Истории успеха
Автоматизация бизнес-процессов с помощью BPM-системы ELMA в инжиниринговой компании АСЭ

С BPM-системой ELMA бизнес-процессы компании стали понятны и измеряемы

Сергей Нелюбин
Инжиниринговая компания «АСЭ»
АО инжиниринговая компания «АСЭ» (в прошлом АО «НИАЭП») — управляющая организация Группы компаний ASE. Вместе с АО «Атомстройэкспорт», АО «Атомэнергопроект» и АО «Атомпроект» она составляет основу инжинирингового дивизиона Госкорпорации «Росатом». Группа компаний ASE специализируется на проектировании и строительстве объектов использования атомной энергии. Создание атомных электростанций и энергоблоков осуществляется на территории 15 стран, среди которых Иран, Индия, Китай, Турция, Чехия, Финляндия, Белоруссия и т.д. ГK ASE активно внедряет и использует инновационные технологии, постоянно работая над повышением эффективности управления проектами. Об автоматизации производственных процессов организации мы побеседовали с начальником отдела оптимизации бизнес-процессов АО ИК «АСЭ» Сергеем Нелюбиным.

Инжиниринговая компания АСЭ

Атомная энергетика

www.niaep.ru
Город: Нижний Новгород
Возраст бизнеса: 65 лет
Количество пользователей: 4000
Количество процессов: 25
Пользуются ELMA: с 2015 года

— На данный момент Группа компаний ASE занимает более 30% глобального рынка сооружения АЭС. Значительная часть портфеля заказов приходится на проекты за рубежом: Бангладеш, Венгрия, ЮАР. Ведется крупный проект с Финляндией. Как удается удерживать лидерские позиции?

Сергей Нелюбин начальник отдела оптимизации бизнес-процессов инжиниринговой компании АСЭ

Сергей Нелюбин, начальник отдела
оптимизации бизнес-процессов АО ИК «АСЭ»

Сергей Нелюбин: Главные задачи, которые ставит перед нами руководство Госкорпорации «Росатом», - это сокращение сроков и стоимости сооружаемых объектов при неизменном повышении качества работ. Без этого невозможно сегодня не только занимать лидирующее положение на рынке, но и просто выжить в условиях очень жесткой конкуренции. Мы постоянно внедряем новые системы и инструменты, и, стоит отметить, что уже есть определенные результаты. В прошлом году инжиниринговая компания «АСЭ» получила сертификат о соответствии 3-му классу компетентности организации в сфере управления проектами по модели IPMA-Delta. 4-й класс, по-моему, имеют всего 3 компании в мире. В 2017-ом мы хотим выйти на этот уровень — развитие проектного управления напрямую связано со стратегическими задачами компании.

— Какова ИТ-инфраструктура Вашей организации на данный момент?

Сергей Нелюбин: ИТ-ландшафт включает более ста систем, за которые отвечают отдельные подразделения. Часть из инструментов разрабатывалась нашими сотрудниками, часть — приобреталась.

— Когда и почему вы приняли решение внедрить ELMA?

Сергей Нелюбин: Преимущество ELMA состоит в том, что «картинка» на глазах может превратиться в действующий процесс. Подкрепляешь к схеме пару-тройку переменных, и все готово — мы имеем наглядный результат работы и конкретный продукт.

Преимущество ELMA состоит в том, что «картинка» на глазах может превратиться в действующий процесс
— Какие процессы вы настроили в первую очередь?

Сергей Нелюбин: Сначала мы провели подготовительные работы, настроили интеграцию ELMA с Active Directory и почтовой системой компании (доступ к системе получили около 4000 человек), а далее — реализовали два проекта.

При поддержке команды ELMA сначала появился процесс «Заявка на заказ транспорта». Суть его проста. Имеется парк машин для сотрудников. Чтобы заказать транспорт на определенный день и время приходилось ходить и подписывать документы. Мы нарисовали схему процесса за пару дней и начали пользоваться. В компании вышло внутреннее распоряжение о новом порядке подачи заявок, и с тех пор ежедневно их поступает около 10–15 штук.

Также в ходе реализации Производственной системы «Росатом», смысл которой в постоянном повышении эффективности деятельности, мы реализовали проект по автоматизации внутренней отчетности. Участниками процесса стали не только подразделения нашей организации, но и другие компании инжинирингового дивизиона. Первичная проработка проекта заняла 3–4 недели, так как процесс сложный, многоуровневый. Впоследствии этот проект занял пятое место на конкурсе Госкорпорации, обойдя 65 других.

В целом за 2016-й год мы разработали 24 проекта. Все в основном были связаны с документооборотом. Подготовили решения по процессам подбора персонала, управления регламентацией. Сейчас активно ведется интеграция нашей ИТ-инфраструктуры с системой SAP. Мы думаем подключить к этому процессу ELMA для поддержки. Она отлично содействует внедрению «тяжелых» платформ благодаря возможности настройки прямо в прототипе различных полей и типов данных.
Автоматизация бизнес-процессов в BPM-системе ELMA Отдел оптимизации бизнес-процессов АО ИК АСЭ
— По каким критериям вы оцениваете эффект внедрения для компании?

Сергей Нелюбин: Процессы, реализованные в системе, стали понятны и измеряемы. Очень здорово, когда у вас есть объективная возможность видеть оцифрованные результаты своей работы. Сразу приходит понимание, где и что можно улучшить. Благодаря настройке показателей процессы можно контролировать, то есть управлять осознанно. При этом вся статистика собирается и анализируется без серьезных трудозатрат.
— Как сотрудники восприняли переход к работе в системе?

Сергей Нелюбин: Отзывы разные. Кто-то легко принимает новшества, кто-то — с трудом. Особенно меня порадовала первая реакция на автоматизацию процесса «Заявка на подбор персонала». В информационной системе этот процесс стал для людей открытым. Сейчас мы оптимизируем все больше процессов, система формализована и официально занимает свою нишу в организации, сотрудники приняли такой порядок работы. Звонят, интересуются, предлагают идеи по оптимизации. Недавно, например, попросили внедрить процесс, связанный с распределением заявок на перевод проектной документации.
Сергей Нелюбин
Благодаря настройке показателей процессы можно измерять и контролировать, то есть управлять осознанно

— Что бы вы посоветовали тем, кто задумывается о внедрении BPM-системы ELMA?

Сергей Нелюбин: Мой подход: сначала базово определиться с набором основных методов, сузить поле, а после — постепенно переходить к сложным, многоплановым проектам. Сделать одну точку входа и внимательно следить за обратной связью. Со временем система станет сотрудникам интересна. Как пожелание компании ELMA: продолжайте развиваться, совершенствовать инструмент, поддерживать такой же гибкий, клиентоориентированный подход. Это очень радует и всегда помогает.
Сергей Нелюбин Александр Чегодаев, руководитель службы комплектации и подбора персонала АО ИК АСЭ

Александр Чегодаев, руководитель службы комплектации
и подбора персонала АО ИК «АСЭ»

Руководитель службы комплектации и подбора персонала АО ИК «АСЭ» Александр Чегодаев: «После внедрения ELMA нам удалось автоматизировать и синтезировать множество процессов. У сотрудников, разделенных территориально, появилась возможность взаимодействовать быстро: заходить в систему онлайн, вносить комментарии, согласовывать или отклонять документы. Специалисты всегда в курсе, что происходит. Руководители в командировках через мобильные устройства решают задачи. Управление процессами стало централизованно, унифицировано и прозрачно».
Главный специалист отдела оптимизации бизнес-процессов АО ИК «АСЭ» Илья Смагин: «Многие процессы, которые раньше были «бумажными», автоматизированы. Сейчас бегать с документами никуда не надо, уведомления о ходе процесса приходят на электронную почту. Также хочу отметить улучшение исполнительской дисциплины. У всех задач появились ответственные и четкие сроки выполнения, что в итоге заметно экономит время — один из важнейших ресурсов для любой компании».
Сейчас мы оптимизируем все больше процессов, система формализована и официально занимает свою нишу в организации, сотрудники приняли такой порядок работы. Звонят, интересуются, предлагают идеи по оптимизации.
Интервью с Сергеем Нелюбиным, инжиниринговая компания АСЭ