Истории успеха
Создание системы расчета проектных расходов компании «Эртле Строй» при помощи BPM-системы ELMA

Создание системы расчета проектных расходов компании «Эртле Строй»

Задача
Автоматизировать расчет проектных затрат компании, занимающейся строительством производственных объектов, агропродовольственных комплексов, логистических и торговых центров.

Решение
На платформе ELMA BPM специалистами Эртле Строй создана собственная система расчета проектных издержек. Она автоматически суммирует затраты на строительство объекта — зарплату специалистов «Эртле Строй», оплату услуг подрядных организаций, стоимость логистики и командировок.

В системе автоматизированы основные процессы документооборота и кадровые процедуры, настроены инструменты CRM, отчетность, показатели и метрики.

Результат
Снижены финансовые риски на проектах за счет создания базы подрядных организаций, контроля операций специалистов и объемов выполненных работ.

Упрощена процедура делегирования и увеличена скорость выполнения задач за счет автоматизации процессов производства и документооборота.

Расширен рынок предоставления услуг компании. Открыты новые представительства в Польше и странах СНГ.

Директор Эртле Строй, французский инженер Иньяс Эртле (Ignace Haertle), до основания своей компании руководил проектами в таких крупных строительных концернах, как Bouygues и SNC-Lavalin. В интервью он рассказал о специфике процессов строительного бизнеса и особенностях их автоматизации с помощью BPMS (Business Process Management System).

— Более десяти лет Эртле Строй ведет проекты по строительству в странах СНГ. Почему вы, французский инженер, выбрали для старта именно этот рынок?

Иньяс Эртле, директор Эртле Строй

Иньяс Эртле, директор Эртле Строй

Иньяс Эртле: До основания собственной компании я успел получить опыт руководства проектами в крупных концернах Франции и понял, что в европейском строительном сегменте мало места для новых игроков. В СНГ рынок оказался менее насыщен. В нем я увидел потенциал с точки зрения природных, рабочих, территориальных ресурсов и сделал ставку на то, что мой опыт менеджмента и использование европейских технологий помогут бизнесу быстро встать на ноги.
— Насколько оправдались ваши ожидания?

Иньяс Эртле: Уверен, что выбор был правильный. В 2012—2015 годах компания пережила особенно резкий скачок роста: штат увеличился от десятка сотрудников до нескольких сотен. Расширился спектр услуг: мы перешли к выполнению работ по строительству и проектированию «под ключ», начали самостоятельно вести гендподряд и изготавливать монолитные железобетонные конструкции. Значительно выросло число и масштаб проектов. Думаю, что во Франции не было бы такой мощной динамики в силу жесткого разделения рынка.
Мы консолидируем и контролируем в системе все нюансы проектов


— Как вам удается поддерживать рост проектов и штата компании?

Иньяс Эртле: За счет грамотного делегирования задач и увеличения управленческого контроля над бизнесом. В 2015 году мы задумались над покупкой инструмента для выстраивания и автоматизации процессов компании. Изучив рынок решений, остановились на ELMA.
— Сколько времени у вас заняла настройка системы?

Иньяс Эртле: Относительно мало. От покупки платформы до момента, когда я смог запускать основные процессы по проектам, прошло два года. Многое мы кастомизировали и сейчас практически не используем встроенные готовые модули. Гибкость — основное преимущество ELMA. Как универсальная платформа, на которой можно выстроить свои процессы, она нам очень подошла.
— Какую работу вы проделали?

Иньяс Эртле: Перед нами стояла глобальная задача: создать в ELMA систему расчета затрат на проектах, в которой должны учитываться оплаты субподрядчиков и нарядов по time sheet, расходы на командировки и логистические издержки.

Сложность возникла с конвертацией всех единиц в деньги — так, чтобы в итоговом документе проекта автоматически суммировались «яблоки с яблоками», а не «безнал» со «ставкой».

Сейчас в системе отражаются все расходы. Бухгалтерия, например, фиксирует выплаты рабочим через ELMA: программа берет зарплату конкретного сотрудника, конвертирует ее в нужную валюту и прибавляет сумму к проектным расходам.
Директор Эртле Строй, Иньяс Эртле беседует с персоналом

— Создание сложного решения на платформе ELMA — действительно необходимый шаг?

Иньяс Эртле: Да, такой инструмент требовался в силу специфики отрасли. Несмотря на то, что Эртле Строй — многофункциональная компания, мы не предоставляем все виды строительных услуг, во многих частях проектов подключаются субподрядные организации. Проектов много, около 20–30 одновременно, видов работ тоже. Строящиеся объекты, даже в рамках одной страны, широко разбросаны территориально. Менеджерам компании нужно ежедневно вести интенсивный расчет расценок и объемов подряда.

Стройка — место жесткого контроля из-за большого числа рисков. Система в этом плане помогла нам усилить финансовую безопасность. Когда мы обращаемся к подрядным организациям в точке реализации проекта и договариваемся о сотрудничестве, менеджер заводит в системе информацию о сделке, фиксирует стоимость и объем услуг. Так формируется база данных. Затем идет этап согласования, в процессе которого мы сверяем расценки с базой. Если контракт успешно проходит, по его окончанию наши сотрудники сопоставляют заявленный и выполненный объем работ. Мы усиленно стараемся консолидировать и контролировать в системе все нюансы проектов.
— Привлекали ли вы сторонних специалистов для разработки процессов?

Иньяс Эртле: Иногда, когда дело касалось тонкостей программирования. Например, в процессе «Коммерческое предложение» возникла загвоздка с настройкой счетчика — потребовалась точечная помощь разработчика. Или при запуске процесса «Согласование счета» я посчитал полезным видеть в поле документа сразу скан счета. В основном же наш штатный специалист решал все вопросы.
— Какие основные процессы вы используете?

Иньяс Эртле: Мы активно работаем с процессами документооборота: «Согласование», «Рассмотрение», «Ознакомление». Пользуемся приложением CRM и теми процессами, что мы придумали — «Коммерческое предложение», «Платеж», «Счет», кадровые процедуры.

Какие бизнес-процессы вашей компании
можно автоматизировать в ELMA?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможностях BPM-системы и ответим на вопросы

— Как сотрудники восприняли переход к работе на ELMA?

Иньяс Эртле: Этот вопрос касается одного из главных положительных результатов внедрения. Есть такой момент, особенно в компаниях стран СНГ, когда люди после введения новой технологии, получают вместо пользы дополнительную нагрузку. Я очень опасался, начиная проект с ELMA, что сотрудники будут «работать на процессы», а не процессы на сотрудников. Этого не произошло. Система почти сразу стала помощником специалистов. Возможно, благодаря тому, что для большинства людей мы создали два-три основных процесса.
— Какие отзывы о системе вы получаете от сотрудников? Участвуют ли они в улучшении процессов?

Иньяс Эртле: Вы знаете, в основном не участвуют. Когда мы открыли полный доступ для любых предложений и начали внедрять идеи, настал хаос. Многие процессы оказались нежизнеспособными. Сейчас мы внимательно подходим к изменению и внедрению процедур, поэтому в компании порядок. Единственное, мне бы хотелось, чтобы сотрудники активнее участвовали в bughunting.
Иньяс Эртле: Появилась возможность брать в разы больше проектов и при этом держать их под контролем
Появилась возможность брать в разы больше проектов и при этом держать их под контролем

— Какие основные результаты проекта внедрения ELMA вы бы отметили?

Иньяс Эртле: Однозначно, система оказалась для нас мегаполезна! Она позволила упорядочить и масштабировать бизнес.

Благодаря ELMA я в реальном времени вижу, что происходит в компании. Появилась возможность брать в разы больше проектов и при этом держать их под контролем. Понимать, где есть проблемы, а где все идет хорошо. Улучшилась наша финансовая безопасность на объектах.
— Ваши дальнейшие планы по развитию системы?

Иньяс Эртле: Мы продолжаем работать над организацией электронного документооборота и созданием базы данных, которая бы смогла обрабатывать большие массивы информации.
— Что бы вы посоветовали другим компаниям, которые задумываются о переходе к процессному управлению и внедрению BPMS?

Иньяс Эртле: ПО безусловно полезно для активно растущего бизнеса. Когда компания была небольшая, я самостоятельно отдавал распоряжения по различным сделкам и оплатам. В процессе масштабирования бизнеса многие точки принятия решений пришлось «отпустить»: росла география проектов, я часто отсутствовал. ELMA помогла выстроить четкие процедуры для сотрудников, и делегирование стало увереннее. На сегодняшний день потоки налажены, и все маршруты прописаны жестко: в ежедневной работе исполнителю не нужно интерпретировать задачи — он выбирает из вариантов: либо можно, либо нельзя.
Благодаря ELMA я в реальном времени вижу, что происходит в компании
Директор компании Эртле Строй: Благодаря ELMA я в реальном времени вижу, что происходит в компании
Компания ELMA благодарит нашего серебряного партнера Top Evolution за помощь при внедрении системы на стороне клиента и своевременное решение всех оперативных вопросов по проекту.

Интересное решение?

Узнайте, какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA