ELMA 3.5. BPM: Утром идея – вечером решение

Мы уверены, что какие бы серьезные задачи не решала программа – она должна быть проста в работе.

Руководствуясь этим мотивом, мы стараемся сохранять нашу систему гибкой и легкой, несмотря на постоянно растущие мощности и функционал. Система должна позволять работать быстро, и оперативно воплощать идеи и замыслы в реальность – именно отсюда появился слоган «Утром идея – вечером решение».

Если реализовывать решение в тяжелой неповоротливой системе, внедрение может затянуться на годы – а к моменту запуска оно уже никому не будет нужно.

В версии ELMA 3.5 мы реализовали ряд инструментов, позволяющих повысить скорость внедрения бизнес-процессов и сократить путь конечных пользователей до бизнес-процессов – теперь процессы еще более интуитивно вписаны в интерфейс Внутреннего портала ELMA. Кроме того, мы уделили много внимания интерфейсам страниц бизнес-процессов – пользователи должны работать с удобством.

Отладка бизнес-процессов

Тот, кто когда-либо сталкивался с моделированием и последующим запуском бизнес-процессов в работу, понимает, что вопрос тестирования и отладки решения – этап очень затратный – и по времени, и по усилиям. Обычно время, необходимое на отладку, прямо пропорционально объемам реализуемого решения.

В ELMA 3.5 мы реализовали инструмент, позволяющий значительно сократить время, необходимое на тестирование и запуск в работу реализованных решений – режим отладки бизнес-процессов! Теперь бизнес-процессы можно запустить в специальной испытательной среде, где можно отловить возможные ошибки, удостовериться, что процесс работает так как надо, пользовательские формы выглядят так как вы задумали и т. д.


В режиме эмуляции система ELMA очень похожа на Внутренний портал – страницы системы вы будете видеть так же в вашем браузере. Конечно, интерфейс несколько отличается от обычного привычного – нет меню системы, а в правой части окна красуется специальная панель отладки.

Основную часть окна занимает страница задачи бизнес-процесса. Данная область является полнофункциональной – в режиме отладки вы можете делать с задачей все, что могли бы делать с задачей при обычном запуске.

При выполнении задачи вы тут же увидите следующую задачу бизнес-процесса, вне зависимости от того, кто является ее реальным исполнителем (а вы увидите его упоминание в специальном заголовке задачи). Таким образом, можно быстро «прощелкать» страницы всех задач системы.

Панель отладки, что находится в правой части экрана, содержит несколько разделов. Во-первых, здесь отображается дерево всех активностей процесса: активные задачи (вы можете переключаться между ними щелчком мыши), активные таймеры, дерево подпроцессов. Таким образом, можно переключаться между задачами, исполняемыми параллельно.


Во-вторых, здесь отображается текущий контекст процесса. Здесь же вы можете изменить его, а затем перезагрузить форму задачи – форма будет отображена с учетом новых данных. Это очень удобно для отладки кастомных и динамических форм – их работу можно быстро проверить на разных наборах данных.


Чтобы процессы было удобнее отлаживать, мы также реализовали специальные «наборы» данных – шаблоны контекста. Ведь контекст процесса может содержать большое количество данных, и вводить его каждый раз вручную может быть долго и утомительно – вместо этого вы можете просто создать новый шаблон, закрепить в нем определенные значения, а затем при отладке процесса просто выбирать нужный шаблон. Шаблон контекста может быть загружен как при старте отладки бизнес-процесса, так и уже в ходе отладки на любом шаге исполнения.


Что еще примечательно в режиме отладки – бизнес-процесс можно запустить с любого участка. То есть вы можете отладить только разрабатываемый этап процесса, не тратя время на просмотр уже реализованных и отлаженных этапов.


Обычно для отладки новых бизнес-процессов наши клиенты используют тестовые сервера – в этом случае база продуктивного сервера не забивается мусором. Использование механизма отладки бизнес-процессов позволит отлаживать процессы прямо на продуктивном сервере – тестовые экземпляры не видны пользователям системы, точно так же не видны и задачи бизнес-процесса.

При этом сохраняется возможность проведения мониторинга текстовых экземпляров бизнес-процессов, запущенных в режиме отладки. То есть пользователь с определенными правами может провести анализ этих бизнес-процессов – таким образом можно, например, осуществить проверку эффективности ваших предположений и изменений бизнес-процесса без необходимости запуска изменений на реальных пользователей продуктива системы.

Больше бизнес-процессов!

В ELMA 3.5 бизнес-процессов действительно стало больше! А что самое главное – они есть именно там, где они нужны.

Во-первых, теперь бизнес-процессы можно запускать прямо с карточек объектов приложения ELMA: CRM+ (контрагентов и сделок).


Изменена логика запуска процессов с карточек проектов. Теперь настроить, какие процессы будут отображаться на карточке объекта можно очень гибко: например, вы можете настроить один список для проектов, созданных по одному шаблону, и совсем другой список для проектов, созданных по второму шаблону. Подобным образом изменился подход к запуску маршрутов документов.


Также теперь бизнес-процессы можно запускать с ваших собственных объектов, которые вы создали в рамках расширения системы. Например, вы можете создать объект «Заказ», смоделировать набор процессов, в которых заказ выступает в качестве входной переменной, и затем быстро запускать процессы прямо с карточки объекта!


Таким образом, мы реализовали единый механизм привязки процессов к различным объектам системы.

Запускать процессы теперь еще легче

После того, как бизнес-процесс реализован и отлажен, его внедрение не заканчивается – остается еще вопрос его потребления, то есть способа и подхода к его использованию. Особенно остро этот вопрос стоит для сервисных процессов, которые используются сотрудниками не каждый день.

В рамках версии ELMA 3.5 мы сделали связку между бизнес-процессами и Внутренним порталом еще более крепкой. Теперь вы можете разместить в интерфейсе пользователя кнопку запуска бизнес-процесса практически везде: в меню, в содержимом кнопки «Пуск», в портлетах и произвольных страницах.


Часто бизнес-процесс запускается для реализации одного из нескольких типовых случаев (кейсов). Например, процесс «Обработка заявки», на первом шаге которого определяется дальнейший сценарий работы для юридических и физических лиц. Чтобы пользователю было удобно, необходимо отображать различный интерфейс для разных случаев – зачастую делается это при помощи динамических форм (изменяющих внешний вид формы в зависимости от выбранных значений контекста), либо при помощи дублирования процесса.

Конечно, оба подхода неплохо работают, но они достаточно трудоемки в реализации и сложны в сопровождении. В новой версии системы мы предлагаем принципиально иное решение этой задачи – реализовать отдельные кнопки для запуска бизнес-процесса для разных кейсов.

В этом случае в настройках кнопки просто указывается, какой контекст будет туда передан как входной. Все – больше ничего делать не нужно! В результате будет запускаться один и тот же бизнес-процесс, который в дальнейшем удобнее сопровождать, чем более сложное решение или несколько решений.

Изменения в интерфейсах бизнес-процессов

Значительным изменениям подверглись также интерфейсы бизнес-процессов: страниц карточек задач, страниц процессов, страниц мониторинга и т.д.

Кроме изменений оформления (которые позволили не только сделать вид страниц опрятнее, но и удобнее), было также реализовано множество функциональных доработок, так или иначе связанных с интерфейсами бизнес-процессов.

Настройка формы стартового события

Вопрос инициации бизнес-процессов, то есть их запуска, является достаточно сложным. Вообще говоря, процесс должен быть запущен тогда и только тогда, когда он должен быть запущен. Если же он не должен быть запущен – запускать его не надо. Звучит предельно просто и очевидно, однако на деле задача эта достаточно сложная.

Ранее в данной статье уже было сказано несколько слов о том, как сделать запуск процессов ближе к пользователю. Сейчас хочется сказать немного о новом функционале, который был создан, чтобы блокировать ненужные запуски процессов.

Реализовали мы эту задачу очень простым и понятным способом – при помощи настройки форм стартового события. При попытке запустить бизнес-процесс, пользователь обычно видит примерно такую форму:


По умолчанию форма стартового события запрашивает у пользователя имя экземпляра процесса (если экземпляры не именуются автоматически по шаблону) и требует подтвердить действие при помощи кнопки Старт.

Вообще, данная форма не сообщает пользователю никакой полезной информации, кроме названия процесса. Мы предлагаем при необходимости расширять данную форму. Например, вы можете указать здесь дополнительные сведения о процессе:


Текст указанный в поле Описание стартового события будет отображен пользователю в форме стартового события в веб-части. Например, здесь можно написать, в каких случаях процесс запускается, а в каких нет. Также здесь можно привести другую полезную информацию, которую требуется донести до пользователя.


Кроме вводного текста, вы также можете отображать здесь контекст процесса. Например, можно запросить у пользователя ввода некоторых обязательных данных (процесс выдачи кредита нельзя даже запустить, пока пользователь не введет, скажем, набор обязательных данных о клиенте –имени, паспортных данных, ИНН и т. д.).


Как и в случае с другими задачами бизнес-процессов, форму стартового события можно задавать не только в таком простом виде, но и более гибко при помощи конструктора форм.

Кнопки переходов в задачах бизнес-процессах

Огромное количество изменений в рамках версии ELMA 3.5 было реализовано для кнопок переходов задач бизнес-процессов.

Первая новая функция – реализация «выхода по отмене». Зачастую бывает ситуация, когда исполнитель работая с задачей хочет отказаться от основного способа ее выполнения и хочет пойти по некоторому альтернативному пути. Например, менеджеру пришла задача заполнить карточку клиента, но необходимость этой задачи отпала, так как клиент по какой-то причине «пропал».


Конечно, такая логика может быть заложена в форму задачи – реализуется это добавлением нового перехода (например, «Отмена»). Проблема в том, что если на форме имеются поля, помеченные как обязательные для заполнения – система просто не разрешит нажать кнопку перехода, пока в эти поля не будет введено значение.


Ранее задача решалась всевозможными изощренными путями, вроде сложной логики динамических карточек задач. Теперь такая необходимость отпала полностью – переход с логикой «выход по отмене» вы можете просто пометить как таковой в Дизайнере. Теперь при попытке воспользоваться им с карточки задачи, система не будет проверять заполнение обязательных полей.

Вторая новая функция, связанная с кнопками переходов, относится к ошибкам человеческого фактора – нередки случаи, когда пользователь случайно нажимает не ту кнопку перехода, после чего бизнес-процесс «убегает» вперед, следуя заложенной в систему логике. Пользователю остается лишь держаться за голову.

Как мы решили эту проблему в 3.5? Очень просто! Сейчас на каждый переход вы можете повесить форму подтверждения. Чтобы пройти по помеченному таким способом переходу, пользователь должен будет еще раз согласиться в специальном диалоговом окне (кстати, здесь также можно вывести произвольное текстовое сообщение).


Вот так это будет выглядеть в веб части:


Чтобы пользователям было легче ориентироваться в кнопках переходов бизнес-процессов, мы ввели настройку, которая позволит определить цвет кнопок. Например, «опасные» кнопки переходов можно покрасить в красный цвет, а какие-то основные в более нейтральные синие, серые и зеленые цвета.


Кроме управления цветом кнопок появилась простая, но очень удобная функция, позволяющая определить порядок кнопок переходов, чтобы более естественным образом отобразить кнопки на форме задачи.

Когда задача выполнена

Очень важно, чтобы пользователю было удобно не только в момент непосредственной работы с процессом – когда задача по бизнес-процессу уже выполнена, пользователь зачастую должен четко понимать, что происходит с процессом дальше.

Например, если пользователь оформил заявку на выдачу наличных денег, он должен понимать, что произойдет с его заявкой дальше и когда он получит ответ.

Начиная с версии ELMA 3.5 для задач бизнес-процессов можно указать формат сообщения о выполнении задачи:


Из этого сообщения видно, кто является следующим исполнителем задач процесса и отображено в текстовом представлении, что же будет с процессом дальше.

Автоматическое именование задач по шаблону

У сотрудников, которые являются исполнителями часто инициируемых бизнес-процессов, может возникнуть такая ситуация, что в списке их задач скапливается большое количество одинаковых задач, относящихся к разным экземплярам одного и того же бизнес-процесса.

Это может выглядеть как скопление десятка задач с именем «Согласование заявки». Разобраться сходу, к чему относится данная задача, бывает сложно.

Мы рекомендуем в данном случае использовать решение, реализованное в рамках версии ELMA 3.5 – именование задач бизнес-процессов по шаблону. Благодаря данному функционалу одна и та же задача разных экземпляров бизнес-процессов будет иметь различные имена, что делает ее в своем роде уникальной.

Как и в случае именования экземпляров процессов и документов по шаблону, в случае задач вы так же можете использовать в шаблоне упоминания контекстных переменных данного экземпляра процесса.

Пользовательские инструкции

Следующая новая функциональная возможность связана с тем, что как хорошо бы ни были автоматизированы процессы, необходимость в простых регламентах работы и каких-то инструкциях, отпадает достаточно редко. Исполнителю задач всегда нужно передать некоторую дополнительную информацию, чтобы он мог делать свою работу хорошо.

Конечно, можно использовать форму задачи и написать массу комментариев прямо туда. Но это, во-первых, не очень удобно, во-вторых, загромождает карточку задачи и делает ее менее читаемой.

В версии ELMA 3.5 появился механизм, позволяющий прикрепить к карточке задачи пользовательскую инструкцию. На следующем скриншоте приведена форма задачи с такой инструкцией:


Щелчок по данной кнопке приведет к открытию документа, загруженного в систему. Документ может иметь произвольную разметку – это простой веб-документ, в котором в удобном формате с использованием картинок и прочих прелестей разметки объясняется, что пользователь должен делать в рамках задачи, а что не должен.

Мониторинг бизнес-процессов

Мониторинг процессов теперь стал значительно проще – мы сильно переделали инструменты Монитор процессов и Мои процессы. Теперь информация предоставляется в более удобном для восприятия виде.


Также в мониторе процессов появилось отображение ответственных за процесс лиц – владельцев – и поиск по владельцам. Теперь можно быстро понять, кто и за что в организации отвечает, а возможно и найти участки безответственности – процессы, за которые, по сути, никто не отвечает.

В итоге

Версия ELMA 3.5 содержит огромное количество улучшений, связанных с работой бизнес-процессов.

В первую очередь это функции, которые позволяют ускорить время моделирования процессов и их скорейшего запуска в работу, а также функции повышения удобства наших пользователей (самая главная задача ELMA 3.5!).

В следующих версиях системы мы планируем держаться этого курса и дальше! Спасибо всем нашим клиентам, кто своей обратной связью помогал нам делать систему лучше!


Алексей Трефилов

Алексей Трефилов

Директор ELMA

Читайте также

pic

Узнайте, какое решение ELMA оптимально для вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонокЗадать вопрос