Внедрение системы автоматизации бизнес-процессов компании «Ваша мебель», запуск системы в работу

После описания, моделирования и написания технического задания проекта, начинается непосредственное внедрение системы автоматизации основных бизнес-процессов компании в системе ELMA. Все работы выполняются исключительно в рамках разработанного и согласованного технического задания. Иногда, по соглашению обеих сторон (заказчика и исполнителя), содержание ТЗ меняется, если в процессе реализации и тестирования проекта появляются новые важные уточнения. На этапе внедрения системы автоматизации очень важно взаимодействие рабочей группы проекта (сотрудников компании заказчика) со специалистами компании-внедренца: специалист настраивает систему под запросы каждого сотрудника компании, создавая тем самым удобные условия для его работы.

Работы по внедрению системы автоматизации начинаются с настройки системы и продолжаются в среднем один-полтора месяца. За это время происходит настройка всех алгоритмов, настройка справочных систем, вводятся все необходимые отчетные формы, пользователи системы, а также настраивается доступ для каждого из пользователей. Продолжительность этапа внедрения системы автоматизации во многом зависит от сложности описываемых бизнес-процессов и уровня квалификации специалистов, выполняющих работы по настройке.

Со стороны компании-заказчика на данном этапе в рамках тестирования идёт постепенное «погружение» в работу системы: сотрудники изучают интерфейс программы, учатся «нажимать на нужные кнопки», заносить необходимые данные.

Внедрение системы автоматизации можно описать следующим образом:

  1. Создаётся исполняемая модель процессов в Дизайнере ELMA: прорисовывается оргструктура компании, настраиваются зоны ответственности (исполнители), задачи по бизнес-процессу, контекст бизнес-процесса, потоки операций БП (переходы, условия), взаимосвязь с внешними подпроцессами и т.п.

  2. После создания исполняемая модель демонстрируется рабочей группе (по каждому процессу – рабочая группа своя, в зависимости от исполнителей).
    На данном шаге сотрудники компании ООО «Ваша мебель» вносят уточнения и предложения:


    • вносятся изменения по ролям и расширению функций;
    • появляется ограничение действий по времени;
    • оговариваются дополнительные условия (вариации на тему «если клиент не подписал акт, то…»).

    Всё это вносится в модель и заново демонстрируется рабочей группе.
    После внесения изменений – модель заново демонстрируется рабочей группе. И так до полного согласования каждого бизнес-процесса компании.

  3. На следующем шаге процессы начинают тестироваться в реальной рабочей среде компании. Происходит тестовая эксплуатация системы. По итогам тестирования так же вносятся необходимые изменения, уже «обкатанные» на практике.

  4. Параллельно с тестирование бизнес-процессов происходит настройка отчётов по собранным данным. Отчёты содержат реальные данные, полученные в процессе работы компании. Системы отчётов настраивается к концу тестовой эксплуатации и презентуется проектной группе - руководящему составу компании.

  5. После тестирования системы принимается официальное решение - запустить систему в работу. Выпускается приказ по организации.

Итоги внедрения системы автоматизации ELMA в компании «Ваша мебель»

В результате 4 этапа проекта система ELMA стала готовым индивидуальным решением для компании «Ваша мебель». Все процессы «построены» по картине To be, но «подогнаны» под желания и для удобства каждого сотрудника компании, который будет работать в системе. В очередной раз заказчик порадовал пониманием и желанием совместной работы, как со стороны руководителей, так и простых работников. Все понимали, что справиться самостоятельно не получится и компании необходима сторонняя помощь.

«Для хоть какого-то структурирования входящей информации мы пробовали составить эксель-таблицы с данными по заказам, но работу это не упростило. Осталась потребность в многочисленных звонках для уточнения состояния, дополнения, изменения заказов. Поэтому морально компания была готова к изменениям» - Директор компании ООО «Ваша мебель»

Запуск системы ELMA в компании «Ваша мебель»

После внедрения и тестирования системы автоматизации бизнес-процессов начинается промышленная эксплуатация системы. В ходе эксплуатации могут выявляться некоторые ошибки, погрешности, требующие исправления и отладки с помощью квалифицированных специалистов. В рамках проекта внедрения автоматизированной системы на этап промышленной эксплуатации отводится месяц.

Для лёгкой работы в системе любого сотрудника компании «Ваша мебель» специалистами ELMA были проведены семинары по обучению, в том числе отдельный семинар для руководящего состава компании – по работе с отчётами. Так же для каждой бизнес-роли (руководитель, менеджер, секретарь и т.д.) были разработаны Инструкции по выполнению необходимых для работы действий.

Результаты проекта «Оптимизации деятельности компании ООО «Ваша мебель»

Итак, спустя 2,5 месяца проект завершён!

Все процессы описаны и исполняемы, сотрудники работают слаженно на реализацию основной цели – качественного выполнения заказа. А, если кто то «забывает» о своих задачах, то руководитель всегда поможет «напомнить» исполнителю о них.

Итоги совместной работы компаний ELMA и компании ООО «Ваша мебель стало решение следующих задач:

  • описаны основные процессы компании;
  • чётко прописаны процедуры, влияющие на качество обслуживание клиентов;
  • создана система оперативного контроля как над производственным процессом, так над общим процессов исполнения заказа (с помощью задач и системы отчётов);
  • внедрена система электронного документооборота.

Даже используя не весь потенциал автоматизированной системы ELMA и её приложений, в рамках проекта были созданы все условия для достижения поставленных перед компанией целей. Компания ООО «Ваша мебель» может развиваться, не тратя больше время на исправление «случайных ошибок».

Безусловно, со временем руководство компании будет ставить перед собой всё новые цели. Система ELMA имеет мощную платформу для дальнейшего развития в виде движка BPM, который позволит внести все улучшения в процессы «на лету». Эффект от внедрения ощутили все сотрудники компании: от топ-менеджмента, до рядовых сотрудников. Значительно сократилось время на поиск документа – в 10 раз! В 6 раз сократилось время на согласование документа. За счёт автоматического контроля исполнения задач по процессу в два раза повысилась исполнительская дисциплина. В дальнейшем компания планирует использовать интеграцию с IP – телефонией и внедрить систему KPI для повышения квалификации своих сотрудников.

«Наша компания рада, что доверилась команде специалистов компании ELMA. В первую очередь, за оперативность при проведении интервьюирования, не отвлекая на долго сотрудников от работы. Во-вторых, за учёт всех предложений и замечаний (даже самых минимальных) от наших сотрудников.

Уже в первую неделю продуктивной эксплуатации были заметны положительные результаты в работе компании. Могу с уверенностью сказать, что на 100% решена проблема потеря любых документов, в том числе первичной бухгалтерской документации. Устранены просрочки по дополнительным соглашениям к договорам поставки и претензиям к допоставкам. И это уже немалая экономия в «кошельке» компании» - Директор компании ООО «Ваша мебель»




#Бизнес-процессы(BPM) #Статьи #Отзывы #Внедрено #Управление_бизнес-процессами_и_изменениями

Cветлана Шутова

Cветлана Шутова

Контент-менеджер

Читайте также

pic

Узнайте, какое решение ELMA оптимально для вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонокЗадать вопрос