидера рынка в этой сфере, известного своим замечательным продуктом ABBYY Fine Reader.

После установки Сервера распознавания, ваши сотрудники будут просто сканировать документы, как и прежде, а функции по распознаванию графических файлов в удобные PDF и Office-документы будут выполняться централизованно в фоновом для сотрудника режиме.

Обновления в Канцелярии

В версии ELMA 3.5 мы постарались сделать работу сотрудников Канцелярии намного более удобной. Зачастую это не очень квалифицированные сотрудники, цена ошибки которых может быть, тем не менее, очень высока. Поэтому очень важно предоставить им простой и понятный инструмент, который может максимально помочь сотруднику в работе.

Значительно был изменен интерфейс многих страниц Канцелярии, мастера регистрации документов и т. д. Работа с системой стала намного удобнее.

При этом также был расширен функционал системы. В частности, теперь на каждой странице задачи регистрации может быть отображена краткая справка исполнителю – своего рода методичка. Эта методичка связана с конкретным документопотоком и служит короткой шпаргалкой, в которой в простой форме регламентирован процесс регистрации документов.

Например, в случае входящих писем здесь могут быть указания о том, какие письма подлежат регистрации и каким вариантом регистрации следует при этом пользоваться, а какие письма регистрации в организации не подлежат. Также здесь могут быть отмечены дополнительные указания, касающиеся дальнейшей маршрутизации документов. Документ задается в произвольной форме, что полностью развязывает руки настройщику системы.

Если регистрация документа выполняется не в четко регламентированном бизнес-процессе ELMA, чтобы сотрудник канцелярии не забыл после регистрации выполнить его дальнейшую маршрутизацию, отныне ему будет предложено определить дальнейшую судьбу документа. Например, определить необходимые действия со штрих-кодом или же отправить документ на согласование или рассмотрение. Подобное напоминание поможет минимизировать возможную забывчивость нерадивых сотрудников.


Для удобства сотрудников Канцелярии также был создан новый портлет системы – портлет Регистрация документов. Теперь регистрацию документа по готовому варианту регистрации можно будет инициировать в один клик мыши прямо с главной страницы системы.

Кроме вариантов регистрации, портлет также позволяет запустить произвольную регистрацию документа, зарезервировать номер для последующей регистрации, а также посмотреть, какие регистрационные номера уже были зарезервированы. Если же требуется быстро перейти в Канцелярию – сделать это можно прямо с портлета Регистрация документа в один щелчок мыши.

Изменения в документопотоке входящих-исходящих писем

Особое внимание мы уделили обработке входящих и исходящих писем. Из наиболее важных инструментов хочется отметить два: инструменты фиксации и мониторинга наличия ответа на входящие письма и инструменты для мониторинга отправки писем.

Первый инструмент помогает сделать связь между входящими письмами и соответствующими им исходящими письмами более тесной и естественной. Вообще, отсутствие ответа на входящее письмо – это потенциально большие проблемы, так как если, например, было потеряно и не обработано важное письмо из суда, это может сулить крупные неприятности.

Сейчас создать связь – то есть указать ответное письмо – на входящий документ можно буквально в один клик с карточки входящего документа. Вы сможете указать как уже существующий документ, так и немедленно приступить к созданию нового. После данной нехитрой процедуры на карточке документа будет указано, что на него был дан ответ.

Однако самым главным преимуществом данного подхода является возможность посмотреть перечень входящих документов без ответа. В Канцелярии теперь можно найти специальный фильтр, один щелчок по которому покажет все документы, которые требуют проработки.


Второй инструмент, мониторинг отправки писем, позволяет решить распространенную проблему, когда факт отправки исходящих документов является неопределенным. Письмо создается, передается офис-менеджеру на отправку, проходят недели – письмо так и не доходит до адресата – его просто забыли отправить, потеряли в стопках бумаг… ситуация знакомая многим!

Начиная с версии 3.5 в системе ELMA ведется реестр отправки исходящих документов. При отправке документов сотрудник, осуществляющий отправку, указывает информацию об отправке: в простейшем случае указывается лишь факт пересылки, однако здесь же можно указать и способ отправки (например, Почта, Транспортная компания и т. д.), номера отслеживания отправления, квитанции и т. д. При этом никаких сложных интерфейсов – все делается очень просто!

В любой момент времени можно отследить, какие документы еще не были отправлены – следовательно, в следующий раз, когда встанет вопрос вызова курьера, будет очевидно, какие документы требуется ему передать.


Одновременно с этим, сотрудники, непосредственно заинтересованные в отправке, в любой момент смогут посмотреть, отправлены ли их документы, когда они были отправлены и каким способом – необходимость спрашивать и отвлекать кого-то еще полностью отпадает.


Новые механизмы мы сделали удобными для использования в бизнес-процессах: в Дизайнере ELMA появились новые блоки операций в разделе Документооборот. Например, вы можете поместить новый блок операции Отправка документа в ваши процессы обработки входящих и исходящих писем и сразу попробовать новый инструмент в действии!


Также существенно был доработан механизм резервирования номеров. Теперь пользователи могут резервировать номера не только для исходящих договоров – настроить возможность резервирования номеров можно для любого типа документов.


В системе добавлен интерфейс для просмотра реестра зарезервированных номеров, где отображено, кто какие номера занял, записи могут быть снабжены комментариями. Кроме того, сам механизм резервирования номера значительно облегчен – кнопки для быстрого доступа к этому действию вынесены в очевидные места, что делает задачу очень простой.

Удобство работы

Огромное внимание при разработке ELMA 3.5 мы уделили пользовательским интерфейсам и удобству работа пользователя с системой (так называемый usability). Многие интерфейсы системы претерпели существенные изменения с целью сделать работу пользователей более логичной и приятной.

Особенно существенные изменения претерпели карточки документов, карточки задач документооборота, карточки регистрации и другие. Некоторые бесполезные элементы интерфейса системы мы исключили или спрятали поглубже в недра системы, чтобы они не мешали пользователям.

Некоторым изменениям подверглась также история документов и задач документооборота. Теперь она более полная и точнее отражает историю работ с документом.

Для раздела Документооборот мы разработали специальную стартовую страницу: теперь вместо списка личных документов (который в действительности постоянно нужен был лишь малой части пользователей системы) отображается удобное меню с наиболее популярными разделами хранилища документов, Канцелярии и списком популярных действий документооборота. Кроме того, на этой странице также отображаются последние документы, с которыми работал пользователь.


То есть все необходимое для начала работы есть на одной стартовой странице! Стартовая страница является стандартной портлетной страницей, то есть она может быть изменена под нужды конкретной организации.

Значительно был переработан поиск документов, теперь он стал более удобным и логичным. Возможность поиска появилась во всех папках хранилища документов и Канцелярии. Поиск теперь контекстно привязан к месту его вызова, что в общем значительно повышает вероятность того, что пользователь найдет именно то, что нужно.

Очень удобным способом создания документов является использование популярного механизма drag’n’drop, то есть перетаскиванием мышью файла из Проводника прямо в окно браузера. Мы добавили несколько полезных настроек и в целом сделали механизм удобнее. Например, чтобы создать новую версию документа, сейчас достаточно просто перетащить файл из Проводника на карточку документа – система предложит создать вам новую версию.

Механизм Drag’n’drop получил несколько настроек – посмотреть их можно в личных настройках документооборота пользователя. Например, если ранее при помощи данного механизма можно было создавать только документы встроенного типа Файл, теперь можно создавать произвольные документы. Настройки также покрывают подход к созданию новых версий документа.

Еще одним важным изменением usability в документообороте является появление возможности использования системных групп пользователей в задачах документооборота. Например, ранее если сотрудник выполнял отправку документа на согласование всегда одному и тому же кругу лиц, ему приходилось или выбирать этих пользователей вручную, или создавать персональную пользовательскую группу и использовать ее. Во втором случае, который по факту является достаточно удобным, есть некоторые недостатки. Например, если создать группу «Начальники отделов», то со временем, если список начальников отделов поменяется, задача согласования документа уйдет не полному списку людей – новые сотрудники в него сами не добавятся, а изменившиеся старые никуда сами не поменяются.


Гораздо удобнее использовать системные группы пользователей, которые обслуживаются администратором системы, то есть они будут всегда в актуальном состоянии – конечному исполнителю, который хочет, например, послать документ на согласование, даже не придется думать, кого выбрать – системная группа определяет четкий набор исполнителей, и этот набор всегда актуализирован.

Конечно, это далеко не все изменения, которые коснулись удобства работы с системой – их перечисление заняло бы слишком много места. Лучший способ узнать о новых и изменившихся старых функциях системы, а также оценить новый интерфейс – попробовать систему в действии!

Последние действия

При работе с документами очень часто возникает необходимость посмотреть, с чем же вы работали в последнее время. Конечно, можно попытаться вспомнить, где находился нужный вам документ и как он называется, просмотреть историю ваших задач или уведомлений системы, отыскать документ по каким-то иным побочным признакам – процесс этот может быть не так прост. Система ELMA предлагает принципиально иное решение задачи – списки ваших последних документов.

Так, например, в портлете Последняя активность вы можете просмотреть все документы, с которыми вы работали за последнее время (создавали эти документы, выполняли по ним задачи или даже просто просматривали карточку документа). Не нужно тратить время на поиски документа – он всегда под рукой прямо на вашей главной странице.


Мы решили не ограничиваться одним портлетом, расширив возможность просмотра списка последних документов на задачи, события и все другие страницы, где встречаются элементы выбора документов. Теперь в элементе выбора документов вы увидите специальную область, в которой отображено несколько последних документов, с которыми вы работали – ведь очень часто требуется найти именно их. Вам даже не потребуется использовать поиск – все уже под рукой.

Изменения в функционале веб-документов

В последнее время наши пользователи все активнее начинают использовать функционал веб-документов – это действительно удобно, когда документ может полностью создаваться и редактироваться внутри системы документооборота. Это позволяет экономить массу времени и идеально подходит для ведения внутренних документов.


Мы получили большое количество обратной связи от наших клиентов, на основании которой в новой версии реализовали ряд важных доработок функционала веб-документов.

Теперь веб-документы могут быть использованы в качестве шаблона для создания других веб-документов. Например, вы можете заполнить ряд необходимых атрибутов при создании документа или в рамках задачи бизнес-процесса и получить готовую версию документа – уже оформленный веб-документ. Данный функционал очень удобен опять же при создании таких документов как служебная записка.


Основная прелесть работы с веб-документами – возможность полностью быстро создавать и обрабатывать документ внутри системы. Однако отсутствие возможности выгрузить документ из системы ранее было для некоторых пользователей проблемой. В версии ELMA 3.5 мы разработали механизм, который позволяет в пару щелчков мышью выгрузить веб-документ на ваш компьютер в формате файла MS Word.


Также было выполнено множество более мелких изменений, многие из которых коснулись визуализации веб-документов, работ с таблицами внутри веб-документов, HTML-редактора и редактора для вставки ссылок внутрь документов.

Управление подпиской на документы

Одним из главных преимуществ электронного документооборота над бумажным является возможность организации совместной работы с документами – документ равнодоступен всем, кто должен иметь к нему доступ. Когда несколько человек работает над одним документом часто возникает вопрос – кто что с ним делал.

Вопрос разрешается ведением подробной истории по документу – там можно посмотреть действия каждого пользователя системы с документом, четко зарегистрировано, кто и что менял в документе, какие операции с ним совершал.

Но при больших объемах документов отслеживать вручную все инструменты – глупая идея, гораздо лучше доверить это все программе!

В системе ELMA функция подписки на документы, суть которой заключается в автоматической рассылке уведомлений об изменениях во всех интересующих пользователя изменениях, существовала давно. Однако в версии ELMA 3.5 функция получила значительное развитие. Теперь вы можете подписаться на документ всего в один клик мыши!


Кроме того, вы можете управлять подпиской на документ других пользователей, таким образом, можно подключить к работе ваших коллег, чтобы они всегда были в курсе изменений по документу.

Изменения в настройках документов

В новой версии системы настроить работу документооборота вашей компании можно более гибко, благодаря большому количество новых настроек – появилось их действительно большое количество.

Среди всего множества новых настроек различного уровня важности отдельно хочется отметить наиболее интересные.

Например, теперь вы можете задавать права на документ по умолчанию. Ранее пользователь, создававший документ, всегда являлся владельцем полных прав на документ. В большинстве случаев это имеет смысл, но может потенциально иметь негативные последствия в ряде случаев.


Например, если пользователь создает служебную записку, то после ее согласования нечестный пользователь может изменить условия уже утвержденного документа или каким-либо иным образом осуществить нечестные действия, пользуясь полными привилегиями. Теперь систему можно настроить так, чтобы вновь создаваемый документ был ограничен в правах.

Еще одна новая настройка документооборота связана с тем, что, как правило, версии документа конкретного типа создаются и добавляются определенным стандартным способом: например, только путем сканирования документа, или только автоматически по шаблону, или же только вручную.


Теперь в системе предусмотрена настройка, позволяющая определить, каким вообще образом можно создать и добавить новую версию документа. Это не только позволяет минимизировать вероятность ошибки и подлога документов, но и облегчает внешний вид карточек создания и редактирования документов.

В итоге

Версия ELMA 3.5 содержит огромное количество улучшений, связанных с работой с документами. Мы поставили себе цель сделать пользователям удобно – и мы сделали пользователям удобно.

В следующих версиях системы мы планируем держаться этого курса и дальше! Спасибо всем нашим клиентам, кто своей обратной связью помогал нам делать систему лучше!


Алексей Трефилов

Алексей Трефилов

Директор ELMA

Читайте также

pic

Узнайте, какое решение ELMA оптимально для вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонокЗадать вопрос