Урок 8: Улучшение бизнес-процессов, при помощи BPMN

Восьмой Урок практического курса BPMN посвящён рассмотрению процедур Контроля и Улучшения бизнес-процессов компании с помощью BPMS-системы.

Как уже описывалось в предыдущем седьмом Уроке, рассматриваемые процедуры являются неотъемлемой частью Цикла Деминга – постоянного круга регулирования усовершенствования продукта и процессов, оптимизации объектов.

После исполнения описанного бизнес-процесса наступает момент истины – верна ли реализация процесса в деятельности компании, ведёт ли к достижению поставленной цели и, если есть отклонения, то в чём их причина. Ответ на эти вопросы может дать контроль над выполнением процесса.

Функция контроля - это необходимый атрибут управления, который позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Контроль осуществляется посредством предварительного анализа выполняемых процессов.

По результатам анализа статистики выполнения заданий можно принимать различные управленческие решения:

• изменения хода работы процесса;
• перераспределение функций между сотрудниками (отделами);
• привлечение дополнительных сотрудников в 'узких горлышках' процесса, где существующего персонала явно не хватает;
• поощрение эффективно работающих сотрудников и продвижение их по служебной лестнице;
• изменить мотивационные схемы оплат для сотрудников.

В рамках седьмого Урока был рассмотрен контроль над процессами со стороны самого сотрудника через Монитор процессов. Однако данный инструмент имеет большую практическую пользу для руководителя – с целью анализа и контроля над процессами.

Процессы бывают большие – много участников, зон ответственности. Как понять, что творится в рамках данного процесса? Монитор процессов позволяет посмотреть на ситуацию «сверху» - он показывает, какие сейчас процессы проистекают в компании, на каких шагах находятся, кто за эти шаги отвечает.

Рис. 42. Монитор процессов с отображением статистики по выполнению процессов

Система ELMA позволяет не только видеть всю статистику по существующим бизнес-процессам, но и контролировать чёткое их выполнение.

Монитор процессов показывает характер реализации всех процессов – как текущих, так и завершённых или прерванных. Если у процессов определены плановые показатели (временные, технические и т.п.), то с помощью системы ELMA можно отслеживать достигнуты ли эти показатели в рамках процесса или нет. Данный показатель является ценной информацией для принятия верных управленческих решений.

Если в системе ELMA обнаружены «проблемные» процессы (с красными значками на Мониторе процессов) - плановые показатели не были достигнуты в процессе. При этом в Мониторе можно найти всю необходимую информацию об этапе, на котором происходит срыв показателей, и непосредственных ответственных за этап.

Рис. 43. Монитор процессов с отображением статистики по достижению показателей процессов

В такой ситуации у руководителя есть два пути:

Путь 1 — улучшение текущего процесса, а именно постоянные улучшения. Сделали улучшения – посмотрели на значение показателя. Показатель улучшился — значит, направление выбрано правильно, и можно продолжать дальше совершенствовать процесс до достижения планового показателя.

Путь 2 — изменение показателя процесса. Возможно, что плановое значение изначально задано неверно, и стоит скорректировать плановое значение и скорректировать сам процесс в соответствии с этим ожиданием.

Если результаты изменений не удовлетворяют, всегда можно вернуться к предыдущим версиям, либо посмотреть историю улучшений бизнес-процесса. Система хранит все версии процессов, ничего не теряется.

ELMA не принимает решения за человека — она подсказывает и дает достоверные цифры из реальной практики компании. Система — лишь инструмент, позволяющий вовремя отреагировать, изменить и актуализировать бизнес-процессы на любые воздействия со стороны внутренней и внешней среды компании.

Даже если компания работает без определённых показателей процессов, в ходе работы достаточно часто появляются идеи по улучшению и оптимизации процессов. Система ELMA построена гибко и позволяет вносить изменения в процессы даже после внедрения этих процессов в работу.

Все изменения процессов производятся в дизайнере системы ELMA, что позволяет осуществлять оптимизацию любым бизнес-пользователем компании (ответственным за данный процесс). Для доработки бизнес-процесса не требуется останавливать его работу — вносить изменения и применять их можно прямо "на ходу". Одной из ключевых особенностей управления бизнес-процессами в системе ELMA является возможность быстро внести коррективы в структуру процесса и мгновенно проверить эффективность таких изменений на практике.

Рис.44. Оптимизация процесса

Например, руководитель решил что операцию «Составление сметы» по некоторым сделкам лучше выполнять Коммерческому директору, а не Менеджеру по продажам (это может быть связано с особенностями работы организации) с целью получения большего результата. Система ELMA позволяет изменить процесс в работающей системе (для этого не нужен ни программист, ни остановка системы) и применить изменения немедленно. После того, как процесс исполнен с учетом сделанных изменений, можно сразу оценить эффективность внесенных коррективов.

Улучшать процессы можно бесконечно до получения необходимого результата. Процесс, идеально отлаженный однажды и приносящий максимальную пользу вчера, не обязательно будет эффективным сегодня. Постоянный мониторинг позволит отследить негативные тенденции и отследить их участки - это знак руководителю. Знак того, что нужно что-то менять. Внесенные изменения в ELMA можно будет немедленно отследить и проверить их эффективность, сравнить с эффективностью предыдущих версий процесса. В случае неэффективных изменений (ведь может быть принято и неверное решение), это также можно будет сразу же отследить - это сигнал о том, что вероятно был сделан неверный шаг и стоит пойти другим путем или вернуться к предыдущей схеме работы.

Подводя итоги последних двух Уроков, посвящённых ИСПОЛНЕНИЮ нотации BPMN, выделим главное – только используя полный цикл Деминга в деятельности компании, можно ожидать развития и совершенствования бизнеса, повышения конкурентоспособности и управления «будущим» компании.

ELMA, как BPMS система, позволяет сопровождать бизнес на всех этапах становления и совершенствования процессного подхода в управлении компанией.

Рис. 45. Система ELMA в рамках цикла Деминга

На данном Уроке практический Курс по BPMN заканчивается.

Надеемся, что рассмотренный и представленный на Ваше изучение материал был полезен и пригодится в организации и совершенствовании деятельности компании.