Новые возможности системы ELMA 3.2

4 июля 2013

В июне вышла новая версия системы ELMA 3.2, которая в большей степени ориентирована на удобство и простоту использования нашими клиентами. При разработке новой версии мы не только учли практические пожелания и предложения наших пользователей, но и оставили большой задел для будущего роста и развития дополнительных функций системы ELMA.

Улучшения произошли во всех приложениях системы ELMA:

Также как и прежде использование системы ELMA способствует повышению прозрачности работы компании, повышению качества и скорости обработки потоков документов и информации, позволяет удобно контролировать эффективность работы всех сотрудников. Таким образом, за счет использования системы ELMA повышается прибыльность бизнеса в целом.

Внутренний портал

Внутренний портал, который используется во всех приложениях ELMA, перенёс целый ряд функциональных изменений, которые будут полезны всем пользователям системы.

В первую очередь это касается безопасности. Доступ в систему ELMA настроен таким образом, что с помощью логина и пароля зайти в систему ELMA может любой пользователь из любого места, где есть интернет.



Вход в систему с помощью логина и пароля настроен по умолчанию для всех пользователей. Данный способ защиты не дает 100% защиты информации. В случае, если кто-то узнает логин и пароль какого-то важного пользователя, то любой такой злоумышленник сможет зайти в ELMA из любого места, где есть интернет, через узнанный логин и пароль и получить таким образом доступ ко всей информации в системе.

В новой версии разработчиками системы были усилены меры безопасности. Появилось три различных способа защитить вход в систему ELMA:

  • Доверенные устройства
  • Вход по Токену
  • Вход по Сертификату

Рассмотрим Доверенные устройства. При необходимости, в целях безопасности каждый пользователь может ограничить вход в ELMA по своему логину и паролю - сделать так, чтобы в ELMA под его логином и паролем можно было зайти только с определенного рабочего места.

Как правило, пользователь заходит в рабочую ELMA максимум с трех мест (рабочий компьютер, домашний компьютер, мобильное устройство), а чаще всего с одного - рабочий компьютер. Чисто практически, вход с других устройств и не нужен, и если имеется такой прецедент - это скорее всего попытки злоумышленника вломиться в систему.

Для того чтобы настроить Доверенные устройства достаточно в профиле пользователя прописать имя необходимых устройств в списке Доверенных устройств.



В дальнейшем, при попытке входа с любого другого компьютера или мобильного устройства, не прописанного в списке доверенных, система выдаст сообщение о невозможности входа.

Таким образом, удается значительно повысить безопасность учетной записи, совершенно не создавая неудобств для пользователя - он работает в системе как и раньше, без необходимости выполнять сложные процедуры подтверждения личности.

Также с версии 3.2 в целях повышения уровня безопасности учетных записей пользователей реализована авторизация с помощью Сертификатов безопасности и USB-токенов.


  


Токен - это компактное устройство в виде USB-брелока, на который записываются электронные ключи для входа в разные системы. Токен выдается конкретному пользователю, который хочет входить в систему ELMA с его помощью, является его личной вещью и не должен никому передаваться. Пользователь, который хочет входить в систему ELMA через Токен, сначала должен привязать его к своей учетной записи в ELMA.



Токен привяжется к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. При этом происходит следующее:

  • в системе ELMA создается открытый ключ, который используется потом при проверке подлинности Токена при входе в ELMA;

  • на Токене создается (записывается) закрытый ключ - контейнер, соответствующий определенному пользователю, который выполнял привязку.

Таким образом, если настроен вход через Токен, то зайти в ELMA можно будет в любом месте, где есть интернет, но только при наличии специального устройства - Токена и зная его PIN-код.



Это дает ряд преимуществ: конфиденциальность информации, хранение ключей на отчуждаемом носителе, действие с носителем только после ввода пин-кода, обеспечение удобного перехода пользователя с одного рабочего места на другое.

Еще один большой плюс - на Токен может быть записано несколько электронных ключей - контейнеров - для входа в разные системы, не только в систему ELMA. Таким образом пользователь избавляется от необходимости носить целую связку ключей.

Во многих организациях уже практикуется использование Токенов, теперь уже используемые устройства можно приспособить и для работы с ELMA. Очень удобно! Все в одном месте и при этом все очень надежно.

Аналогичным образом осуществляется вход с помощью Сертификата. Пользователь, который хочет входить в систему ELMA по своему сертификату, привязывает его к своей учетной записи в ELMA.



Если настроен вход по сертификату, то зайти в ELMA можно будет только с конкретного рабочего места пользователя. Вход в систему по сертификату возможен только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.

Еще одним важным новшеством в версии 3.2 стала возможность авторизация в ELMA по технологии Single Sign On (SSO). Теперь можно использовать для входа в систему имя и пароль, с которым пользователь вошел в Windows, так называемая Windows-аутентификация. Это позволяет решить ряд проблем безопасного доступа в системе ELMA.

Зачастую пользователи назначают простые для запоминания, а значит и для подбора, пароли. А если пароль выбран сложный, то нередки случаи, когда пользователи записывают их и хранят тут же рядом с устройством. В данных случаях говорить о безопасности не приходится. Windows –аутентификация же за счет применения политик безопасности домена обеспечивает стойкость к взлому, а так же максимальную защиту компьютера от его использования при отсутствии пользователя-владельца сеанса.

Использование технологии Single Sign On обеспечивает не только безопасность, но и удобство для пользователей. Не нужно несколько раз вводить пароль. Достаточно один раз представиться системе - все! Особенно это важно в организациях со сложными системами авторизации и аутентификации. Например, когда для входа в систему используются биометрические средства контроля подлинности личности. Пользователь приходит на рабочее место, устройство считывает его отпечаток пальца или сетчатку глаза - Windows авторизует его в системе. При этом ему не придется вводить пароль в ELMA. Зачастую в таких организациях пользователи даже не знают своих паролей - в данном случае это совершенно не требуется. К тому же это позволяет использовать значительно более сложные пароли, которые ранее пользователи просто не смогли бы запомнить (а, значит, стали бы везде записывать).

Управление бизнес-процессами

Работать в приложении управление бизнес-процессами стало проще и удобнее благодаря целому ряду обновлений. Для начала мы неплохо обновили дизайн – он стал симпатичнее и работать в нём приятнее.



В новой версии удалось значительно повысить читаемость диаграмм процессов, что особенно актуально для больших диаграмм.

Появилась возможность формирования регламентов процессов. Теперь приложение «ELMA: Управление бизнес-процессами» имеет возможность не только моделирования, исполнения и контроля исполнения бизнес-процессов, но и возможность генерации регламента бизнес-процесса.

Регламент процесса - это документ, определяющий последовательность выполнения работ, их исполнителей, результаты каждой работы и всего процесса в целом. Он представляет собой doc или rtf файл, в котором описан ход, результаты процесса и порядок управления процессом. Регламент процесса утверждается и подписывается руководством предприятия и служит законодательным документом в рамках своего содержания. Для исполнителей и руководителей регламент бизнес-процесса является основой для урегулирования спорных вопросов, возникающих в рамках трудовой деятельности.

В новой версии системы создание регламента бизнес-процесса осуществляется в автоматическом режиме – на это требуется потратить всего пару минут времени – достаточно просто нажать кнопку и прописать параметры формирования регламента. Таким простым способом можно практически мгновенно получить готовый документ. Такое документирование процессов в организации должно осуществляться на основе определенных внутренних стандартов. Для этого создается основной стандарт регламента процесса. При описании своих процессов их владельцы используют данный внутренний стандарт как основу для наполнения информацией по реальной деятельности. Таким образом создаются регламенты процессов.В каждом конкретном процессе его регламент создается в карточке процесса на вкладке Регламент.

Важной доработкой в новой версии является возможность разбиения больших процессов на странице. Это сделано для удобства чтения регламентов и возможности распечатывать документы, содержащие большие карты процессов.

Появился очень полезный инструмент – Эскалация процесса.

При работе с процессами часто возникают ситуации, когда участник процесса по тем или иным причинам не может выполнить задачу в срок. Поэтому процесс стопорится, и как следствие могут быть сорваны сроки выполнения процесса в целом.

Для того чтобы избежать такие ситуации, в версии системы 3.2 был введен в работу новый инструмент - Эскалация бизнес-процесса. Это автоматический выход из операции процесса либо по таймеру, либо при выполнении определенного условия, и направление хода процесса по новому, нужному потоку.

Эскалация по таймеру необходима при возникновении риска срыва сроков при выполнении операции. Если какая-то операция выполняется своевременно, процесс идет по одной ветке; если эта операция не выполняется в течение определенного времени - процесс пойдет по другой ветке. Допустимое время выполнения операции задается в таймере.



Эскалация по сценарию - это своеобразный запасной вариант хода процесса - что делать, если выполнится условие, описанное в сценарии.



Описание орг. структуры стало проще и нагляднее за счет появления вложенных структур. Это решение актуально для организаций со сложно разветвлёнными структурами. Теперь графическое изображение стало более читаемым, т.к. можно оставить описание основной оргстуртуры предприятия и свернуть вложенные подструктуры.

Часто при внедрении системы ELMA, организации уже имеют описание основных процессов компании. Причём, как правило, для этого используют популярную систему бизнес-моделирования Business Studio. Всегда жалко тратить силы и время на дублирование уже описанных когда-то рабочих процессов, поэтому совместными усилиями разработчиков систем Business Studio и ELMA в новой версии реализован механизм переноса бизнес-процессов из одной системы в другую.

Т.к. файлы импортируются в формате XPDL, который является стандартом для обмена моделями бизнес-процессов между BPM-системами, поэтому при переносе бизнес-процесса логика его работы и графическая информация практически не искажается. Смоделированный ранее в сторонней программе бизнес-процесс может быть загружен в ELMA в пару щелчков мыши. Не требуется тратить время на моделирования процесса, на который когда-то уже были потрачены силы и время!

Описанные когда-то бизнес-процессы после экспорта в ELMA станут исполнимыми и действительно начнут работать!

Электронный документооборот (ЭДО)

Небольшое, но приятное нововведение ждёт пользователей новой версии ELMA 3.2

Теперь, работая с документом, можно вести по нему обсуждение - писать свои комментарии, получать сообщения, принимать какие-либо решения. Вся информация хранится в одном месте - диалог записывается в историю документа, она доступна в карточке документа.

Отправить документ на обсуждение очень просто. Прямо из карточки документа выбираем действие " Обсуждение документа".



Открывается окно создания сообщения с приложенным документом. Указываем конкретных пользователей, кому посылается документ на обсуждение, или инфоканал.

Всем указанным пользователям приходит сообщение в ленту, где и ведется обсуждение по документу.

Решение для проектных организаций (Управление проектами)

Введение трудозатрат в новой версии ELMA 3.2 оценят проектные менеджеры и организации, ведущие проектную деятельность.

Менеджеру проекта всегда было важно не только знать статус по исполнению этапов, расходы и доходы бюджетов, ситуацию по срокам, но и объём затраченных рабочих ресурсов. Для их фиксации и отражения для проектных задач ELMA были введены трудозатраты – сотрудники могут отметить, какой объём рабочего времени был потрачен на конкретную задачу, на определённую дату.

В версии 3.2 данный функционал значительно расширен: появилась комплексная система учёта трудозатрат сотрудников, распространяющаяся не только на проекты, но на все задачи системы – ведь подчинённые могут затрачивать своё рабочее время не только на работу с проектными задачами. Теперь модуль трудозатрат – это законченный контур, включающий:

  • Фиксация трудозатрат сотрудником
  • Отправка агрегированного отчета за неделю
  • Подтверждение трудозатрат руководителем (пакетное или попозиционное)
  • Представление информации о трудозатратах в отчётах и формах

Таким образом, сотрудник может фиксировать свои трудо-часы как ежедневно, так и в форме еженедельного отчёта. Сквозное отражение трудозатрат как на закладке в задачах, так и в агрегированном отчёте позволяет сотруднику лучше планировать и анализировать своё рабочее время.



Особенно важен комплексный контур для руководителей: один сотрудник, выполняющий работу для разных менеджеров теперь может отчитываться по каждой позиции отдельно; а интерфейсы согласования и просмотра трудозатрат позволяют увидеть всю информацию в рамках одной панели. При организации работы по полному циклу трудозатрат, массива информации, накопленного в ELMA достаточно для расчёта оплаты труда сотрудников и калькуляции различных показателей, таких как себестоимость проекта, эффективность работы подразделения или уровень загрузки определённой должности.

Решение для отдела продаж (CRM)

Использование активной воронки продаж в новой версии ELMA 3.2 повысит эффективность отдела по работе с клиентами.

В системе ELMA одним из основных объектов приложения для управления взаимоотношениями с клиентами является сделка. Сделка с клиентом может иметь различные статусы, от «Новой возможности» до «Подписания договора». В динамике стадии образуют полную Цепочку продаж. Стадии Цепочки продаж настраиваются в соответствии с требованиями конкретной организации. Для контроля процесса ведения сделки в системе имеется удобный инструмент – Воронка продаж. Она позволяет отслеживать эффективность работы менеджеров, наглядно представляя, сколько сделок менеджер начал и сколько из них завершил.



Данный инструмент полезен и менеджерам по продажам и контролирующим их сотрудникам. Менеджеры по продажам могут оценить свои слабые места, концентрировать на них больше усилий, относиться к работе более ответственно. Все это помогает сделать процесс проведения сделок более эффективным – больше сделок доходит до желаемой стадии.

Переход сделки из одного состояния в другое позволяет объективно судить о ведении дел по данному вопросу – по сути, это говорит об измерении «расстояния до денег». Чем дальше продвижение по цепочке, тем ближе ваше предприятие к непосредственному получению прибыли. И наоборот, откат на предыдущий шаг сигнализирует о возможных проблемах.

В новой версии системы ELMA смена стадий сделки реализована через процессы, появилась возможность создать так называемую Активную воронку продаж. Иными словами автоматически запускается процесс при переходе от одной стадии сделки к другой.



Суть таких процессов заключается, во-первых, в автоматизации выполнения действий, которые сопровождаются переводом сделки из одной стадии в другую. И во-вторых, эти процессы нужны для проверки, действительно ли сделку можно перевести в соответствующую стадию. Например, здесь можно запросить от менеджера ввода дополнительной информации (эта информация может быть критично важна для соответствия сделки определенной стадии). Или, на определенной стадии сделки необходимо точно представлять бюджет сделки. При переводе сделки в данную стадию ELMA потребует от менеджера ввод этих данных; если менеджер не располагает такой информацией - ввести ему нечего - перейти на эту стадию он не сможет. Таким образом, система подсказывает ему, что требуется проработать сделку на текущей стадии, выполнить все необходимые требования для перехода на следующую стадию.

Введение активной воронки продаж приводит к четкому выполнению регламентов процесса продаж.

Это ещё не полный перечень функциональных обновлений новой ELMA 3.2. В ближайшее время мы информируем Вас о дополнительных новых возможностях системы ELMA.