Синергия BPM и RPA
Почему нельзя придумать одну систему, которая закроет все бизнес-задачи на моём предприятии?
Данные системы имеют множество схожих функций. Так или иначе вы сможете отправить e-mail как из CRM, так и из BPM. Но стоит ли ожидать от систем, предназначенных для автоматизации отношений с покупателями, широких возможностей по планированию загрузки сотрудников? Конечно нет, ведь основной фокус внимания при разработке данных систем сосредоточен на функциях коммуникации.
Так или иначе, когда мы хотим добавить в продукт что-то принципиально новое, от разработчиков мы слышим слово «кастом», которое для нас означает, что делать это долго, дорого, а может быть даже не стоит прилагаемых усилий.
Что включают в себя BPM-системы?
Фокус внимания RPA-систем сосредоточен на автоматизации таких бизнес-задач, которые сотрудники привыкли выполнять руками: формирование отчётов, отправка шаблонных писем, сбор информации с различных источников и др.
Поэтому мы «учим» роботов человеческому поведению: уметь ориентироваться в программных интерфейсах по их отличительным признакам, читать сканы документов и находить в них ключевые слова, работать с программами так, как это бы делал человек.
При таком подходе сложно заставить робота выполнять задачи параллельно. Как и при работе коллектива сотрудников, для быстрого достижения результата лучше всего разделить обязанности, а не сваливать это всё в одну большую кучу.
Зачем создавать ещё один слой автоматизации,
если можно нанять больше сотрудников?
Робот быстрее
Да, возможности для параллельных задач у роботов ограничены, но при последовательном выполнении заданного сценария робот выполняет действия в несколько раз быстрее человека – у него встроенный калькулятор, а скорость набора текста более 4000 знаков в минуту.
Робот не устаёт
Робот не отличает, насколько нудная или трудоёмкая задача ему предстоит, он просто выполняет заданные шаги. Вы можете быть уверены в том, что формирование месячного отчёта будет выполнено в срок, а документы будут рассортированы по адресатам, как только окажутся в почтовом ящике.
Робот активен 24\7
Робот работает даже ночью и выполняет задачи без перерывов на сон и обед, ему не нужен отпуск и личное время.
Робот не ошибается
В отличие от человека робот всегда действует по настроенному сценарию, он не может отвлечься и пропустить документ. Даже при работе с изображениями технологии OCR снижают.
Насколько данная технология устойчива при больших потоках данных?
Обработка большого количества данных – цель любой автоматизации.
Инструменты для того, чтобы эмулировать действия человека, создавались ещё 15 лет назад. Широкое распространение среди пользователей такие программы нашли в онлайн-играх. Самыми первыми программами были «кликеры», которые позволяли проводить комбинацию клавиш быстро и с заданным интервалом. Затем в данные программы были добавлены инструменты для отслеживания происходящего на экране, чтобы включать сценарии именно тогда, когда этого требовала ситуация. Чтобы скрыть своё присутствие, программы научились работать не только «внедряясь» в клиент игр, но и считывать информацию с графического изображения, как бы «со стороны».
Большой спрос позволял разрабатывать специализированных роботов для игр, это обрело массовость. Так как роботы действовали гораздо быстрее обычных людей, а отличить действия программы от реального человека становилось сложнее, игрокам удавалось избегать блокировок от издателей. В конечном итоге такой софт позволял одному человеку (администратору системы) успешно имитировать действия группы людей из 40-50 человек.
Человек
Робот
А как работают роботы в корпоративной среде?
В корпоративной среде роботы стабильнее. Для роботов создаются отдельные рабочие места. Такие места не похожи на рабочее место человека: не нужен стол и кресло. Роботы работают с компьютером «напрямую», в RPA-среде это называется «Виртуальное рабочее место». На одном сервере таких виртуальных рабочих мест (или виртуальных машин) может быть больше ста, в итоге все роботы умещаются на одной полке серверной стойки.
Виртуальные машины изолированы от обычных пользователей и друг от друга, поэтому помешать роботу выполнить свою задачу достаточно трудно, а конкуренция между ними отсутствует.
Основная задача программистов, занятых разработкой RPA-систем – сделать систему стабильной. Так же, как и в классическом программировании, робот выполняет все заданные ему команды точно.
Почему бы тогда не автоматизировать всё с помощью роботов?
Как было сказано ранее: параллельные задачи сложно даются роботам. Мы можем увеличить число самих роботов, но такая трата ресурсов не всегда рациональна.
Кроме всего прочего, основной фокус RPA-систем направлен на то, чтобы имитировать действия человека. Поэтому функции сохранения и структурирования информации ограничены, а разработка таких функций «накопления» информации не является приоритетной.
Поэтому при автоматизации с помощью данной технологии RPA чаще выступает как ведомая система. То есть роботы могут сделать то, что им скажут, и отдать результат.
В качестве «управляющего» чаще всего выступает та система, в которой сосредоточена основная учетная деятельность, это могут быть BPM, CRM, ECM и другие системы. Такие системы в IT-среде называются BPM «мастер-системами». Но всё-таки самым лучшим образом в качестве мастер-системы показывают себя системы BPM-класса.
Какой основной курс при разработке RPA-систем?
BPM-системы позволяют сократить ресурсы на достижение бизнес-целей следующим образом:
1. Прежде всего бизнес-процесс формализуется
Бизнес-процессы представляются в виде графической карты и блоков, которые может прочесть человек.
2. На основе составленного описания BPM-система интерпретирует бизнес-процесс в рабочую модель
Ответственным пользователям назначаются задачи в тот момент, когда необходимо участие сотрудника в бизнес-процессе: заказчикам автоматически отправляются уведомления, в справочниках накапливается информация о выполненных задачах.
3. После многократного выполнения процесса формируется статистика
Аналитик может отследить статистику по выполняемому процессу и выявить проблемы, решение которых ускорит выполнение всего бизнес-процесса.
4. Описанный ранее процесс модернизируется
Чаще всего функционал BPM-систем предлагает Low-code подход. Это набор инструментов, который позволяет автоматизировать наиболее частые бизнес-задачи без участия программистов. Такой подход сокращает время от идеи автоматизации до конечного результата, позволяет увидеть все этапы своих бизнес-процессов на карте и выявить узкие места.
Почему «мастер-системы» не могут справиться самостоятельно?
Всё очень просто: любая «мастер-система» требует строго формализованной информации. Часто автоматизация требует импорта данных из множества источников:
- писем из почтовых ящиков
- пользователей из сервера AD
- задач пользователей дополнительных таск-трекеров
- данных сотрудников в СКУД системы
Каждый такой источник обладает своим набором команд для передачи информации и при интеграции «ещё одного» сервиса, программисту требуется изучать правила передачи данных импортируемой системы.
RPA же подход предполагает автоматизировать большинство задач с помощью автоматизации графического интерфейса. Этот интерфейс уникален – у всех продуктов он выглядит по разному, но в то же время технологии и общие принципы построения интерфейса устоявшиеся и у 99% программ одинаковы.
Почему именно с BPM-системами RPA раскрывается более полно?
Данные системы наиболее близки друг к другу по «идеологии»:
BPM-системы призваны сократить время выполнения бизнес-процессов, чтобы достичь результат быстрее.
От пользователей скрывается вся дополнительная информация, остаются только такие задачи, в которых необходимо принять ответственное «человеческое» решение.
RPA-системы созданы для того, чтобы сократить время выполнения задач внутри бизнес-процессов, чтобы достичь результат ещё быстрее.
Роботы выполняют всю рутинную работу за пользователей без усталости 24 часа 7 дней в неделю.
Различия же этих систем заключаются в том, что BPM-системы направлены на автоматизацию продолжительных бизнес-процессов (те, которые включают в себя недельные задачи, и ожидают реакции пользователей), а RPA-системы направлены на автоматизацию коротких бизнес-задач (те задачи, которые могут выполняться за 5-10 минут, но постоянно откладываются пользователями, как второстепенные).
Если BPM-системы сами выполняют все сервисные процессы, то что остаётся роботам?
Реальный процесс не всегда соответствует идеальному. Даже больше: бизнес-процессы промышленных BPM-систем никогда не соответствуют идеальному.
Количество запросов на автоматизацию растёт кратно, ресурсы для их автоматизации, а именно время high-skill программистов, находятся в дефиците. Компании предпочитают автоматизировать те 20% процессов, которые несут в себе 80% пользы. В результате на плечи сотрудников перекладываются задачи, которые могли бы быть автоматизированы, но их автоматизация не рациональна.
Конечно, это не означает, что при использовании BPM + RPA, будут автоматизированы абсолютно все бизнес-процессы компании, но скорость настройки роботов позволяет автоматизировать дополнительный пласт задач.
Тест.
BPM, RPA или синергия: что подойдет именно вам?
Представьте процесс, который требует автоматизации.
Ответьте на 6 вопросов и узнайте, какой продукт ELMA подойдет именно вам. Ваш процесс:
Прост в формализации
Ваш процесс легко поддаётся формализации, логика его движения последовательна и может быть представлена в виде этапов
Включает этапы, которые требуют быстрой реакции
Например заполнение заявки на сайте или ответа в чате технической поддержки.
Включает ответственные решения сотрудников
В вашем процессе присутствуют этапы, которые требуют согласования или утверждения отдельными сотрудникам: юр.отделом, отделом контроля качества и др.
Включает большое количество вычислений
Вычислений, исходящих из ранее накопленных данных. Например, процесс закупки расходных материалов
Включает взаимодействие с информацией в различных системах
В вашем процессе есть этап, в рамках которого необходимо сравнить информацию из нескольких систем. Например, в интернет-банке и системе внутреннего учета.
Краток
Главная ценность вашего процесса заключается в задачах, подобным подготовке документации (отчётности) или сортировке писем.
Интересное решение?
Узнайте, какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA
Попробовать