Кратко о проекте
Компания «Геокад», имеющая большой опыт в области геодезических, геологических, экологических, кадастровых и проектных работ, внедрила систему «ELMA» для автоматизации документооборота и управлению проектами. Использование ELMA позволило структурировать созданные в компании процессы и повысить эффективность управления.
Предпосылки проекта
Ранее, система документооборота в компании «Геокад» представляла собой сетевую папку для хранения документов, постановка задач происходила в устной форме. За пять лет существования компания выросла в несколько раз, прежний способ работы стал затруднительным. Руководство столкнулось с проблемами осуществления контроля, исполнения и структурированности информации. Это и послужило толчком для внедрения системы электронного документооборота.
Задачи проекта и выбор системы интегратора
По результатам поиска имеющихся на рынке систем по автоматизации документооборота, компания «Геокад» выбрала решение ELMA. Основными критерием при выборе продукта стало наличие необходимых модулей: управление договорами и бизнес-процессами.
Следующим шагом был выбор интегратора. По рекомендации разработчиков ELMA внедрение было поручено региональному партнеру «Тюмбит-АСУ», имеющему большой опыт работы как с системой ELMA, так и с аналогичными продуктами.
Перед «Тюмбит-АСУ» были поставлены следующие задачи:
-
повышение эффективности управления;
-
автоматизация документооборота;
-
увеличение производительности труда.
Процесс внедрения
На первоначальном этапе проекта был проведен анализ бизнес-процессов, сформулированы требования заказчика и продемонстрированы возможности будущей системы. Специалисты «Тюмбит-АСУ» подробно расписали существующие процессы и предложили решения по их улучшению. Было подготовлено детальное техническое описание, по которому был настроен базовый макет. В итоге, из нескольких блоков-задач выросли замысловатые бизнес-карты, было создано множество шаблонов и директорий для хранения документов.
Возможные проблемы и способы их решения
Одной из проблем, с которой столкнулось руководство компании в процессе автоматизации документооборота стало нежелание сотрудников работать с новой системой. Чтобы не тормозить процесс внедрения было принято решение провести опрос и выявить, какие сложности испытывают сотрудники компании. По результатам опроса была подготовлена программа обучения.
Обучение сотрудников происходило по двум направлениям:
-
стандартные возможности системы;
-
бизнес-процессы.
Результаты
В настоящий момент компания «Геокад» обладает адаптированными и автоматизированными процессами по работе с документами, имеет прозрачную структуру существующих бизнес-процессов.
Система «ELMA» позволяет:
-
хранить всю информацию в одном месте (всегда известно местоположение документа);
-
исключить разрозненность оформления документов (созданы шаблоны по исходящим договорам и письмам);
-
эффективно работать по проектам, не забывая про контрольные точки;
-
управлять сотрудниками в оперативном режиме;
-
соблюдать все этапы и контролировать сроки исполнения за счет структурированности процессов;
-
организовать рассылку уведомлений и возможность отправки сообщений в разрезе проектов;
-
просмотреть состояние дел в любой момент времени.
Внедрение оправдало ожидания. Появились планы на заключение договора на сопровождение и дальнейшее развитие системы.
Информация о компании «Геокад»
Компания «Геокад» основана в 2009 году в г. Тюмень. Основными направлениями деятельности предприятия являются инженерно-изыскательные работы для строительства, проектирования и реконструкции объектов. Также компания занимается землеустроительными, кадастровыми и проектными работами.
Клиентами «Геокад» являются строительные компании и подрядные организации разного уровня: от крупных государственных структур Российской Федерации до небольших коммерческих фирм и частных предпринимателе.
