Кратко о проекте
ООО «АВЕСТА» (г. Санкт-Петербург) специализируется на монтаже систем сжатого воздуха, систем маслораздачи, удаления газов и пылеудаления; поставках компрессорного и маслосменного оборудования, систем пыле-газоудаления, в том числе высоковакуумных насосов высокого давления для всех типов жидкостей, пневматического и электрического инструмента, а также осуществляет техническое обслуживание оборудования.
Заказчиками являются российские и иностранные компании, расположенные на территории России.
Для обеспечения конкурентных преимуществ компании в части организации продаж был внедрен продукт ELMA CRM.
Для компании это первый опыт с CRM системой. К поиску продукта руководство компании подошло основательно: были изучены практически все предложения на рынке. Ключевым преимуществом ELMA стала возможность управления бизнес-процессами и проектами, которая обеспечивает жизнеспособность CRM системы в рамках конкретной компании.
Предпосылки проекта
Отдел продаж компании осуществляет несколько типов сделок: продажа оборудования/материалов, техобслуживание и монтаж оборудования на производственных объектах.
В процесс подготовки сделки вовлечены также сотрудники других подразделений: ПТО, закупки, логистика, склад. Неорганизованное взаимодействие отделов при растущем количестве заказов влечет несогласованность действий в силу различного темпа и объемов работ каждого сотрудника.
К тому же всем сотрудникам, участвующим в подготовке сделки необходим единовременный доступ к документам, что невозможно обеспечить силами, например, 1С в силу требований безопасности информации.
Задачи проекта
Перед сотрудниками отдела внедрения стояло несколько задач:
-
Создать единую среду для обеспечения процесса продаж
-
Выстроить сквозные процессы продаж в соответствии с требованиями компании
-
Обеспечить функционирование CRM системы
-
Управление проектами
Способ решения
Специалисты отдела внедрения, на основе существующих в организации этапов продаж, выстроили процессы, которые автоматически регулируют как стадии сделки, так и отношения отдела продаж с другими отделами. Таким образом, процесс продаж стал сквозным и абсолютно прозрачным - на каждом этапе можно отследить статус сделки.
Бизнес-процессы, созданные в рамках внедрения:
-
Подготовка и согласование коммерческого предложения. Создание, согласование коммерческих предложений для разных типов сделок, контроль отправки КП клиенту и ожидание результата рассмотрения КП. Использование шаблонов КП для создания документа.
-
Загрузка прайсов. Загрузка прайсов от поставщиков, хранение номенклатуры в ELMA, легкий доступ пользователя к стоимости позиции, без участия 1С.
-
Создание и подписание договора с покупателем. Создание, как по шаблону, так и без, договоров, согласование, ожидание подписания договора со стороны Заказчика, хранение договоров в системе, отображение в карточках контрагентах и сделки.
-
Выставление счета. Заявка на выставления счета для клиента, необязательное согласование, контроль отправки клиенту, отображение в карточках сделки и контрагента.
-
Поступление оплаты. Запускается при поступление денег на расчетный счет бухгалтером, оповещение менеджера, оповещением руководства, отображение поступления в счете.
-
Работа с претензиями. Претензию может зафиксировать любой сотрудник компании, работа с претензией, отслеживание статуса претензий, хранение, поступивших в адрес организации от покупателей.
-
Отчет по работе менеджеров. Сбор информации о количественных характеристиках работы менеджера (кол-во сделок закрытых, кол-во активных клиентов, взаимоотношений, сконвертированных возможностей) за период.
-
Работа по оплате с выставленными счетами. Проверка всех счетов на оплату, выставленные в рамках ELMA срок оплаты которых прошел, задание для ответственных менеджеров, для уточнения сроков оплаты/актуальности счетов.
-
Процессы Заказ и закупка оборудования/материалов и Процесс Доставка и отгрузка оборудования/материалов позволяют отследить все стадии от заказа менеджером в отделе закупке до отгрузки клиенту.
-
Процессы перехода между стадиями сделки – регламентируют, что нужно сделать со сделкой на разных стадиях.
Результаты проекта
Гибкость системы ELMA обеспечила кастомизированное решение, отвечающее требованиям компании Авеста в части продаж и поставок.
Внедрение CRM системы и использование бизнес-процессов обеспечило слаженное взаимодействие всех отделов и прозрачность каждого этапа сделки, что стало конкурентным преимуществом компании.
В компании Авеста также был установлен модуль Проекты+, в данный момент используется стандартный функционал. В планах компании развитие данного модуля и взаимодействие с модулем CRM.
