Автоматизация документооборота и организация взаимодействия подразделений крупнейшей региональной сети бытовой техники и электроники

Корпорация «Центр» — крупнейшая региональная сеть бытовой техники и электроники в России. Магазины охватывают более 130 городов в 23 регионах России. IT‑директор компании, обслуживающей Корпорацию «Центр», Михаил Семакин, делится результатами процессного подхода при масштабировании бизнеса и секретами успеха самостоятельного внедрения BPM‑системы.

Расскажите об истории Корпорации Центр?

История началась в 1990 году, когда открылся первый магазин. В 1996 году компания взяла уверенный курс на расширение сети в регионах России. Сейчас примерно 7000 сотрудников более чем в 220 магазинах под товарным знаком «Корпорация Центр» работает по всей России.

Вы проделали большой путь. Что было самым сложным в развитии сети?

Одной из непростых задач было наладить оперативное взаимодействие центрального офиса и магазинов, а также между разными подразделениями. Многие процессы взаимодействия стали обрастать сложными регламентами, но поддерживать их только при помощи инструкций было нереально в условиях большой и быстро растущей компании. В качестве примера можно привести оформление трудоустройства сотрудника магазина. Отдел кадров организации часто находится в офисе, располагающемся в одном городе, а магазины – в другом, соответственно, директора магазинов из других городов постоянно принимают и увольняют сотрудников. Очевидно, что тут возникает сложная логистика документов, в которой будут постоянно возникать сбои, если кто-то что-то забудет сделать. Сейчас весь этот регламент взаимодействия контролируется ELMA, директору магазина приходят четкие указания, что нужно сделать в виде задач и в какой срок, а он, в свою очередь, подтверждает, что он это сделал, либо запрашивает дополнительную информацию через систему. Также контролируется время выполнения задач.

На каком этапе развития бизнеса компания приняла решение перейти на процессное управление?

В 2007 году «Корпорация Центр» находилась в стадии бурного роста. Друг за другом открывались новые магазины, увеличивался штат административного персонала. Приходилось на ходу организовывать процессы взаимодействия подразделений, решать управленческие проблемы. Переходили на качественно новый уровень бизнеса. Существующие внутренние процессы к этому моменту стали настолько сложны, что объяснять их новым сотрудникам стало уже невозможно.

«ELMA понравилась простым интерфейсом и адекватной ценой. В рамках задачи масштабирования бизнеса было принято решение внедрить систему сразу во всех подразделениях. Мы сразу купили безлимитную лицензию»

Какие критерии были важны при выборе системы?

Сначала, мы искали инструмент для решения задач внутри подразделений: организация работы в электронном виде с возможностью проследить всю историю взаимодействия, контроль исполнительской дисциплины. Рассматривались различные варианты, но они были дорогими в соотношении к функционалу, к тому же слишком сложный интерфейс вызывал отторжение, особенно в то время. Для нас было важно, чтобы система была комфортной в использовании для каждого пользователя. ELMA понравилась простым интерфейсом и адекватной ценой. В рамках задачи масштабирования бизнеса было принято решение внедрить систему сразу во всех подразделениях. Мы сразу купили безлимитную лицензию.

pic

Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможности BPM-системы и ответим на вопросы

Отправить заявку

Как ELMA помогает вам решать текущие задачи?

На сегодняшний день мы ведем в ELMA внутренний документооборот, заявки в подразделения, а также такие сложные процессы, как открытия и закрытия магазинов, где требуется слаженная работа разных подразделений компании. В системе задействованы все структурные подразделения торговой сети.

Расскажите об особенностях вашей работы с ELMA?

Мы внедряли систему самостоятельно, используя принцип “хороший процесс не должен быть сложным”. Дизайнер процессов в ELMA достаточно простой, поэтому мы достаточно быстро разобрались. К тому же система достаточно гибкая, так что в ходе развития компании мы просто заменяли процессы. Так, со временем, процесс «подготовка рабочего места нового сотрудника» сменился на процесс «прием сотрудника».

Как сотрудники отнеслись к переходу в ELMA?

Основной толчок к реальному использованию системы после покупки был получен от заказчиков - руководства розницы: встал вопрос доведения информации до магазинов и хранения информации в единой информационной системе. Преимущества применения системы пользователи почувствовали сразу.

По каким критериям вы оцениваете эффект внедрения для компании?

Эффект специально не считали, но он большой: некоторые процессы сейчас уже никто и не вспомнит как они вообще работали без BPM-системы. Теперь, как только остро встает вопрос сложного взаимодействия и контроля подразделений, так сразу руководство интересуется возможностью решить проблему при помощи ELMA. То есть, для нас BPM-система перешла в разряд основных инструментов, и ее наличие или развитие не требует обоснования. Сейчас систему продолжаем развивать, в скором времени планируем интеграцию ELMA с нашими системами на 1С.

«Как только остро встает вопрос сложного взаимодействия и контроля подразделений, так сразу руководство интересуется возможностью решить проблему при помощи ELMA. Для нас BPM-система перешла в разряд основных инструментов, и ее наличие или развитие не требует обоснования»

Какие советы вы можете дать тем, кто только задумывается об управлении бизнесом через процессы?

Начинать автоматизацию я бы посоветовал с новых либо наиболее болезненных для всех участников процессов, иначе можно получить противодействие от персонала: они могут отнестись к этому как к грубому вмешательству, либо как к чему-то временному, могут начать жаловаться руководству на ухудшение работы. Уже затем, когда преимущества станут очевидными для руководства, а возникающие трудности будут восприниматься как всего лишь временные, можно приступать к переделке базовых процессов.

«Начинать автоматизацию я бы посоветовал с новых либо наиболее болезненных для всех участников процессов, иначе можно получить противодействие от персонала»

pic

Интересное решение?

Узнайте, какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA

Заказать звонок