Закупки сырья, материалов, оборудования в тех или иных объемах выполняют все предприятия. В торгово-производственных компаниях это часть основного бизнес-процесса. В других, например, ИТ-компаниях, управление закупками – это сервисный или обеспечивающий бизнес-процесс. Процедуры закупок сильно различаются от отрасли к отрасли – от жестких регламентов федерального законодательства в государственных учреждениях до «живых» неформализованных закупочных процедур в малом бизнесе.
Рассмотрим закупочные процедуры с точки зрения автоматизации, применяемых для этого решений и существующих ограничений. Выделим основные этапы закупок и возможности автоматизации каждого из них.
ИС в сфере закупок
Можно условно выделить следующие группы инструментов автоматизации, используемые в различных компаниях:
Инструменты автоматизации закупочных процедур
Государственные компании
Закупочные процедуры государственных компаний регламентируют закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и закон №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
Существует несколько проверенных ИТ-систем, которые позволяют выполнять закупки в соответствии с требованиями законодательства. Такое специализированное ПО включает в себя не только учетные системы предприятия, но и интеграцию с централизованными торговыми площадками или отдельное приложение подобной торговой площадки. Часто такие решения разрабатываются внутри учреждения или специализированно одним из интеграторов.
Крупные коммерческие компании
Многие компании, относящиеся к сегменту крупного бизнеса, попадают под регламенты 223-ФЗ о закупках, но реализуют их с иной позиции, учитывая свою коммерческую направленность. В первую очередь, речь идет о госкорпорациях. Работа с регламентным исполнением бизнес-процесса без автоматизации всей цепочки работ широко распространена в крупных компаниях.
Тем не менее, в сфере крупного бизнеса зародились и используются специализированные для автоматизации закупочной деятельности системы и подсистемы. Это решения класса SRM (Supplier Relationship Management) и аналогичные по функционалу модули крупных ERP. На больших объемах данных особенно важны контроль ошибок персонала и привязка данных к объектам учетной системы для формирования эффективной аналитики.
В крупном бизнесе все чаще встречаются отдельные контуры, автоматизируемые с помощью гибких BPM подходов и WorkFlow-подсистем. В качестве примера можно привести бизнес-процесс организации и проведения тендеров, смоделированный и автоматизированный с помощью ELMA BPM для российской нефтедобывающей компании. Проведение тендера – только часть более объемного бизнес-процесса закупок. Тем не менее, как видно из примера, в конкретной нефтяной компании это достаточно внушительный и сложный процесс.
Визуализация процесса проведения тендеров в нефтедобывающей компании
На изображении представлена визуализация процесса проведения тендеров – порядок действий, участники процесса. Это первый шаг к последующей автоматизации бизнес-процесса с добавлением генерации документов, передачи данных в ERP-систему, интеграции с CRM и т.д.
Следующий пример – бизнес-процесс проведения закупки в нефтяной компании, уже автоматизированный в системе ELMA BPM. Каждый синий блок на схеме представляет собой еще один процесс.
Карта бизнес-процесса закупок, автоматизированного в ELMA BPM
Детальнее об автоматизации закупок с помощью BPМS поговорим на примере среднего и малого бизнеса.
Средние и малые компании
На предприятиях высокого эшелона чаще всего используются те же решения, что и в крупном бизнесе – серьезные кастомизированные модули ERP, отдельные интегрированные решения. В совсем малом бизнесе об автоматизации обычно не думают, так как стоимость специализированных решений не дает реальной выгоды от внедрения.
В среднем и мало-среднем бизнесе на автоматизацию закупок смотрят с новой стороны – со стороны создания решений на базе имеющихся платформ. Чаще всего это:
-
ECM – для формирования, согласования и хранения закупочной документации;
-
Финансовые и учётные системы – для планирования сумм и объектов закупки;
-
CRM – для поддержания контактов с участниками закупок;
-
BPM – для автоматизации отдельных этапов или всего процесса закупочной процедуры, включая подготовку, проведение и контроль закупки.
В этой среде эффективным является применение BPM-систем управления бизнес-процессами. На универсальной платформе можно быстро выстраивать и изменять контуры подготовки, проведения и контроля закупки. При таком решении весь процесс закупки исполняется и контролируется в рамках одной системы, его можно быстро менять и дополнять, что резко снижает затраты на внедрение.
Этапы закупочной процедуры
Несмотря на все разнообразие закупочной деятельности в среднем бизнесе, в ходе автоматизации консультанты выделяют четыре основных блока работ, иначе называемых этапами закупок. Условно, каждый из прикладных WorkFlow при автоматизации закупок относится к одному из этих этапов:
-
Формирование потребности – этап появления необходимости в закупке;
-
Подготовка к закупке – внутренний этап работы;
-
Исполнение закупки – взаимоотношения с контрагентами;
-
Контроль исполнения – внутренний аудит и фактическое обеспечение потребности, сформированной в начале процесса.
Часто несколько этапов закрываются одним процессом, а иногда все четыре этапа реализуются как единый бизнес-процесс проведения закупки.
Основные этапы закупочной деятельности
Формирование потребности
Этап формирования потребности зависит от специфики бизнеса. Основываясь на практическом опыте внедрения BPM-системы ELMA в компаниях клиентов, можно выделить несколько основных типов процессов формирования потребности:
-
Планирование – потребность формируется в виде плана закупки. Процессы отвечают за сбор и агрегирование информации из различных источников – ЦФО, подразделений, дочерних обществ.
Формирование потребности в виде плана закупокЧаще всего итоговым документом, содержащим в себе запланированные потребности, является ГПЗ – Годовой план закупок. В этом случае процессы формирования или актуализации ГПЗ становятся основными на данном этапе.
Пример бизнес-процесса «Актуализация годового плана закупок» -
Проектные закупки – потребность формируется при проектной деятельности на нескольких уровнях. Основной уровень плана проекта – когда для реализации работ, в рамках работы с рисками и мероприятиями по управлению, планируются определенные закупки. Вторичный план – ad-hoc закупки для обеспечения проектной деятельности.
-
Заявки сотрудников подразделений.
При отсутствии планирования или в дополнение к нему часто используют одномоментные заявки на закупку. В такой модели на первый план выходят процессы согласования заявок и их агрегирования в более крупных пакетах закупочных мероприятий.
Формирование потребности через заявку
Подготовка закупки
Этап подготовки закупки включает в себя несколько параллельных процессов:
-
Сформированная потребность оформляется в виде публичных документов и четко детерминируется. Оформляются технические задания, спецификации, планы и другие документы, которые на следующем этапе передаются контрагентам.
-
Производится бюджетирование – отнесение к определённым статьям или внесение изменения в финансовые планы.
-
В случае проведения закупки в формате запроса предложений производится поиск и первичная оценка потенциальных поставщиков.
-
Собираются и согласовываются пакеты документов для проведения закупки.
-
Назначаются ответственные за исполнение закупочных процедур, проводимых на следующем этапе.
Подготовка закупки
Исполнение закупки
Основная часть, которая обычно и называется «проведение закупочной процедуры» – это третий этап, исполнение закупки.
Закупочная процедура
Данный процесс обычно наиболее точно и полно описывается консультантами, автоматизируется в различных системах и состоит из нескольких основных блоков, задачи по автоматизации которых понятны и прозрачны.
-
Закупка подготавливается. Зафиксированные ранее ответственные формируют из документов конкурсные пакеты или иные наборы данных.
-
Конкурсная документация публикуется на площадке или рассылается участникам запросов предложений. Набор действий на этом этапе сильно зависит от типа закупочной процедуры. Например, некоторые регламенты требуют публикации данных о закупке в профильных СМИ или формального оповещения контролирующих органов.
-
На следующем шаге ответственные за закупку принимают заявки и предложения участников. Во многих компаниях это пакеты документов, но все чаще заявки приходят в электронном виде.
-
Большинство закупочных процедур предусматривают коммуникацию сотрудников предприятия и участников конкурса. Представители запрашивают дополнительную информацию и разъяснения, запрашивают документы в ходе проверки надежности. Частью данного этапа можно считать и объявление уторговывания как очередной раунд выбора.
-
Финалом процедуры является выбор поставщика. Обычно это достаточно сложный процесс, включающий сбор заключений от экспертов, организацию заседания закупочной комиссии и протоколирование решения данной комиссии, финальное подписание документов.
-
Переходом к следующему этапу – исполнению закупки – являются различные сервисные, часто интеграционные процессы. Информация о выбранном поставщике, плане поставок и оплат передается в соответствующие подразделения и системы по различным каналам.
-
Финалом любой процедуры является выбор поставщика. Обычно это достаточно сложный процесс. Он включает сбор заключений от экспертов, организацию заседания закупочной комиссии и протоколирование ее решения, финальное подписание документов.
Упрощённый процесс закупочной процедуры
Как можно увидеть, закупочная процедура сильно детерминирована и легко автоматизируется. Многие подпроцессы обладают достаточно высоким уровнем зрелости – они как минимум регламентированы, а часто автоматизированы и измеряемы.
BPMS при автоматизации основной закупочной процедуры становится недостающим компонентом, позволяя выйти на управляемость всей сети бизнес-процессов. Она предоставляет инструменты не только быстрого исполнения и мониторинга, но и целевого управления изменениями.
Контроль исполнения
Это пограничный этап. Блок процессов исполнения контракта не корректно включать в контур закупок – здесь точка управления передается профильным системам, ERP или другим учетным контурам, а роль департамента закупок сводится к корректной передаче информации, сопровождении проведенной закупки и аналитике. Примером такой аналитики может быть формирование реестра постоянных или, наоборот, неблагонадежных поставщиков.
Какие процессы контролируются в закупках на этапе исполнения?
-
Заключение договора;
-
Оплата счетов;
-
Документальное подтверждение поставки;
-
Контроль качества исполнения.
Бизнесу важно контролировать и результаты закупок, и сам процесс. Показатели эффективности в закупках – тема для отдельной большой статьи. В качестве примера можно выделить три вполне классических направления, по которым собирают аналитику предприятия, использующие ELMA BPM для автоматизации закупок:
-
Сроки выполнения задач на каждом шаге процесса – с точки зрения компании и конкретного исполнителя;
-
Фиксация фактов реального мира – документы и проводки;
-
Затраты на проведение закупочных процедур и эффективность расходования средств.
Пример бизнес-процесса с контролем сроков выполнения задач
Мы рассмотрели возможности автоматизации многоуровневого процесса закупок и отдельных подпроцессов, входящих в его состав. Более детально тема автоматизации закупочных процедур с помощью BPMS была раскрыта в рамках конференции «Бизнес-процессы, понятные бизнесу». Докладчики приводят большое количество примеров бизнес-процессов из реальной практики ELMA, а также показывают, как выглядят интерфейсы системы, в которых работают участники закупочных процедур.
