ELMA относится к программным решениям класса BPMS (Business Process Management System). Она помогает компаниям управлять потоком операций и задач. Как выполняется построение и создание бизнес-процессов в системе ELMA, и как проходит оптимизация процессов в организации, рассказываем в этой статье.
В использовании BPM-системы можно условно выделить 4 шага. Во-первых, решение используется как программа для моделирования бизнес-процессов — с ее помощью можно наглядно выстроить порядок выполнения задач и описать контекст работы. Когда модели процессов созданы, система обеспечивает их правильное выполнение.
BPM-система делает работу организации прозрачной. Визуализация бизнес-процессов позволяет выявлять, на каких участках возникают сложности, и быстро вносить изменения. Для этого достаточно скорректировать модель процесса (вновь переходим к этапу моделирования). Таким образом, четыре шага в управлении процессами являются цикличными — моделирование, исполнение, контроль и улучшение модели. Рассмотрим каждый из этих шагов подробнее.
1. Моделирование
В комплект системы входит программа для построения бизнес-процессов Дизайнер ELMA. Это простой графический редактор. На дорожках, обозначающих зоны ответственности разных исполнителей, размещаются блоки операций. Операции процесса соединяются переходами.
Моделирование происходит с помощью нотации BPMN 2.0 (business process model and notation) — системы условных обозначений для описания процессов. Ее элементы визуально понятны и людям бизнеса, и техническим специалистам. Нотация включает более 100 символов, которые удобно использовать для визуализации стартовых, промежуточных и завершающих событий в процессах, потоков данных и сообщений.
Нотация BPMN разработана организацией Business Process Management Initiative (BPMI) в 2004 году. Актуальная версия BPMN 2.0 поддерживается консорциумом Object Management Group (OMG). Ее используют популярные программы для моделирования и приложения для бизнес-процессов.
Перевод BPMN 2.0 на русский язык выполнен специалистами компании ELMA. На нашем сайте можно бесплатно получить описание нотации, а также пройти обучающий курс BPMN из 8 уроков.
Что касается практики моделирования процессов с помощью нотации, предлагаем следующие бесплатные модули и решения:
- Сервис для моделирования процессов в браузере BPMN.Studio
- Бесплатная программа для бизнес-процессов ELMA Community Edition
Компании, использующие коммерческие редакции ELMA BPM, также могут выполнять бесплатное моделирование процессов в системе. В поставку решения уже включен графический редактор Дизайнер ELMA, поддерживающий нотацию BPMN 2.0 на русском языке.
2. Исполнение
BPMS становится незаменимым инструментом в компании и организации с развитой оргструктурой и большим штатом сотрудников. От того, насколько качественно выстроена коммуникация различных департаментов, зависит конечный результат работы. Визуализация таких процессов в системе ELMA позволяет четко организовать взаимодействие специалистов и обеспечить соблюдение регламентов в реальной практике работы предприятия.
Когда графическая модель процесса создана в системе, ELMA автоматически контролирует правильное выполнение задач, соблюдение их очередности и сроков. Программное обеспечение для бизнес-процессов избавляет сотрудников от необходимости решать, каким должен быть следующий шаг. Система сама ставит поручения исполнителям, когда предыдущие операции процесса выполнены.
Сотрудники получают задачи в интерфейсе пользователей системы. В карточках задач уже есть все нужные согласования и сведения для работы. Специалисты видят, какие действия им необходимо выполнить и в какие сроки.
Пользователям ELMA предоставляются удобные инструменты для работы и коммуникаций. Программа организации бизнес-процессов включает:
- Внутренний портал, реализованный по принципу единого окна для мгновенного доступа ко всем функциям системы.
- Электронный календарь для планирования встреч и совещаний, бронирования общих переговорных комнат.
- Лента сообщений компании. Персональные и групповые обсуждения.
- Уведомления о новых поручениях, сообщениях и просроченных задачах.
- Быстрая постановка задач. Не только автоматическая, в рамках работы по процессам, но и отправка персональных поручений, которые один сотрудник ставит другому.
- Мониторинг задач. Все входящие и исходящие задачи в одном месте.
- Встроенный программный компонент CRM для работы с клиентами компании и приложение ELMA ECM+ для электронного документооборота (в стандартной редакции системы).
3. Контроль процессов
ELMA — не просто программа для описания бизнес-процессов. Она обеспечивает их четкую работу с соблюдением всех заданных регламентов. В компании может одновременно исполняться множество экземпляров одного процесса. Каждый экземпляр будет работать независимо, при этом точно следовать одной и той же модели.
Для каждого экземпляра процесса создается карточка в системе. В ней содержатся полные сведения: текущие задачи, статусы работы, исполнители, а также комментарии сотрудников. Благодаря тому, что процессы настроены и автоматизированы в ELMA, компания получает широкие возможности контроля за исполнением работы.
Программа для создания бизнес-процессов включает следующие инструменты мониторинга:
- Страница «Мои процессы». Содержит список всех экземпляров процессов, в которых сотрудник выступает в роли инициатора, ответственного или исполнителя.
- Страница «Монитор процессов». Позволяет анализировать работу по процессам. Даже если сотрудник не является участником данных процессов, но имеет соответствующие права доступа.
- Отчеты и уведомления. Система формирует наглядные отчеты по исполнительской дисциплине. Автоматически отправляет сообщения о поступлении новых задач, просроченных задачах и другие уведомления.
- Карта процесса. Это графическая схема бизнес-процесса, которая выглядит так же, как и его модель в Дизайнере ELMA (программа для построения бизнес-процессов). На карте обозначены уже выполненные операции процесса и текущая стадия работы.
4. Улучшение
В ходе развития компании, а также на основе мониторинга работы, возникает необходимость изменять бизнес-процессы. Добавлять новые операции, улучшать маршруты и вводить новые процессы. Задачи по оптимизации всегда можно быстро и, главное, бесплатно решить, если компания использует BPM-систему.
В случае коробочных ИТ-систем для бизнеса, настроенные при внедрении регламенты работы четко закрепляются. Чтобы внести изменения, требуется перенастраивать и дорабатывать систему, привлекая разработчиков. В свою очередь в BPM-решениях возможность непрерывных изменений является одной из ключевых функций системы. Оптимизация программного обеспечения не потребуется — внести изменения в процессы сможет любой бизнес-пользователь.
Изменения вносятся на лету, без остановки системы и прерывания уже запущенных процессов. Чтобы скорректировать порядок работы, достаточно изменить графическую модель данного бизнес-процесса. Все, уже запущенные к этому моменту экземпляры процесса завершатся так, как и должны были, а следующие начнут работу уже согласно новой схеме.
Чтобы оценить все возможности управления процессами в BPM-системе, воспользуйтесь триал-версией ELMA. Ее можно получить бесплатно на нашем сайте. Триал-версия позволяет полноценно развернуть систему и смоделировать первые процессы.
