Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
В системе ELMA предусмотрено 4 документопотока: Входящие, Исходящие, Внутренние, Договоры. В системе ELMA не предусмотрена возможность создавать новые документопотоки.
Ссылки на все зарегистрированные документы в системе ELMA находятся в разделе Канцелярия в соответствующих папках-фильтрах. (рис.1).
Рис. 1. Папки-фильтры документопотоков в разделе "Канцелярия"
Входящие – в данной папке хранятся ссылки на входящие документы организации. Входящие документы – это совокупность документов, поступающих из других организаций. Например, гарантийные письма, рекламные предложения, информационные материалы, присланные для ознакомления и т.д. (рис. 2).
Рис. 2. Папка-фильтр "Входящие"
Исходящие – в данной папке хранятся ссылки на исходящие документы организации. Исходящие документы - это совокупность документов, созданных в организации и отправляемых в другие учреждения, должностным лицам, физическим лицам. Например, справки, письма-ответы, заявки на участие и т.д (рис. 3).
Рис. 3. Папка-фильтр "Исходящие"
Внутренние – в данной папке хранятся ссылки на внутренние документы организации. Внутренние документы - это совокупность документов, созданных в организации и предназначенных для использования только внутри организации. Например, устав, штатное расписание, должностные инструкции и т.д. (рис.4).
Рис. 4. Папка-фильтр "Внутренние"
Договоры – в данной папке хранятся ссылки на все договоры организации. Договор - это совокупность всех документов, имеющих тип "Договор". Например, договоры аренды, договоры купли-продажи, трудовые договоры и т.д. (рис. 5).
Рис. 5. Папка-фильтр "Договоры"
В каждой папке-фильтре со ссылками на документы можно производить следующие действия:
Открыть карточку документа.
Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по названию нужного документа.
Загрузить текущую версию документа на локальный компьютер, открыть текущую версию документа в браузере или редактировать текущую версию документа с помощью программы ELMA агент (для этого необходимо, чтобы была установлена программа ELMA агент).
Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку слева от названия документа и в открывшемся окне выбрать необходимое действие (рис. 6).
Рис. 6. Выбор действия с текущей версией документа
слева от названия документа и в открывшемся окне выбрать необходимое действие (рис. 6).