Каждый собственник динамично развивающегося бизнеса, рано или поздно сталкивается с необходимостью оптимизации бизнес-процессов компании. Понимание того, что компания разрослась до такой степени, что для дальнейшей успешной работы необходима поддержка ITсистемы, способной стать не только учётной системой и базой хранилища документов, а надёжной платформой для оптимизации бизнес-процессов компании и обеспечить дальнейшее развитие бизнеса рано или поздно приходит к каждому эффективному управленцу.
При этом бывает достаточно сложно решиться на столь серьёзный шаг. Во-первых, это ответственное мероприятие, которое может, как дать сильный толчок в развитии, так и увести компанию в период стагнации. Во-вторых, оптимизация бизнес-процессов компании - это финансово затратное мероприятие. И будет крайне неприятно, если денежные вливания не окупятся и потратятся впустую.
Мы предлагаем ознакомиться с интересным опытом оптимизации бизнес-процессов компании, занимающейся производством и продажей корпусной и мягкой мебели по индивидуальному дизайну. ООО «Ваша мебель» ведёт продажу и заказ мебели через сеть магазинов. Компания не большая (до 50 человек), но специфика бизнеса такова, что существует множество процессов, в том числе сквозных, без постоянного контроля над которыми сложно стать успешной и конкурентно-способной фирмой.
«Осознание того, что проблемы компании растут и не решаются, пришло по мере расширения бизнеса, в тот момент, когда точек продаж стало больше двух. Мы полностью ведём клиента: от проектирования изделия, до доставки готовой продукции на дом. Потеря времени и качества работы на любом участке приводит к серьёзным проблемам. В какой-то момент я понял, что теряю много своего, в том числе личного, времени на решение проблем, которые могут решаться без моего участия, при налаженных и оптимизированных бизнес-процессах компании» - комментирует директор компании ООО «Ваша мебель».
Таким образом, руководство приняло решение о необходимости оптимизации бизнес-процессов компании, и начался поиск подходящей системы. После внимательного изучения и сравнения всех предложений на рынке BPM систем, выбрали систему ELMA, которая кроме относительно небольшой стоимости и удобного интерфейса предлагает обширные возможности BPM платформы, позволяющие гибко настраивать систему под конкретные задачи бизнеса, а самое главное – постоянно улучшать их прямо по ходу работы. И начался этап внедрения.
Описание компании
Любой проект внедрения автоматизированной системы начинается с изучения деятельности компании. Это, пожалуй, один из самых важных и сложных этапов оптимизации бизнес-процессов компании, т.к. обходимо не только понять, как протекают основные процессы компании, но и выявить все «подводные камни», мешающие эффективной работе на участке. Далеко не всегда все участники процесса согласны выдавать свои профессиональные секреты, т.к. во-первых, высока вероятность потерять свою «уникальность», а во-вторых, что ещё хуже, может открыться, реальный объём работ, необходимый для выполнения задач, который не соответствует согласованному ранее регламенту.
Первая встреча с компанией ООО «Ваша мебель» состоялась с привлечением основного руководящего состава и менеджера, ответственного за процессы продажи и доставку мебели. Стандартно в рамках первой встречи происходит сбор основной информации, выявления ситуации «как есть», фиксирования существующих проблем и требований заказчика.
«На этапе изучения и анализа деятельности своей компании, я получил много «информации к размышлению» и ещё раз убедился в правильности принятого решения об автоматизации бизнес-процессов компании» - Директор компании ООО «Ваша мебель».
В результате исследования были определены и описаны основные направления деятельности компании:
- Производство и продажа своей корпусной мебели.
Компания занимается производством корпусной мебели по индивидуальным заказам. Продажи осуществляется через магазины - «точки продаж». Доставка напрямую по клиентам осуществляется силами мебельной компании. - Продажа готовой мягкой мебели.
ООО «Ваша мебель» также является дилером торговой марки производителя мягкой мебели из города Саратова. Доставка осуществляется напрямую с фабрики-производителя только по индивидуальным заказам. Мягкая мебель хранится на складе до отправки клиенту. Доставка напрямую по клиентам осуществляется силами мебельной компании.
Фирма имеет 5 «точек продаж» мебели (магазины), головной офис, цех по производству корпусной мебели и склад. Головной офис и цех компании объединены, т.к. общение с клиентами (приём заказа и заключение договоров) осуществляется на территории магазинов.
После описания направлений деятельности приступили к формулировке основных проблем, которые хочет решить руководство в результате оптимизации бизнес-процессов компании. После долгих обсуждений определили основные проблемы, которые, по мнению директора компании, препятствуют повышении прибыльности бизнеса и приводят к отсутствию постоянных и довольных клиентов.
Проблема №1. Отсутствие контроля исполнения заказа.
- Отсутствие своевременной информации по оплатам заказов.
- Отсутствие информации о степени готовности заказа: где он находится, что сейчас происходит.
Проблема №2. Потеря бумажных документов.
- Частое отсутствие первичных бухгалтерских документов.
- Потеря бумажных претензий, заявок на доработку, договоров.
Проблема №3. Низкий уровень обслуживания клиентов.
- Отсутствие или задержка сроков работ по жалобам и претензиям.
В целом, можно отметить, что это довольно распространённые проблемы, с которыми сталкиваются компании в процессе своего развития. Если отпустить ситуацию на самотёк, то компания получает более серьёзные проблемы в виде:
Уменьшения лояльности клиентов.
Ухудшения имиджа компании.
Увеличения операционных и судебных затрат.
Трата почти всего свободного времени Руководителя на «Тушение пожаров».
План проекта «Оптимизация бизнес-процессов компании «Ваша мебель»
После предварительного выявления проблем, которые необходимо решить путём оптимизации бизнес-процессов компании, был разработан План проекта:
1 этап: Изучение. Специалисты компании ELMA изучают, текущие регламенты выполнения работ в компании «Ваша мебель»: механизм, затраты, результаты, эффективность основных процессов компании. Т.е., другими словами, описывается ситуация As is «как есть».
2 этап: Анализ. Далее составляется картина будущего - To be «как должно быть». На данном этапе моделируются бизнес-процессы, работая в соответствии с которыми, компания, как минимум, уйдёт от существующих проблем и сможет перейти на другой уровень развития.
3 этап: Описание. После того как составлена новая модель процессов компании необходимо разработать техническое задание по автоматизации бизнеса, в котором подробно описываем какие цели ставим перед проектом, как их достигаем и в каком виде систему увидит конечный пользователь.
4 этап: Внедрение. Начало непосредственного внедрения автоматизированной системы в компанию заказчика. В ходе реализации проекта внедрения производится первоначальная настройка системы, тестируются и дорабатываются автоматизированные бизнес-процессы процессы.
! После этого этапа система ELMA становится индивидуальным решением для компании «Ваша мебель».
5 этап: Запуск в работу. Заключительный этап проекта, в рамках которого готовое решение – система ELMA - запускается в работу.
