Моделирование бизнес-процессов предприятия «Ваша мебель»
Картина будущего - To be (пер. с англ. как должно быть).
«Нельзя автоматизировать беспорядок, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос».
Опираясь на результаты, полученные при изучении бизнес-процессов As is «как есть», специалисты компании ELMA приступили к моделированию бизнес-процессов предприятия ООО «Ваша мебель» To be «как должно быть» с учётом стоящих перед бизнесом задач и имеющихся проблем.
Что такое «картина To be компании»?
Это модель работы компании, которая появляется в результате моделирования бизнес-процессов предприятия и ведёт к достижению поставленных целей. Для ООО «Ваша мебель» этой целью является удовлетворение клиентов и получение прибыли (как минимум!). Картина To be, разработанная сотрудниками ELMA для компании «Ваша мебель», на основе моделирования бизнес-процессов предприятия, решает все озвученные руководством проблемы: потеря документов, низкий уровень обслуживания клиентов и отсутствие контроля исполнения заказа.
Что даёт «картина To be» компании?
Каждый описанный процесс:
чётко распределяет ответственность,
позволяет контролировать важные как производственные, так и финансовые процедуры,
закрывать «чёрные дыры» с пропавшими документами.
На данном этапе происходит формализация процедур, которые совершались в компании, превращая их в бизнес-процессы.
Нарисовал – автоматизируй!
Даже простая работа по смоделированным бизнес-процессам предприятия To be в компании «Ваша мебель» сразу даст заметные положительные результаты работы.
Однако автоматизация рассматриваемых процессов и документооборота позволит улучшить ключевые показатели деятельности компании и повысить эффективность деятельности компании в целом за счёт:
снижения объема или исключения рутинной работы;
повышения скорости решения задач;
снижения уровня технических ошибок;
повышения достоверности получаемых результатов;
возможности контролировать исполнение заказов в любой момент времени и т.п.
Примеры смоделированных бизнес-процессов предприятия «Ваша мебель».
Разработанные специалистами компании ELMA модели бизнес-процессов компании ООО «Ваша мебель», являются собственностью компании ООО «Ваша мебель» и не подлежат разглашению.
Процессы работы с Заявлениями клиентов (процедуры доработки, переделки и работы по претензиям) и Заказа корпусной мебели (контроль производственных процедур) были выявлены руководителем компании «Ваша мебель» как наиболее приоритетные для реализации стратегического плана развития компании. За счёт формализации и оптимизации этих процессов, по мнению руководства, решаются следующие задачи:
Чёткое распределение обязанностей среди сотрудников (каждая задача имеет своего ответственного исполнителя);
Контроль поступления новых заказов (проектов) со стороны Мастера (все заказы будут учтены мастером и не «забудутся» сборщиком);
Составление полного перечня всех необходимых действий для каждого сотрудника (каждый работник знает, что он должен сделать, не перекидывая свои обязанности на других);
Построение коммуникаций между сотрудниками ответственными за продажу и производственным блоком (исчезает надобность в звонках с целью получения информации о готовности заказа);
Ведение работы с документами как с отчётностью за исполненную задачу (здесь всё просто – нет нужного документа – задача не выполнена автоматически; полностью закрывается вопрос с утерянными и забытыми документами).
Примеры моделей основных бизнес-процессов компании «Ваша мебель»
- Формализованный бизнес-процесс «Заказ на корпусную мебель»
- Формализованный бизнес-процесс «Заказ на типовую корпусную мебель»
- Формализованный бизнес-процесс «Заказ на мягкую мебель»
- Формализованный бизнес-процесс «Заявление на корпусную мебель»
- Формализованный бизнес-процесс «Заявление на мягкую мебель»
Корректировки после представления картины «To be» заказчику
После моделирования бизнес-процессов предприятия ООО «Ваша мебель» была организована встреча с руководством и основными исполнителями. Цель встречи - обсуждение новой картины бизнеса To be и внесение корректировок в случае необходимости.
На данной стадии были внесены изменения в механизм работы с заявлениями и добавлено описание ещё одного процесса – «Продажа типовой корпусной мебели» (данный процесс уже внесён в описание картины To be – см.выше).
После внесения всех обсуждённых изменений картина To be была согласована с клиентом: как с управляющим, так и исполнительным персоналом.
Итоги этапа моделирования бизнес-процессов предприятия «Ваша мебель»
Второй этап проекта закончился с полным осознанием – со стороны руководства компании - КАК можно и нужно работать организации, что бы исключить финансовые потери и повысить лояльность клиентов. Опыт оптимизации бизнес-процессов различных компаний позволил сотрудникам компании ELMA смоделировать «идеальную» и, в то же время, реалистичную картину To be для данного мебельного бизнеса.
«Процессы стали в целом эффективнее. Процессы были пересмотрены и синхронизированы между собой, что увеличило продуктивность компании, упростило работу некоторых штатных единиц, ускорило принятие решений и производственный процесс, исключило ПОТЕРЮ ПОРУЧЕНИЙ В ПРИНЦИПЕ.» - Директор компании ООО «Ваша мебель»
! Стоит сразу уточнить, что картина To be другой мебельной компании может значительно отличаться от описанной нами для компании ООО «Ваша мебель». Связанно это и со специфическим видением своего бизнеса руководителем компании и с показателями, на которые компания нацелена.
Данный этап подготовил «почву» для разработки технического задания на автоматизацию процессов в системе ELMA. Чем мы и займёмся на 3 этапе проекта.
Поделиться:
