Система управления бизнес-процессами

Интервью с первым заместителем ген. директора ГСС "Инжиниринг" Д. В. Боровских

2 Октября 2013

Дмитрий Викторович Боровских

Первый заместитель ген.директора ГСС Инжиниринг

Освоение строительной отрасли компанией ELMA началось с достаточно крупного проекта – автоматизации бизнес-процессов компании ГСС Инжиниринг. Деятельность организации – строительство недвижимости, спортивных объектов на территории Татарстана и РФ, предполагает не только большой штат, но и большие объемы документации регламентирующие и закрывающие проекты компании.

Особенностями внедрения системы и первыми результатами поделился Дмитрий Викторович Боровских – первый заместитель генерального директора ООО ГСС Инжиниринг

Дмитрий Викторович, что послужило причиной поиска системы автоматизации?

Д.В.: Поиск системы был начат в связи с ростом и развитием компании. Растет штат сотрудников, увеличивается количество поставленных задач и проектов, которые требуют четкой организации. Кроме этого, у нас есть удаленные работники, связаться с которыми на первый взгляд не составляет проблемы, но в плане оперативного получения рабочей информации до них было не добраться. Скорость – один ведущих факторов в бизнесе сегодня.

У вашей компании уже был опыт работы с системами автоматизации?

Д.В.: Да, мы в течении 5 лет использовали бесплатный ресурс, который до определенного времени закрывал наши потребности в документообороте и обеспечивал решение небольших производственных задач. Но мы исчерпали этот ресурс. Определенные вехи развития организации предполагают выход на новый уровень управления и внутренней коммуникации, поэтому потребность в более совершенной системе автоматизации встала достаточно остро.

Каким образом осуществлялся выбор системы? Какие параметры были ключевыми?

Д.В.: Ключевым параметром был документооборот, точнее мы искали некую более совершенную его версию. Важна была гибкость системы относительно особенностей бизнеса. Информацию о системе ELMA я нашел в интернете, изучал возможности движения и хранения документов, и оказалось, что она более многофункциональна. Такие функции как Постановка и решение задач, контроль выполнения позволяет увязать всё с тем же документооборотом и видеть весь процесс целиком как на ладони.

ELMA многофункциональна, на каком наборе модулей остановились вы?

Д.В.: Мы остановились на ELMA ECM. Он включает в себя электронный документооборот, создание и управление бизнес-процессами и внутрикорпоративный портал.

Расскажите, как каждый из модулей «вплетается» в жизнедеятельность ГСС Инжиниринг?

Д.В.: Если говорить об электронном документообороте, то это основа, которая позволяет нам многократно упростить многие «бумажные процедуры». Поскольку в отрасли строительства всегда огромное количество документов у нас заведены такие процессы как «Заявка на создание договора», «Согласование договора», «Занесение договора в реестр», «Заявки на выполнение работ» и т.д. Временные промежутки в согласовании документов сокращены значительно и теперь не требуют «живого» присутствия руководства.

Для того, чтобы жил и работал модуль «Управление бизнес-процессами» потрудился каждый отдел, в который он был внедрен. Описывались все рабочие бизнес-процессы, а специалисты отдела внедрения уже потом занимались их воплощением в системе. Была описана масса бизнес-процессов, подлежащих автоматизации: входящая/исходящая почта, заявки, запросы, подбор персонала, сдача объемов, оплата счетов, планирование бюджетов, создание и ведение проектов, изменение сроков, ответственных лиц, а также интеграция с 1С и Gmail.

Внутрикорпоративный портал помогает наладить поддерживать коммуникацию не только внутри офиса, но и быть на связи с удаленными сотрудниками, а в нашей компании таких не мало. Портал – модуль более функциональный, чем корпоративная почта, общение сотрудников происходит в режиме реального времени, что позволяет решать многие мелкие рабочие вопросы. И что немаловажно – создает единое пространство компании.

Дмитрий Викторович, в вашей компании сейчас через ELMA проходит большая часть работы компании, что можете рассказать об этапе внедрения?

Д.В.: Этап внедрения, на самом деле, до сих пор не закончен, некоторые процессы только включаются в работу, но учитываю наши масштабы (более 1000 человек в организации) это вполне нормально. Есть момент привыкания и адаптации со стороны рядовых сотрудников, думаю, что это самое сложное. Но это вопрос времени. Людям нужно привыкнуть, чтобы оценить преимущества нововведения, ведь всё делалось «по-старинке». А сейчас, кроме ускорения процессов мы имеем возможность отследить их на любом этапе, всё стало «прозрачным».

Систему оценили практически все руководители отделов, поскольку они получили полную картину происходящего в системе и имеют возможность отследить эффективность. Многое зависит от человеческого фактора, который, как известно, может все усложнить, а может и облегчить.

Можно ли уже сегодня говорить о предварительных результатах работы системы ELMA?

Д.В.: О результатах в цифрах говорить пока рано, система в компании работает всего пару месяцев и не завершен процесс внедрения. Результаты есть пока те, что я уже обозначил: ускорение движения документации и повышение уровня коммуникации. Полноценные результаты мы сможем увидеть и оценить через 6-12 месяцев. Мы не делали точных прогнозов в цифрах на работу системы, только ставили конкретные задачи. И уже сейчас можно сказать что система живет и работает с ними. 

#Строительство #Документооборот #Отзывы

Возврат к списку