BPMS+RPA: как эффективно автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизация посредством роботов (RPA — Robotics Process Automation) довольно популярная тема сегодня. При этом часто возникают вопросы, не уходят ли системы автоматизации бизнес-процессов (BPMS) в небытие, и не приходит ли на смену новая технология, которая позволит автоматизировать процессы эффективней.

Сразу стоит заметить, что BPMS и RPA не конкурирующие технологии, они помогают друг другу, решают один и тот же вопрос с разных аспектов. BPM-системы решают вопросы автоматизации процессного управления, а RPA — автоматизации конкретных операций. Правильное сочетание этих технологий дает мощный синергетический эффект, в чем мы не раз убеждались на собственной практике. Но обо всем по порядку.

Зачем бизнесу роботы

Идея роботизации бизнес-процессов заключается в том, чтобы вместо людей повседневные рутинные действия исполняли программные роботы. Примеры таких операций, наверняка, вам хорошо знакомы:

  • Создание отчетных документов по готовым шаблонам;

  • Анализ информации и проверка ее на неточность;

  • Изменение и копирование данных в таблицах Excel;

  • Перемещение информации между системами;

  • Наполнение экранных форм банк-клиента.

Выполнением этих однообразных задач в большинстве компаний по-прежнему занимаются люди. Эта работа также важна, но не требует от сотрудников особых умений и навыков, поэтому тратить на ее исполнение ценные человеческие ресурсы нет необходимости. Например, в промышленной отрасли повторяющиеся процессы давно поручены соответствующим роботам. Плюсы такой замены очевидны: роботы способны работать без перерывов и выходных, при этом они не устают, им не надо платить зарплату и обеспечивать соцпакет. Все действия робота запрограммированы в определенные алгоритмы, что обеспечивает необходимый результат, без ошибок и за гораздо меньшее количество времени.

Использование RPA дает бизнесу видимые преимущества: сокращение издержек, исключение ошибок вследствие человеческого фактора, сокращение времени на выполнение повседневных задач и повышение качества труда. Немаловажный фактор совместной работы человека и робота, это перераспределение ресурсов компании. Время, которое раньше тратилось на исполнение рутинных действий, может быть потрачено сотрудниками на развитие и масштабирование бизнеса, принятие решений и контроль качества.

Кейс: BPMS + RPA в торговой организации

Задача проекта заключалась в автоматизации переноса информации, полученной из нескольких ресурсов, в legacy-систему торговой организации.

До внедрения, запросы поставщиков на реализацию товара рассматривались сотрудниками на стороне ритейлера. Прежде чем продукт поступит в продажу, он должен пройти ряд контрольных точек и согласований.

Следующий этап — перенос информации о продукте из одной системы в другую. Изначально, работающая на стороне торговой компании система, не предусматривала интеграцию привычными средствами, здесь в работу был подключен робот. Он открывает форму в одной системе и путем копирования данных перемещает их в другую систему.

Шамиль Фазлеев, RPA — это «тупая» автоматизация.

Чем RPA отличается от других решений для автоматизации

Это закономерный вопрос, который возникает при знакомстве с новой технологией. Идея использовать роботов в качестве помощника не нова, в рамках уже традиционных решений автоматизации компьютер активно используется не только для решения определенных задач, но и как замена человека. Ответ прост: в технологии RPA робот ведет себя как человек, выполняя те же действия, двигая при этом курсором мыши, нажимая кнопки и переходя по ссылкам. По сути, это подражание пользователю, работающему на компьютере, повторение заданной последовательности действий.

Ниже приведен пример процесса в BPM-системе с применением робота. Покупка билета для командируемого сотрудника здесь производится роботом, в то время как офис-менеджер может в освободившееся время выполнять другие рабочие задачи.



RPA — это качественно другой путь к автоматизации, который имеет явные преимущества. Простой в использовании интерфейс позволяет создавать программного робота не только программистам, но и простому аналитику или человеку, который раньше выполнял эту задачу до робота. Система приспособлена к невысокому техническому уровню пользователя.

Есть процесс согласования оплаты. На его финишном этапе надо перенести информацию о платеже в учетную систему.

  1. При традиционном подходе, решение будет следующим: задача назначается программисту, который делает процедуру в учетной системе, она вызывается внешним приложением — и данные переносятся.

  2. При подключении к этой же задаче робота, решение будет выглядеть иначе. Аналитик записывает пользовательский сценарий, обучает робота, который будет переносить данные, полностью копирую действия человека.

На данном этапе оба варианта аналогичны по сложности исполнения, но при этом вариант с роботом непрерывно совершенствуется и повышает эффективность, а вот традиционный вариант — уже нет.

Алексей Будин, «Решение четко поставленных задач можно передать искусственному интеллекту».

Робот RPA представляет из себя алгоритм, который использует линейную последовательность действий. Для примера, скрипт, использующий программный интерфейс (API), работает как программа и выполняет действие на уровне софта, робот же выполняет задачу через интерфейс сотрудника.

Для специалистов в сфере ИТ, технология RPA выглядит прямолинейно. Но бизнес смотрит на это с другой стороны: быстроты, эффективности и стоимости. Идеальный для компании робот легко настраивается, требует минимальных доработок и очистки сценариев, а также верификации. Поэтому спрос для бизнеса на такое решение будет увеличиваться.

BPMS и RPA

Мы разобрались с принципом работы RPA, теперь вернемся к синергии с BPMS. Если определять границы этих технологий, то BPM-системы автоматизируют процесс в целом, выстраивая взаимодействие между пользователями, RPA, как уже говорилось ранее, автоматизирует однообразные операции, выполняя простейшие задачи. Совместное использование двух классов решений позволяет выстраивать процессы где одни операции выполняются сотрудниками, а другие роботами. При этом задачи могут выполнятся в нескольких режимах: ручном, автоматическом и полуавтоматическом, когда человек контролирует действия робота.

Как выглядит интеграция с RPA со стороны нашей системы — ELMA BPM. Система распознает робота, как обычного пользователя, у которого есть собственный логин, его действия также фиксируются и сохраняется история. ELMA ставит роботу задачу, а он ее выполняет.

На примере можно увидеть процесс в системе ELMA, где некоторые задачи выполняют софтовые роботы.

Бизнес-процесс может первоначально планироваться под бота или предусматривать поэтапное их включение в работе. В схеме бизнес-процесса можно наглядно увидеть, на каком этапе в работу подключается робот. Как и сам процесс, робота программирует бизнес-аналитик с использованием библиотеки предустановленных операций для исполнения простых задач.

Уже сейчас в ELMA роботами выполняется:

  • Извлечение информации (OCR, E-Mail, PDF);

  • Преобразование информации; Действия с формами;

  • Транспортировка информации, интеграция;

  • Составление писем, работа с SM\IM;

  • Перевод в ERP;

  • Обзор информации, составление отчетов.

Подводя итоги, RPA — это живая, действующая технология, которая уже используется. Со стороны управления, RPA без BPM дает не полный результат, это клочковая автоматизация некоторых операций. А вот сосуществование технологий BPM и RPA дает накопительный эффект.

Роботы вместо офисного планктона

На примере можно увидеть процесс в системе ELMA, где некоторые задачи выполняют софтовые роботы.

Я уже давно и подробно рассказываю о применении RPA в бизнес-процессах. В мае я провел большой вебинар на эту тему. Рекомендую посмотреть запись: там конкретные видео-примеры действий роботов в различных процессах, например, в оформлении командировок.

Читать материал Алексея Трефилова на сайте портала ПроКачество

Алексей Трефилов

Алексей Трефилов

Директор ELMA

Читайте также

pic

Узнайте, какое решение ELMA оптимально для вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонокЗадать вопрос