Необходимость проведения предпроектного обследования

При автоматизации бизнес-процессов и всей операционной деятельности компании, очень часто возникает необходимость в предпроектном обследовании. В этой статье будет дан ответ на ряд вопросов:

  1. Существует ли реальная необходимость в предпроектном обследовании? Для чего это нужно всем участникам?

  2. Какие основные задачи решаются при помощи предпроектного обследования?

  3. Что мы получаем на выходе (какие артефакты)?

  4. Стоит ли делать предпроектное обследование бесплатно или …?

  5. Каким образом донести до заказчика, что процедура крайне важна и будет очень эффективна, сможет окупиться?

Перед тем как начать говорить о том, что подобного рода задачи крайне важны перед этапом инициирования проекта и что от проведения этого этапа зависит успех всего проекта, хотелось бы разобраться, что же такое проект.

Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникального продукта, услуги или результата. Определений проекта достаточно много. В каждом из определений можно выделить для себя наиболее близкое. Как мне кажется, идеального определения нет и, наверное, вряд ли оно возможно. Но определение по PMBOK для меня самое четкое и самое понятное, хотя для «русского уха» это определение может показаться крайне неудачным (временное предприятие – часто понимается неправильно).

Говорят, уникальность порождает большое количество рисков и это на самом деле так, поскольку в рамках проекта мы сталкиваемся с новыми технологиями, с новыми требованиями заинтересованных сторон, с новыми интерфейсами. В проекте всегда много заинтересованных сторон, которые имеют ряд потребностей в рамках проекта, а если есть потребности и их много, значит велика вероятность что их требования будут пересекаться и частично противоречить друг другу, а это значит, что нужно искать баланс, компромиссы – это и есть одна из основных задач предпроектного обследования.

Всегда необходимо помнить о том, что задача автоматизации – сохранить уникальные конкурентные преимущества автоматизируемой компании. А стало быть, при любой модернизации и бизнес-процессов и деятельности компании обязательно нужно проводить предпроектное обследование, дабы сохранить уникальные конкурентные преимущества бизнеса.

На этапе предпроектного обследования ставится цель – выявить следующие сегменты рабочей среды компании:

  • Структура предприятия

  • Взаимосвязи между отделами

  • Основные типы документов и маршруты

  • Основные бизнес-процессы

В зависимости от специфики компании также выявляются механизмы взаимодействия с внешней средой (с клиентами, поставщиками, потребителями).

Зачастую, источником предоставления информации выступает или руководство компании (редко бизнес) или руководители отделов.

На этапе предпроектного обследования можно наблюдать высокий профессиональный уровень консультантов и аналитиков, эффективность используемых ими методик, а так же лично удостовериться в высоком уровне профессиональной компетенции специалистов. Убедиться именно на этапе предпроектного обследования, а не на презентации продукта и при этом, зачастую, нет никакой необходимости вступать в финансовые отношения.

После проведения предпроектного обследования, на выходе, руководство компании может увидеть слабые места административной и управленческой структуры, а так же определить пути улучшения работы компании.

Вот тут можно детально рассмотреть, а что именно может дать предпроектное обследование заказчику:

  • Детальное описание существующих бизнес-процессов в компании и сравнить реальное положение дел

  • Оптимизировать существующие бизнес-процессы за счет опыта консультантов, которые были получены в ходе внедрения в аналогичных компаниях

  • Понять соответствие функциональных возможностей системы реальным бизнес-процессам компании

  • Выделить и учесть уникальные преимущества компании на этапе внедрения, а не после ввода системы в промышленную эксплуатацию

  • Бюджет проекта и сроки реализации проекта (план-график)

  • Оценить ресурсы, которые будут необходимы на этапе внедрения для своевременного планирования их выделения на проект

  • Реестр рисков, которые будут влиять на качество выполнения работ

  • Понять, есть ли возможность выполнить часть работ своими силами, тем самым понять необходимость создания центра компетенции, который будет заниматься развитием системы самостоятельно

В свою очередь, предпроектное обследование необходимо не только заказчику, но и компании, которая будет заниматься внедрением.

Вот основные выгоды:

  • Удовлетворенность заказчика (на этапе предварительных продаж заказчик не всегда понимает, что и для чего). Тут у него есть возможность понять реальные возможности системы

  • Уточнение сроков внедрения и необходимых для этого ресурсов, чтобы иметь возможность планирования выделения ресурсов

  • Сокращение сроков внедрения и избежание риска выполнения бесплатных работ (некоторый объем работ можно делать параллельно, а не последовательно; обнаружение несоответствия функционала системы на стадии завершения проекта автоматически влечет за собой увеличение и сроков проекта и объема работ). Зачастую, у заказчика при появлении нового объема работ или необходимости доработки системы, «возникают сложности» с финансированием таких работ, а это значит, что для успешного завершения проекта эти работы будут делаться бесплатно.

  • Формирование реестра рисков и своевременное обеспечение мер, необходимых для минимизации влияния этих рисков на успех проекта

  • Личное (живое) общение консультантов с рабочей группой в дальнейшем упростит их совместную работу.

Наиболее важная задача предпроектного обследования – изучение базовых бизнес-процессов компании и выяснение основных проблем, которые компания хотела бы решить с помощью системы автоматизации. Самый верный и проверенный способ для эффективного предпроектного обследования – это опросный лист, который позволит задать все необходимые вопросы, касающиеся основных направлений деятельности автоматизируемых подразделений, ничего при этом не упустив.

Крайне важно опрашивать сотрудников разных рангов – от исполнителей до руководства компании. В современных реалиях бывает такое, что высшее руководство считает, что бизнес-процессы идут так, как они были изначально задуманы, а в действительности работа в компании ведется совершенно иным образом.

Еще одной важной составляющей предпроектного обследования является анализ состояния ИТ-среды заказчика. Оценка используемого оборудования, коммуникаций, уровня квалификации ИТ-специалистов. Уже на данном этапе важно понимать, достаточно ли у компании ресурсов для успешного внедрения системы.

Также необходимо четко зафиксировать, какие из озвученных заказчиком проблем, не решаются с помощью внедряемой системы, и предложить иные способы выхода из этой ситуации.

Основной проблемой предпроектного обследования является десяток задач, которые хотелось бы видеть заказчику, это так называемые «хотелки» без которых полноценная работа возможна, но из-за отсутствия знаний или опыта на стороне заказчика и без реализации со стороны ИТ-компании этих самых «хотелок» дальнейшее взаимодействие крайне затруднительно. Подобные моменты нужно уметь грамотно разруливать.

Если руководство четко понимает, что предпроектное обследование – один из самых важных этапов успешного внедрения проекта, то это огромный плюс для дальнейшего взаимодействия с компанией. Именно этот этап служит фундаментом для всей последующей работы над проектом.

Предпроектное обследование начинается со знакомства с руководством компании и руководителями отделов.

Крайне важно уже в самом начале выявить и понять основные проблемы компании. Описать текущие процессы:

  • Процессы управления (стратегическое, операционное и финансовое планирование)

  • Основные процессы (закупка материала, производство сырья)

  • Обеспечивающие (сервисные)процессы (заявление на отгул, заявка на приобретение техники, оплата счета).

Руководство выделяет первоочередные, наиболее важные задачи, которые должны быть достигнуты в процессе реализации проекта. То есть необходимо обозначить основные характеристики проекта.

Руководители отделов в свою очередь объясняют структуру своего отдела, основные типы документов и документопотоки, маршруты, а так же взаимосвязи с другими отделами.

Проектирование решения на этом этапе – задача достаточно трудоемкая, но все понимают, что без этой работы успешная реализация проекта не сможет принести должного результата. Подобные процедуры проходят при непосредственном участии, как сотрудников отдела консалтинга и внедрения, так и сотрудниками компании. Бывает и такое, что руководители отделов очень заняты своей текущей деятельностью. В таком случае они выделяют компетентного специалиста, который очень хорошо понимает суть бизнеса, его цели и задачи.

Одна из основных проблем, с которой приходится зачастую бороться во время проведения предпроектного обследования – занятость сотрудников компании. Работа по составлению схем (моделей) бизнес-процессов и консультаций отвлекает сотрудников компании от своих непосредственных задач. Для того, чтобы избежать подобных рисков данный вопрос должен быть решен руководством компании с самого начала. Со стороны компании желательно иметь компетентного специалиста, который будет являться точкой входа в компанию, способный оперативно решать все организационные вопросы, позволяющие экономить время, как специалистов отдела консалтинга и внедрения, так и время сотрудников компании.

Результатом предпроектного обследования является документ, в котором описаны базовые составляющие:

  • Границы проекта

  • Задачи проекта (масштаб проекта)

  • Объем проекта

  • Описание существующих бизнес-процессов

  • Описание документооборота в подразделениях

  • План проекта

  • Бюджет проекта (оценка работ)

  • Управление рисками (внешние и организационные риски) и определение мер, необходимых для минимизации их влияния

  • Требования к функциональности

  • Требования к интеграции в существующую ИТ-инфраструктуру компании

  • Анализ ИТ-среды на соответствие требованиям системы, а так же рекомендации по ее изменению

  • Объем работ, который не может быть реализован в предлагаемой системе по пожеланию заказчика (время и стоимость)

  • Количество автоматизируемых рабочих мест

Полученный на выходе документ очень важен не только специалисту, который будет заниматься внедрением в рамках проекта, но и руководству компании. Документ позволяет увидеть недостатки управленческой структуры, «узкие» места. Руководитель компании, в свою очередь, основываясь на этот документ, в некоторых случаях может принять определенный ряд действий:

  • Перенос отдельных функций с одного подразделения на другое

  • Реорганизация отделов

Если такая необходимость реально существует и подобная работа будет проделана до начала составления технического задания, то это позволит избежать переработки технического задания во время реализации проекта, и тем самым, избежать затягивание реализации проекта.

Так же, важно понимать, что предпроектное обследование является основой для дальнейшего составления технического задания.

Как правило, предпроектное обследование отражает общие пожелания руководителей отделов компании в целом, а так же возможные пути автоматизации и упрощения ежедневной деятельности людей.

Очень важно донести до заказчика, до бизнеса (спонсора), что отсутствие этапа предпроектного обследования в подавляющем большинстве случаев приводит к затягиванию сроков и, соответственно, увеличению стоимости работ, как из-за организационных, так и из-за технических проблем, которые возникают в ходе внедрения.

Если все-таки заказчик не понимает, что предпроектное обследование является залогом успешного проекта внедрения, то стоит все же обосновать эффективность сего мероприятия.

    1. Экономия ресурсов и времени

    • Учесть все пожелания заказчика до начала проекта, а не после ввода системы в промышленную эксплуатацию

    • Понять всю ИТ-инфраструктуру компании и знать все нюансы, которые будут известны заранее

    • Своевременно выделить ресурсы как со стороны компании так и со стороны ИТ-компании

    • Составить реестр рисков, способный повлиять на процесс внедрения системы, и разработки мер по их минимизации

Любая задержка (срыв сроков) всегда серьезные дополнительные расходы для компании, которые можно легко подсчитать и учесть в каждом конкретном случае.

    1. Уменьшение стоимости внедрения (возможное)

    • Понять, что можно сделать силами компании, тем самым создав центр компетенции на стороне заказчика

    • Уточнение и сокращение объема работ путем отказа от определенных процедур, которые были собраны в ходе предпроектного обследования

    1. Повысить эффективность системы и производительности труда сотрудников компании путем оптимизации бизнес-процессов

    2. Отказ от внедрения, если на этапе предпроектного обследования было понятно, что система не способна решить задачи компании или доработка под нужды заказчика будет слишком дорогой.

Делать ли предпроектное обследование бесплатно или брать за это деньги – ответ на самом деле очень простой. Если цель обследования – понять примерный бюджет проекта, то достаточно будет заполнить заказчику простой опросный лист. А вот если цель обследования – это решить задачи, описанные выше, то требуется отвлечения отдельных ресурсов ИТ-компании и должно быть обязательно платным. Настоящее предпроектное обследование является не просто диалогом двух людей по схеме «вопрос-ответ», но полноценной консалтинговой услугой, которая позволит понять и оценить необходимость сего мероприятия, сроки и бюджет, а так же позволит оптимизировать существующие бизнес-процессы компании.

Поэтому если компания не хочет получить на выходе проект с кучей доработок и, как следствие, постоянными переносами сроков ввода системы в промышленную эксплуатацию, то ей просто необходимо провести качественное предпроектное обследование.



#Бизнес-процессы(BPM) #Статьи #РазвитиеБизнеса #Управление_бизнес-процессами_и_изменениями
Дмитрий Ладяев

Дмитрий Ладяев

Директор проектного офиса ELMA Казань

Читайте также

pic

Узнайте, какое решение ELMA оптимально для вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонокЗадать вопрос