Система управления бизнес-процессами

Выход версии ELMA 3.1.1

9 Октября 2012

С радостью сообщаем о выходе новой версии ELMA 3.1.1. Версия содержит ряд важных улучшений и обновлений, которые касаются работы в системе. На этот раз наибольшее количество изменений коснулось приложений «ELMA: Управление показателями» и «ELMA: CRM». Кроме того было реализовано множество небольших приятных функций, например, в системе появилась возможность экспортировать календари в другие программы и Интернет-календари. Значительно расширено количество портлетов.

Также в версии ELMA 3.1.1 были учтены пожелания многочисленных пользователей системы и внесены доработки и изменения. Некоторые из них существенно улучшили работу системы ELMA.

Основные новшества в ELMA 3.1.1:

Метрики и показатели бизнес-процессов
(ELMA: Управление показателями, ELMA: Управление бизнес-процессами)

С выходом ELMA 3.1.1 приложения «ELMA: Управление бизнес-процессами» и «ELMA: Управление показателями» получили дополнительную точку соприкосновения. Теперь у каждого бизнес-процесса системы появилась вкладка Метрики и показатели, на которой можно настроить измерение практически любых параметров бизнес-процесса путем установки метрик и показателей.

При моделировании бизнес-процесса можно указывать точки измерения метрик и показателей и определить, какими должны быть их значения. Затем, когда бизнес-процессы уже будут выполняться, пользователи смогут отслеживать качество их выполнения: экземпляры бизнес-процессов, в которых метрики достигли нежелательных результатов (этап процесса выполняется слишком долго, плохие значения важных показателей и др.), будут ярко отмечены красным маркером – знак, что что-то пошло не так.

Простой пример использования показателей в бизнес-процессах: есть активно используемый операционный процесс, он выполняется достаточно часто, и один из этапов выполнения данного процесса – оформление и согласование документов. И чрезвычайно важно, чтобы время выполнения комплекса данных задач не превышало восьми часов.

Теперь поставить этот этап бизнес-процесса на контроль можно совершенно просто: в графическую модель процесса ставится два промежуточных события, в которых происходит снятие показателей. В экземпляре процесса при помощи мастера настраиваются параметры снятия информации (временной показатель, значение которого не должно превышать 8 часов) и вид отображения шкалы в веб-интерфейсе. После чего бизнес-процесс публикуется – вся процедура занимает буквально несколько минут. Теперь у всех экземпляров процессов будет сниматься настроенный показатель. На странице Мои процессы и на странице самого процесса, те процессы, у которых значения показателя приобрели нежелательные значения (в данном случае – этап длился более 8 часов), будут помечены красным маркером.

Метрики и показатели бизнес-процессов также являются удобным инструментом, помогающим грамотно оптимизировать бизнес-процессы. Достаточно снять показатели процесса до того, как изменения вступят в силу, изменить процесс и посмотреть значения показателей снова. У вас на руках будут объективные данные, указывающие на эффективность или неэффективность внесенных изменений. Конечно, эти данные будут более объективны, если процесс выполняется большое количество раз – в таком случае средние значения будут действительно правдивы.

Новое в приложении «ELMA: Электронный документооборот»
(ELMA: Электронный документооборот)

Начиная с версии ELMA 3.1.1, документы могут регистрироваться в системе электронного документооборота сразу в нескольких документопотоках.

Множественная регистрация документов позволяет сделать привязку карточки документа сразу к нескольким регистрационно-контрольным карточкам (РКК) – документ будет иметь сразу несколько номеров РКК. Данная практика достаточно распространена в некоторых организациях, особенно в организациях государственного сектора.

Регистрация документа в каждом новом документопотоке осуществляется обычным образом. При этом на карточке документа каждый раз создается новая вкладка – для каждого РКК.

Новое в приложении «ELMA: CRM»
(ELMA: CRM)

Значительные изменения коснулись приложения «ELMA: CRM». Рассмотрим лишь наиболее значительные из них.

Отчет по воронкам продаж

Появился удобный инструмент контроля процесса продаж и проведения сделок – воронка продаж.

Воронка продаж позволяет отслеживать эффективность работы менеджеров, наглядно представляя, сколько сделок менеджер начал и сколько из них завершил.

Так как отчет показывает количество сделок с разбиением по стадиям продажи, удобно отслеживать «узкие места» работы менеджеров, на которых они теряют клиентов.

Данный инструмент будет полезен и менеджерам по продажам и контролирующим их сотрудникам. Менеджеры по продажам смогут оценить свои слабые места, сконцентрировать на них больше усилий, относиться к работе более ответственно. Все это поможет сделать процесс проведения сделок более эффективным – больше сделок будет доходить до желаемой стадии.

Новые CRM-портлеты

Появилось три новых портлета приложения «ELMA: CRM», позволяющих всегда иметь нужную информацию на виду. Первый портлет – Возможности – позволяет всегда иметь на виду список потенциальных клиентов, которые требуют особо пристального подхода, если вы действительно хотите, чтобы из потенциальных они стали вашими реальными клиентами. В портлете отображается не только список возможностей, но и его статус, имя ответственного лица и следующее взаимоотношение. В настройках вы можете определить, что портлет должен отображать только ваши возможности или только возможности, имеющие определенный статус.

Второй портлет – Сделки – отображает список сделок и их стадии. При желании вы можете настроить отображение в портлете только своих сделок (тех, в которых ответственным лицом являетесь вы) или сделок, имеющих определенный статус.

Третий портлет – План поступлений – отображает список средств, которые ожидаются в ближайшее время. В отличие от страницы План поступлений, в портлете просто приведены ближайшие поступления в выбранном количестве – они не разбиты на группы. Это позволяет использовать пространство портлета более экономно. При необходимости вы можете отфильтровать список поступлений по нужному критерию. Также существует возможность настроить отображение в портлете только своих поступлений (тех, в которых ответственным лицом являетесь вы).

Любой из CRM-портлетов может быть размещен на главной странице произвольное количество раз, что позволяет размещать несколько портлетов с различными настройками. Например, вы можете разместить два портлета Возможности, каждый из которых будет отображать потенциальных клиентов только определенного статуса. Например, «Потенциальные клиенты: проявляют интерес» и «Потенциальные клиенты: почти подписали».

Новая страница планов поступлений

Значительно преобразилась страница План поступлений.

На странице приведено пять вкладок, в которых отображаются поступления в зависимости от даты их проведения: отдельно отображаются поступления текущей недели (ближайшие поступления), текущего месяца, предыдущего месяца, старые поступления (далее чем один месяц назад) и поступления далекой перспективы (далее месяца вперед). В нижней части каждой вкладки отображается сводная информация по суммам поступления периода.

Внутри каждой вкладки можно гибко настроить, какие поступления отображать, а какие скрывать.

Когда количество поступлений станет довольно внушительным, найти нужное поможет встроенный поиск страницы, позволяющий отфильтровать содержимое страницы по нужным параметрам. Например, можно отобразить поступления только от конкретного контрагента.

Экспорт календаря ELMA

Работать с календарями ELMA теперь гораздо удобнее – появилась возможность экспорта календарей. Экспортированный календарь может быть импортирован в удобное вам приложение, такое как MS Outlook, или в популярные Интернет-календари, такие как календарь Google.

Календарь ELMA экспортируется в формат iCalendar (формат *.ics) и может быть использован в любом приложении, которое поддерживает работу с календарями данного формата.

Возможен экспорт любого календаря, к которому вы имеете доступ – будь то ваш личный календарь, календарь вашего подчиненного или общий календарь системы.

Новый портлет Сотрудники организации

Небольшим приятным сюрпризом версии ELMA 3.1.1 стал появившийся портлет Сотрудники организации.

При помощи данного портлета любой пользователь системы может быстро просмотреть карточку другого сотрудника организации: узнать его контактные данные, узнать день рождения, а также назначить выбранному сотруднику задачу или запланировать с его участием некоторое событие в календаре.

Кроме того, в портлете отображается список пользователей, у которых в ближайшее время будет день рождения – поэтому все сотрудники организации будут в курсе и не забудут поздравить коллег.

Новые возможности динамических форм
(ELMA: Управление бизнес-процессами, ELMA: Электронный документооборот)

Значительное развитие получил механизм динамических форм. С выходом каждой версии системы ELMA, появляются новые возможности создания более гибких и удобных форм задач.

В ELMA 3.1.1 стало возможным определять содержимое раскрывающегося списка в зависимости от некоторых условий. Например, теперь при помощи сценария можно при изменении одной переменной на форме менять значение содержимого выпадающего списка. То есть выпадающий список будет содержать только те элементы, которые относятся к другой выбранной переменной.

Пример простой задачи: выбор компании из выпадающих списков. Данный список может иметь солидную длину, поиск нужного элемента в связи с этим будет серьезно затруднен. Облегчить задачу пользователям можно, ограничив содержимое списка. Например, перед тем, как выбрать компанию, пользователь будет выбирать регион, после чего список компаний ограничиться только элементами, относящимися к выбранному региону.

Появление данной функции позволяет при должном подходе к разработке динамических форм сделать работу с выпадающими списками намного удобнее, а работу пользователей с формами задач – в целом быстрее и эффективнее.


Возврат к списку