Изменения в ELMA KPI 3.8 коснулись карт целей, добавились новые механизмы сбора данных, изменился подход для построения контрольных панелей и упростилась настройка системы.
Цели / Карты целей
Карты целей в ELMA KPI выполняют 2 функции: позволяют создать основу для системы показателей и позволяют производить постановку SMART-задач не случайным образом, а в соответствии с целями компании.
Механизм работы с картами целей в ELMA KPI выглядит следующим образом:
- Формируется дерево целей (переносим уже готовое дерево целей в систему)
- Привязываем к нему показатели
- В течение периода времени (это может быть полгода, год или более) люди, которые занимаются развитием компании реализуют цели, из месяца в месяц формируя план и привязывая этот план к утвержденным целям
- В итоге в течение периода можно понять какие действия делались и кем, насколько эффективно для достижения цели.
Инструмент удобен для реализации проектов организационного развития компании – позволяет в течение длительного времени ориентироваться на понятные цели.
В версии 3.8 мы добавили новую возможность – теперь цели можно уточнять, добавлять новые в течение периода планирования и все это можно делать из браузера. Рассмотрим пример. Вот карта целей отдела маркетинга. На верхнем уровне мы задаем основные цели, которые раскладываются на цели подразделений.
На уровне подразделения набор целей и мероприятий удобно формировать с руководителем структурного подразделения. И тут гораздо удобнее использовать браузер:
Карту целей можно редактировать и в процессе реализации целей (кто это может делать регулируется правами доступа) – это часто пригождается на быстрой коррекции целей подразделения.
При этом все текущие подходы работают – всегда можно посмотреть какие задачи запланированы для достижения той или иной цели.
Сбор данных
ELMA KPI позволяет организовать сбор данных либо вручную, либо в автоматическом режиме.
В случае, если данные собираются из других систем в автоматическом режиме – проще всего использовать скрипты для сбора и запускать их по таймеру – тут ничего нового в новой версии не появилось да и навряд ли что-то существенное тут можно улучшить.
Улучшили мы инструменты для ручного сбора данных.
Начали с ввода плановых и фактических значений показателя. Раньше ввод плановых значений занимал значительное время – надо было кликнуть на значение за период, ввести его и закрыть диалог.
С версии 3.8 мы добавили редактор, который выглядит как MS Excel. Теперь заполнение плановых и фактических значений показателя так же просто, как и заполнение листа в Excel.
Следующая новинка – это готовые блоки для бизнес-процессов для сбора значений показателей. Собирать приходится 2 вида значений – плановые и фактические. Самое простое – это планы продаж на период. Для ряда компаний план – не постоянная величина, зависит от сезонности, прочих факторов. И учитывая эти факторы персональные планы выставляются в начале периода. Сейчас есть возможность сильно упросить процесс – достаточно сделать бизнес-процесс, который будет запускаться 1-го числа периода (месяца, квартала, полугодия) и ставить руководителю отдела продаж задачу.
Таким образом, 1-го или 2-го числа планы будут определены (можно сделать и заранее - так, как принято в компании).
Аналогично можно устроить и сбор фактических значений – просто запускать в конце периода процесс для сбора. Причем гибкость механизма бизнес-процессов позволит поставить допустим не одну задачу, а несколько – в этом случае каждый из исполнителей вводит свой набор значений, а в целом получаем готовую картину с фактическими значениями.
Контрольные панели
До версии 3.8 построение контрольных панелей производилось в Дизайнере ELMA. С версии 3.8 мы решили упростить подход и перенести формирование Контрольных панелей в веб-интерфейс. Для этого мы разработали новые виды графиков, которые доступны в виде стандартных портлетов ELMA.
Построение контрольной панели в версии 3.8 ничем не отличается от настройки страниц. Добавляете портлеты, в портлетах настраиваете параметры графиков - и контрольная панель готова.
Инструмент в Дизайнере для рисования контрольных панелей тоже будет доступен некоторое время – все что было сделано будет по прежнему доступно для конфигураций, созданных до версии 3.8.
Настройка показателей
Еще одна вещь над которой мы поработали – это настройка показателей в Дизайнере ELMA. Задачей было упростить механизм настройки показателей, что бы человек без ИТ-бекграунда мог им пользоваться.
Настройка шкал – это то, чем мы занялись в первую очередь. Теперь настройка шкалы выглядит следующим образом:
Настраиваются цвет показателя и то, как значение показателя будет переведено в процент эффективности. Рассмотрим пример:
Показатель:
- Выручка
- Граница желтой зоны состовляет -20% от плана
- Эффективность от 0% до 100%
В этом случае при плане 100 значение 78 будет красных, эффективность 78%, значение 95 будет желтым, эффективность 95%.
Процент эффективности нужен для включения показателя в матрицу эффективности какому-то из сотрудников – это позволит привязать выполнение плановых значений и эффективность деятельности человека.
Заключение
Дополнительно к перечисленным новшествам в ELMA KPI сделано много более мелких улучшений – изменены графики показателей, удобнее построена работа с персональными показателями и т.д.
Мы постарались сделать инструмент для компаний, которые хотят связать воедино фактические показатели деятельности, цели и мотивы людей их достигать. Нам кажется, что в 3.8 ELMA KPI стала гораздо проще в использовании и настройке, что делает ее хорошим дополнением к продуктовой линейке ELMA.
