Внедрение СЭД ELMA в Екатеринбургской электросетевой компании

Внедрение системы электронного документооборота в крупнейшей региональной электросетевой компании

Екатеринбургская электросетевая компания по объёму электросетевого хозяйства занимает третье место в России после городских сетевых компаний Москвы и Санкт-Петербурга. Евгений Спицин, заместитель начальника управления информационных технологий, рассказывает о переходе на процессное управление и о том, как ELMA встроилась в IT-инфраструктуру компании.

В 2014 году ЕЭСК отметила 80-летний юбилей. Это целая эпоха. Расскажите, с чего начиналась деятельность компании и как она изменилась сейчас?

История компании началась в 1934 году с выделением городского сетевого района города Свердловска из Уральского районного управления электрических станций «Уралэнерго». Сегодня основные функции Екатеринбургской электросетевой компании - передача электроэнергии и технологическое присоединение потребителей на территории города Екатеринбурга. Компания выполняет комплекс работ по оперативному управлению и техническому обслуживанию электросетевого комплекса, а также реконструкцию и строительство новых энергетических объектов – кабельных и воздушных линий, распределительных и трансформаторных пунктов, подстанций 110-220 кВ. За 80 лет количество подстанций, находящихся на балансе предприятия, выросло с 2 до 71, протяженность линий электропередачи – с 25 до 6416 км. На сегодняшний день в хозяйстве ЕЭСК более 2200 трансформаторных и распределительных подстанций. В компании внедрена и постоянно развивается интегрированная система менеджмента в соответствии требованиями международных стандартов ISО 9001:2008 и ISО 50001:2011

С чего начиналась автоматизация документооборота компании?

В начале 2000-х мы осознали необходимость внедрения системы электронного документооборота. Предпосылки были стандартными: документы не должны теряться и нужен эффективный контроль их исполнения. Для решения этих задач мы выбрали одну из систем электронного документооборота. В рамках проекта внедрения было приобретено несколько лицензий и автоматизированы процесс заключения договоров и контроль исполнительской дисциплины. После запуска промышленной эксплуатации в 2005-2006 гг. система успешно справлялась с поставленными задачами, однако со временем платформа устарела. После очередного цикла обновления операционных систем мы поняли неизбежность перемен. Стоимость перехода на новую версию в связи с необходимостью кастомизации оказалась выше изначальной стоимости внедрения. К тому же на тот момент нам требовался функционал, превышающий возможности обычной системы электронного документооборота и появилось понимание, что доступ к системе должен быть у каждого сотрудника, работающего с компьютером. В итоге анализа ситуации мы приняли решение о поиске новой системы, в результате чего сейчас в компании используем ELMA.

Евгений Спицин, заместитель начальника управления информационных технологий ЕЭСК Нам требовался функционал, превышающий возможности обычной системы электронного документооборота
«Нам требовался функционал, превышающий возможности обычной системы электронного документооборота»

Что было важным при выборе системы?

Мы определили ключевые критерии: стоимость лицензий, соответствие функциональным требованиям, наличие готового базового решения, удобство системы для сотрудников компании. Важным критерием был срок внедрения - параллельно проходило внедрение ERP-системы, и нам необходима была оперативная интеграция данных.

Легко ли было реализовать процессный подход к управлению компанией на практике?

Внедрение любого нового процесса всегда проходит по кривой: после первоначального оптимизма с появлением проблем неизбежен спад, но потом, с их преодолением и получением реального результата, кривая ожиданий идет вверх и выравнивается. К тому же мы понимали, что наибольшие резервы увеличения производительности труда кроются в автоматизации деятельности и процессов. Поэтому мы спокойно приняли некоторые сложности при первоначальной отладке процессов.

pic

Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможности BPM-системы и ответим на вопросы

Отправить заявку
Евгений Спицин, заместитель начальника управления ИТ ЕЭСК

Насколько гибко удалось встроить решение ELMA в рабочий процесс компании?

Все новые сотрудники сразу подключаются к системе и получают из нее информацию, необходимую для работы. Некоторые подразделения, в частности, отдел делопроизводства, постоянно работают в ELMA, а кто-то обращается к ней только эпизодически – по мере получения задач на исполнение. При этом соблюдение сроков выполнения задач – один из критериев оценки эффективности руководителей подразделений.

Что было самым сложным в процессе внедрения?

Основные трудности были при первоначальной отладке процессов – на некоторых этапах работа стала сложнее, потребовалось время для адаптации сотрудников к работе в системе и встраивания автоматизированных процессов в деятельность компании. В другой раз мы столкнулись со сложностями в 2013 году, когда меняли версию и нам пришлось перепроектировать систему, но в результате это позволило ее улучшить – расшить узкие места, оптимизировать актуальные и исключить неактуальные процессы.

Как вы развиваете систему внутри компании?

После первоначального внедрения системы происходит постоянное обновление и улучшение: добавляются новые процессы, актуализируются существующие. Технической поддержкой ELMA занимается управление информационных технологий ЕЭСК. Есть первая линия ServiceDesk, на которой обрабатываются обращения пользователей. Доработку системы выполняют программисты на второй линии поддержки. В сложных вопросах обращаемся к компании-производителю.

«Мы понимали, что наибольшие резервы увеличения производительности труда кроются в автоматизации деятельности и процессов. Поэтому мы спокойно приняли некоторые сложности при первоначальной отладке процессов»
Мы спокойно приняли некоторые сложности при первоначальной отладке процессов Мы понимали, что наибольшие резервы увеличения производительности труда кроются в автоматизации деятельности и процессов

Как системы вписана в ИТ-ландшафт компании?

Как я уже сказал, у нас реализована интеграция с ERP-системой. Например, договоры согласовываются в ELMA и после заключения поступают в ERP-систему, которая, в свою очередь, предоставляет в систему документооборота данные кадрового учета – в результате чего при уходе сотрудника в отпуск его задачи назначаются на заместителя, а не остаются «висящими» до возвращения на работу. Также мы выполнили интеграцию с системой управления технологическим присоединением: в процессе реализации мероприятий по подключению новых объектов к электросетям в ELMA запускаются задачи подготовки и согласования документов по различным маршрутам, а результаты выполнения возвращаются в систему техприсоединения. Это обеспечивает оперативность и прозрачность выполнения работ всеми сотрудниками компании.

Какой эффект дает внедрение системы?

Процессы выполняются в регламентированные сроки и с требуемыми результатами – это рамки, которые задаются и отслеживаются с помощью системы. Такой подход дисциплинирует сотрудников, повышает эффективность их работы. В целом, при внедрении системы процессного управления меняется корпоративная культура, что способствует развитию предприятия.

Что вы можете порекомендовать тем, кто только начинает реализовывать процессный подход в управлении?

Процессный подход полезен любой компании, штат которой не помещается в одной комнате. Необходима готовность руководства компании к переменам и непосредственная заинтересованность в результате.

При внедрении системы процессного управления ELMA меняется корпоративная культура, что способствует развитию предприятия

«В целом, при внедрении системы процессного управления меняется корпоративная культура, что способствует развитию предприятия»

pic

Интересное решение?

Узнайте, какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA

Заказать звонок