Какую роль в развитии вашей компании играет документооборот?

Потоки внутренних и внешних документов создают информационное обеспечение управленческой деятельности. Скорость и прозрачность документооборота позволяют создать необходимую динамику для принятия решений бизнеса как в части исполнения договоренностей, так и в части развития.

В какой момент вы пришли к идее процессного управления?

В первую очередь назрела потребность в оптимизации и ускорения процесса движения договоров компании, необходимость в обеспечении прозрачности процесса в целях его контроля и управляемости. Перенос договоров на бумаге от подразделения в подразделение, из города в город для его согласования, попросту, был уже не только трудоемким с большими издержками по времени и рисками потери договоров, но и не соответствующим технологиям XXI века. Во вторую очередь, стояла задача для создания условий для интеграции корпоративных информационных ресурсов на единой платформе для развития автоматизации и оптимизации всего документооборота.

По каким критериям вы выбирали систему?

Для пользователей всегда актуальны два основных критерия: интуитивно понятный интерфейс и быстродействие. Мы выбирали систему, основываясь критериями соответствия системы детальным функциональным требованиям к процессу движения документов с учетом территориального распределения подразделений, сложностью организационной структуры, соответствия требованиями безопасности с возможностью использования уже имеющихся механизмов доступа к информационным системам, требованиям к поиску данных, требованиям к настройке администрирования, требованиям по объему хранения информации. Была разработана система балльной оценки кандидатов согласно выдвинутым требованиям с учетом опыта кандидата, совокупной стоимости владения и сроков внедрения.

Какие цели вы ставили перед ELMA?

Сделать процессы движения документов прозрачными, прослеживать всю историю движения и изменений документа, сократить непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников, ускорить и контролировать время принятия решения по этапам движения документов, контролировать исполнение документов. Убрать всю бумагу.

Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможности BPM-системы и ответим на вопросы

Отправить заявку

Отправить заявку

Какие процессы автоматизировали в первую очередь и почему?

Мы начали с автоматизации процессов договорной деятельности от проверки контрагента до сдачи договора в архив, потому что работать по-прежнему стало невозможно. Проблемы с потерей договоров на местах, влияние межличностных отношений на процессе согласования - работа превратилась в хождение по мукам и постоянный поиск «где мой договор». Срок автоматизации занял шесть месяцев от разработки технического задания до ввода в промышленную эксплуатацию. После внедрения электронного согласования договоров, были полностью автоматизированы процессы движения распорядительной документации, внутренней нормативной документации, служебной, входящей и исходящей документации. Также были полностью автоматизированы постановка и контроль исполнения поручений как на основании документов, так и прямых поручений руководителя.

Как ELMA встроилась в информационный ландшафт компании?

ELMA полностью интегрирована единым корпоративным справочником (справочник организационной структуры с учетом подчиненности сотрудников, база контрагентов, многочисленные справочники для данных по атрибутивной части документов). Настроена интеграция с 1С, Axapta.

Оцените эффект внедрения системы?

При внедрении мы столкнулись с консерватизмом персонала, непониманием и нежеланием любых изменений, боязни прозрачности собственной работы, боязни потери важности собственного статуса при работе с документами, когда условия диктовал не процесс, а лично сотрудник и сам придумывал нужные ему документы, круги согласования по нему и удобное время завершения работы по документам. Главный эффект заключается в том, что реализация проекта изменила сознание сотрудников при работе с документами, система дала возможность увидеть документы как неотъемлемую часть бизнес-процесса изнутри и понять роль в процессе каждого сотрудника от оценки «зачем я это согласую» до «зачем этот документ в процессе». Внедрение обнаружило узкие места существующих внутренних процессов компании, вместе с тем дало возможность их гибкого улучшения и настройки. Централизованное управление документами обеспечило прозрачность и грамотность документооборота. Появилась возможность оптимально распределять ресурсы компании, оценивать эффективность работы каждого сотрудника и контролировать исполнительскую дисциплину как по поручениям, так и по документам.

Как вы развиваете систему внутри компании?

Главным приоритетом работы в системе для нас является удобство для пользователя. В течение всего проекта внедрения мы активно собирали обратную связь внутри компании и оперативно дорабатывали как процессы, так и систему. Сейчас, когда система стала уже обычной, у нас в планах – развитие автоматизированных процессов. Сейчас в очереди 2 процесса: часть процессов по заказам и по командировкам.

Какие советы вы можете дать тем, кто только задумывается об управлении бизнесом через автоматизацию процессов?

Руководству компаний необходимо до внедрения детально прописать процессы, и понять какие выгоды оно хочет извлечь из автоматизации. Понимать, какие роли и их полномочия должны быть в процессе движения документа, распределить уровни разграничения прав доступа, представлять механизмы совершения действий в системе, уровни протоколирования и отображение истории, визуальному отображению карточек и атрибутов, в каком объеме и какими силами будет проводиться администрирование системы после внедрения. При переговорах с подрядчиком договариваться о гибком подходе к внедрению заранее. Выбирать систему так, чтобы писать пользовательские инструкции и проводить обучение не стояло значимой задачей при внедрении, но при этом рядовому пользователю было удобно и понятно, как работать в системе.

«Руководству компаний необходимо до внедрения детально прописать процессы, и понять какие выгоды оно хочет извлечь из автоматизации»

Интересное решение?

Узнайте, какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA

Заказать звонок

Заказать звонок