Система управления бизнес-процессами

Вышла новая версия ELMA 3.1.2

20 Ноября 2012

С радостью сообщаем о выходе новой версии ELMA 3.1.2. Версия содержит ряд важных улучшений и обновлений, которые касаются работы в системе.  

На этот раз наибольшее количество изменений коснулось приложения «ELMA: Электронный документооборот»: появился один дополнительный модуль «ELMA: Штрих-код», бизнес-решение «ELMA: Управление договорами», а также в базовую поставку приложения включена возможность защиты действий пользователей при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Существенно расширились возможности приложений «ELMA: Управление показателями» и «ELMA: Управление проектами». Также в версии ELMA 3.1.2 CR были учтены пожелания многочисленных пользователей системы и внесены доработки и изменения. Некоторые из них существенно улучшили работу системы ELMA.

С выходом версии ELMA 3.1.2 CR несколько изменилась система лицензирования продукта. Появилось несколько дополнительных модуль и первое для нашей системы бизнес-решение. Нашим новым клиентам мы предлагаем два новых пакета: «ELMA ECM» и «ELMA BPM Suite». Каждый пакет содержит готовый набор необходимых приложений системы, идеально подходящих под нужды конкретного бизнеса. За подробностями обращайтесь к нашим менеджерам.

Поддержка штрих-кодирования

В системе появился новый дополнительный модуль «ELMA: Штрих-код». Модуль позволяет при регистрации документов автоматически печатать штрих-код документа. На основании данного штрих-кода затем можно мгновенно находить документы в системе, просто поднеся его бумажную версию к сканеру.

Модуль «ELMA: Штрих-код» не включен в комплект приложения «ELMA: Электронный документооборот» и лицензируется отдельно.

Читать подробнее о модуле «ELMA: Штрих-код» >>

Бизнес-решение: Управление договорами

Бизнес-решения являются готовыми решениями, решающими конкретные бизнес-задачи. С их помощью можно быстро достичь желаемого результата от использования системы. 

В релизе системы ELMA 3.1.2 CR появилось первое бизнес-решение – «ELMA: Управление договорами». С его помощью можно значительно расширить возможности приложения «ELMA: Электронный документооборот».

Бизнес-решение «ELMA: Управление договорами» позволяет осуществить эффективную и комфортную работу с договорами на всем их жизненном цикле. Бизнес-решение автоматизирует создание, учет, поиск, работу с договорами. При этом пользователи будут всегда в курсе, о договорах, срок действия которых скоро истекает.

Читать подробнее о бизнес-решении «ELMA: Управление договорами» >>

Новые возможности приложения ELMA: Управление показателями

В версии ELMA 3.1.2 CR приложение «ELMA: Управление показателями» получило мощнейший инструмент контроля результативности работы и мотивации сотрудников – матрица эффективности.

Матрица эффективности, по сути, является заключительным звеном системы управления показателями, позволяющим настроить в организации эффективную систему оценки и оплаты труда. 

Матрица эффективности представляет собой инструмент, благодаря которому каждый сотрудник организации сможет наблюдать производительность своего труда. При этом матрица эффективности содержит информацию не только об общей результативности труда, но и отражает, от чего она зависит, как получились эти данные.

Данные матрица эффективности, по сути, являются готовыми данными для формирования заработной платы сотрудника – при правильном внедрении  приложения «ELMA: Управление показателями» здесь будет отображаться объективная оценка деятельности сотрудника.

Как видно из скриншота, матрица эффективности содержит два главных раздела: Показатели и SMART-задачи. Набор показателей отражает значение сбора показателей по данному сотруднику. Например, это могут быть определенные показатели бизнес-процессов, в которых пользователь участвует по регламенту: скорость обработки клиентов, количество клиентов, процент успешно закрытых инцидентов и т. д. Или же это может быть исполнительская дисциплина – показатель того, как пользователь в целом справляется с поставленными перед ним  задачами, успевает ли закрывать их в срок.

Для каждого показателя  имеется вес – этот вес отражает, как показатель влияет на общее значение эффективности. Некоторые показатели влияют на общую производительность сильнее, другие могут влиять на нее незначительно. Для каждого показателя указывается текущий процент эффективности.

Также кроме показателей в матрице эффективности отображаются SMART-задачи. Каждая SMART-задача также имеет свой вес и результативность.

Так что же такое SMART-задача? В деятельности сотрудников организации нередко появляются задачи, которые не выполняются постоянно, их не нужно делать просто так по регламенту или по бизнес-процессам. Это особые важные задачи, зачастую разовые. Например, это может быть особое специальное поручение от начальника: осуществить сбор и анализ информации по некоторому вопросу, подготовить стенд к выставке, провести обучение нового сотрудника, провести мероприятие и т. д. Это SMART-задачи. Важность выполнения таких задач высока, поэтому они особым образом отображаются в матрице эффективности сотрудника.

После выполнения SMART-задачи исполнителем, контроллеру приходит задача контроля, в которой он проставляет процент удовлетворенности результатом.

Сами SMART-задачи могут ставиться руководством сотрудника или же сотрудник может самостоятельно формировать SMART-задачи. План SMART-задач содержит не только упоминание задач и процент их результативности, но и их «вес», благодаря которому определяется, насколько сильно выполнение задачи влияет на общий показатель результативности сотрудника.

Матрица эффективности обычно формируется на некоторый фиксированный промежуток времени, например, на месяц. План SMART-задач согласуется с начальником сотрудника. Сам процесс согласования может выполняться, как вручную, подобно тому, как в системе согласуются документы, так и в рамках бизнес-процесса. После согласования, SMART-задачи ставятся в матрицу эффективности и контролируются начальником сотрудника.  

При создании бизнес-процессов, связанных с работой с матрицей эффективности, в Дизайнере ELMA можно использовать новые блоки операций: «Согласование» и «Изменение статуса». Данные блоки вынесены в специальную группу «Матрица эффективности».

Что удобно, матрица эффективности может быть разработана как для элемента оргструктуры, так и для конкретных пользователей. В системе имеются шаблоны матриц эффективности, позволяющие быстро формировать новые матрицы эффективности. Это позволяет гибко и одновременно с тем быстро формировать матрицы эффективности для всех сотрудников даже крупных организаций со сложной структурой подчинения.

Начальник отдела или подразделения может работать с продуктивностью работы своих подчиненных через функцию «Мой отдел». Здесь он может не только просмотреть текущие показатели своих подчиненных, но и добавить новые SMART-задачи в планы, удалить уже поставленные задачи, выполнить согласование планов.

Конечная результативность сотрудника складывается из качества выполнения SMART-задач и качества его показателей. Итоговую результативность можно использовать для формирования заработной платы сотрудника – для удобства выполнения этих операций имеется возможность печати матрицы эффективности и ее выгрузка в MS Excel. Все очень просто и при том объективно! 

Генерация документации по бизнес-процессам

В версии ELMA 3.1.2 CR появилась возможность генерации автоматической документации по бизнес-процессам. На создание такой генерации уходит всего пара минут времени – для этого нужно просто нажать кнопку Документация в Дизайнере ELMA и в мастере указать, какое содержимое бизнес-процесса должно попасть в HTML-отчет. Возможна генерация сводных отчетов сразу для нескольких бизнес-процессов.

Новые возможности приложения ELMA: Управление проектами

Приложение «ELMA: Управление проектами» с выходом версии 3.1.2 CR приобрело целый рад новых возможностей. Здесь рассмотрены лишь наиболее важные из них. 

Каждый менеджер проектов имеет свои личные предпочтения о том, как должно быть обустроено его рабочее место, какую информацию он должен иметь перед глазами, а которую лучше спрятать подальше, чтобы она не отвлекала от самого главного. Одновременно с этим, специфика каждого проекта может требовать создания особого рабочего места, в котором акценты ставятся на наиболее важные для данного проекта участки.

Например, в одном случае менеджеру проектов наиболее важно иметь перед глазами бюджет и риски проекта, в другом - вопрос бюджета проекта может быть не так принципиален, его нужно убрать на второй план, оставив перед глазами более важную информацию. Поэтому в версии 3.1.2 CR мы сделали приложение «ELMA: Управление проектами» более гибким – менеджер проектов теперь имеет огромные возможности по настройке его интерфейса, чтобы он максимально отвечал его потребностям и обеспечивал наибольшую эффективность работы. 

Теперь портальная страница проектов стала полностью портлетной: теперь здесь вы сможете размещать не только портлеты проектов, но и любые другие. Например, на странице проекта можно разместить портлет запуска бизнес-процессов или календарь. Таким образом, можно сделать страницу проекта рабочим местом, имеющим перед глазами все необходимые для работы инструменты.

 

Нужная информация будет всегда у вас перед глазами – чтобы быть в курсе дел проекта даже не требуется переходить на страницу проекта, так как проектные портлеты теперь могут быть размещены на любой другой странице. Например, вы можете разместить на своей главной странице список текущих проектов или список задач по конкретному проекту.  

Каждый менеджер проектов имеет свои предпочтения о том, как организовать свое рабочее пространство. Значительно сэкономить время менеджера проектов можно благодаря тому, что теперь в шаблоне проекта хранится информация о портлетах проекта – настроив расположение портлетов в проекте один раз, отпадает необходимость впоследствии выполнять эту операцию раз за разом. 

В проектах также появился новый тип задач – комплексная задача проекта. Нередко на ранних этапах менеджеру проектов сложно описать все этапы проекта. Случается, что одному исполнителю требуется поставить десяток мелких задач, при этом не принципиально, в каком порядке они должны быть выполнены. Например, заключительный этап проекта может заключаться в сборе подписей с ряда ответственных лиц. Совершенно не важно, в каком порядке данные подписи будут собраны, важно просто, чтобы они были в принципе собраны. Поэтому выделять каждую такую задачу (а их могут быть десятки) в отдельный этап проекта несколько нецелесообразно. Кроме того, это сильно загружает план проекта. Комплексная задача позволяет объединять множество подобных задач в одну задачу проектного бизнес-процесса.

Когда при выполнении проектного бизнес-процесса исполнителю будет поставлена комплексная задача по проекту, например, сбор подписей на документы, исполнитель по ситуации самостоятельно определит, какие задачи ему требуется выполнить в рамках данной комплексной задачи. Комплексная задача будет считаться выполненной, когда исполнитель укажет выполнение всех входящих в нее задач.

Менеджер проекта может наблюдать выполнение комплексных задач прямо в плане проекта – для этого нужно лишь развернуть комплексную задачу в плане, после чего отобразится ее содержимое. Комплексная задача проекта является блоком операции бизнес-процесса – ее можно найти в Дизайнере ELMA на вкладке основных операций.

Кроме того, план проекта теперь содержит полный список задач связанных с ним бизнес-процессов, то есть бизнес-процессов выступающих в качестве этапов проекта. Таким образом, в одном месте можно видеть полную картину структуры проекта.

Познакомиться с новыми возможностями системы можно посмотрев демо-версию онлайн, а так же скачав бесплатную демо-версию.


Возврат к списку