Автоматизация работы со счетами

Проблемы при обработке счетов, задержки согласования и оплаты знакомы многим компаниям. Документы теряются, оплаты просрочиваются. В итоге недовольны все – внутренние службы, работа которых связана с оплатой счетов, и контрагенты предприятия.

Помимо репутационных рисков, ошибки и волокита в обработке счетов не выгодны экономически. Рабочие часы сотрудников в любом случае будут оплачены. В том числе время, потраченное на звонки и письма в бухгалтерию, чтобы узнать статус нужного платежа, попытки ускорить согласование счета и беготню по кабинетам. Если счета связаны, например, с закупками для производства, проблемы в их обработке наносят ущерб основному процессу предприятия.

Постепенно компания «закапывается» в счетах. Отследить, кто и когда отправил счет, кто согласовал оплату, а иногда даже просто найти документ становится проблемой.

Проблемы работы со счетами компании
Проблемы работы со счетами компании

Чем крупнее становится компания, тем более остро встает вопрос о необходимости автоматизации. Отлаженная работа со счетами снижает финансовые риски, обеспечивает стабильное функционирование предприятия, а также повышает доверие к компании как к надежному партнеру.

Процессный подход к обработке счетов

ELMA в течение 10 лет помогает улучшить и автоматизировать бизнес-процессы российских предприятий. Консультируя компании, мы выделяем 5 основных задач, решение которых позволяет устранить проблемы в управлении счетами.

  1. Необходимо рассматривать работу со счетами как единый бизнес-процесс.

    В обработке счетов задействованы сотрудники разных отделов, рядовые исполнители и руководство. Чтобы избежать задержек и утери документов, важно объединить работу всех ответственных сотрудников, регламентировать порядок и сроки обработки документа на каждом из этапов.

    Этапы процесса обработки счетов
    Этапы процесса обработки счетов

    Рассматривая этапы процесса обработки счетов, мы выносим за скобки бухгалтерские процедуры, такие как контроль лимитов остатков, работу с бюджетным и финансовым планированием и др. Главный акцент сделан на сквозном процессе движения счета, в котором участвуют разнопрофильные специалисты.

    По нашему опыту на большинстве предприятий этапы работы со счетами идентичны. Различается, и достаточно сильно, второй этап обработки счетов – процесс согласования. При этом длительное согласование счетов является типовой проблемой многих предприятий.

  2. Автоматизировать рутинные операции.

    Документ должен автоматически передаваться в работу от сотрудника, принявшего счет, к согласующему лицу, после согласования поступать на оплату в бухгалтерию и т.д. Все участники процесса должны иметь моментальный доступ к необходимым сведениям и непосредственно обрабатываемому счету. Заинтересованные сотрудники – получать уведомления о смене статуса работы с документом.

  3. Получить инструменты оперативного контроля за текущим статусом работы с документом, доступ к истории работы с каждым счетом.

  4. Оперативно изменять автоматизированный процесс обработки счета и переназначать ответственных.

  5. Иметь возможность интегрировать ИТ-инструмент для автоматизации бизнес-процесса управления счетами с другими информационными системами, которые использует компания (1С, ERP и другие).

    Автоматизация процесса обработки счетов
    Автоматизация процесса обработки счетов

В современной российской практике наиболее часто для автоматизации работы со счетами используются специализированные ИТ-инструменты. Как правило это системы электронного документооборота (СЭД, ECM) и надстройки к этим системам. Также применяют специализированные финансовые ИТ-решения. При этом существует ИТ-инструмент, который решает сразу все 5 задач по управлению счетами – BPM-система.

Рассмотрим, как именно BPMS автоматизируют работу со счетами предприятия.

Работа со счетами в BPM-системе

BPM-система – универсальный инструмент, который позволяет выстроить бизнес-процесс в виде графической модели, а затем автоматизировать его исполнение на предприятии.

Назначенные исполнители будут получать задачи «Согласовать счет», «Оплатить счет» и другие поручения в веб-интерфейсе системы. Порядок работы с документом, роли исполнителей и сроки выполнения задач определены при настройке процесса. Просроченная задача не останется без внимания ни исполнителя, ни его руководства.

Пример простого бизнес-процесса работы со счетом
Пример простого бизнес-процесса работы со счетом

1. Захват и валидация счета

Чтобы запустить процесс обработки счета нужно ввести его в систему. Сотрудник сканирует бумажный документ или прикрепляет счет в электронном виде.

Пример формы ввода документа в систему
Пример формы ввода документа в систему

Набор полей для заполнения (контрагент, номер счета, сроки оплаты и другие) настраиваются в соответствии с потребностями каждой компании.

На этапе захвата счета система автоматически выполняет проверку сведений на предмет возможных ошибок и несоответствий. Это проверка корректности реквизитов (особенно в случаях, когда счет получен из интегрированной CRM или другой информационной системы), сверка счета с текущими договорами и другие проверки.

Система квалифицирует счет, определяет ответственного, вносит документ в реестр счетов.

Захват и валидация счета
Захват и валидация счета

2. Согласование счета

BPM-система позволяет отправлять по маршруту согласования каждый счет, либо автоматически формировать реестр счетов и отправлять согласующим лицам сразу комплект документов. Периодичность отправки реестра – ежедневная, каждые несколько часов и т.д. – настраивается под потребности компании. Это избавляет предприятие от насущных проблем работы со счетами, когда бухгалтер забывает включить счет в реестр или перенести счет из реестра предыдущего дня.

Два подхода к процессу согласования счетов
Два подхода к процессу согласования счетов

Рассмотрим пример реестра счетов, поступившего руководителю в BPM-системе.

Руководитель может в любое время зайти, просмотреть реестр счетов, отметить, какие документы согласовать, какие счета оплатить и отправить документы в дальнейшую работу. При клике на каждый отдельный счет, он может посмотреть сведения по документу, которые необходимы для принятия решения.

Пример реестра счетов, поступившего на согласование руководителю
Пример реестра счетов, поступившего на согласование руководителю

Таким образом, в процессе согласования документа BPM-система:

  • определяет список согласующих лиц;
  • определяет маршрут согласования (может быть разный, в зависимости от условий или типа счета);
  • позволяет визировать документ с помощью ЭЦП;
  • обеспечивает исполнителя полной информацией по документу для принятия решения;
  • определяет порядок оплаты счета;
  • формирует реестр счетов.

Приведем пример простого бизнес-процесса согласования счетов сотрудниками нескольких подразделений. В зависимости от условий – какие данные о счете мы внесли – система автоматически отправляет документ по нужному маршруту согласования.

Пример процесса утверждения счета сотрудниками нескольких подразделений
Пример процесса утверждения счета сотрудниками нескольких подразделений

Следующий пример более сложного процесса согласования счетов.

На модели процесса можно увидеть блоки операций, окрашенные в коричневый цвет. Это скрипты, которые определяют автоматические действия системы, отвечают за выдачу прав доступа к просмотру и/или редактированию документа. Документы увидят только те сотрудники, которым это необходимо для работы.

В процессе предусмотрены: определение списка визирующих лиц, автоматическая выгрузка данных в учетную систему, контроль ошибок, возвраты и т.д.

3. Определение дат оплаты

После согласования счетов необходимо определить даты их оплаты. Здесь возможны 2 подхода к платежам: когда мы просто отправляем счет бухгалтеру с просьбой произвести оплату и второй, более организованный подход – формирование платежного календаря компании.

BPMS автоматически формирует платежный календарь, подтягивает лимиты, даты, суммирует счета по дням недели. Система позволяет просматривать данные по платежам в рамках месяца или недели, просматривать списки принятых и несогласованных платежей.

Пример платежного календаря
Пример платежного календаря

Благодаря автоматизации работы с платежным календарем компания распределяет финансовую нагрузку, контролирует лимиты и оценивает платежеспособность предприятия.

4. Проведение оплаты

На этапе проведения оплаты осуществляются:

  • Финальная сверка корректности и осуществление платежа (как правило выполняются в специализированной системе, данные автоматически подгружаются в BPMS)
  • Уведомление заинтересованных лиц и печать документов, подтверждающих проведение оплаты (в случае необходимости).

Тему управления счетами подробно разобрали участники онлайн-конференции «Бизнес-процессы, понятные бизнесу». Посмотрите запись трансляции. Ведущие приводят еще больше примеров реальных бизнес-процессов, спроектированных и работающих в системе ELMA BPM, а также разбирают такие темы, как: черный список контрагентов; анализ KPI по процессам обработки счетов; виды отчетов, которые автоматически формирует система, и другие аспекты.

Видеозапись онлайн-конференции
Алексей Трефилов

Алексей Трефилов

Директор ELMA

Читайте также

pic

Узнайте, какое решение ELMA оптимально для вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонокЗадать вопрос