Использовании инструментов процессного управления в динамичном проектном бизнесе АйТеко

Автоматизация согласования событий и мероприятий для клиентоориентированной и инновационной ИТ-компании

«АйТеко» – одна из крупнейших российских ИТ-компаний. Она занимает ведущие позиции в различных сегментах рынка: разработке ПО, системной интеграции, создании и поддержке инфраструктурных решений, ИТ-аутсорсинге и консалтинге. По итогам 2017 года, оборот компании составил 30,25 млрд рублей. Мы поговорили с директором по информационным технологиям «АйТеко» Дмитрием Антиповым об использовании инструментов процессного управления в динамичном проектном бизнесе.

Дмитрий Антипов, директор по информационным технологиям АйТеко
Дмитрий Антипов, директор по информационным технологиям «АйТеко»

«АйТеко» входит в число крупнейших компаний России (Топ-500 рейтинга РБК и Топ-600 рейтинга RAEX). Что помогает удерживать сильные конкурентные позиции на рынке?

Дмитрий Антипов: Компания имеет свою идеологию и старается быть максимально клиентоориентированной и инновационной. Это не просто маркетинговое клише или эпитеты для буклета, а реально действующий подход, который позволяет нам успешно выполнять проекты и развиваться. Часто у заказчиков возникают потребности в уникальных ИТ-сервисах, и мы стремимся отвечать на них собственными передовыми решениями. Например, компания «АйТеко» выступала поставщиком Олимпийских зимних игр в Сочи в категории «Единая идентификационная система». На Играх Сочи-2014 специалисты компании создали единую идентификационную систему регистрации зрителей (ЕИС) – инновационное решение по идентификации пользователей.

Расскажите немного о специфике деятельности компании и ее структуре.

Дмитрий Антипов: Компания имеет свою идеологию и старается быть максимально клиентоориентированной и инновационной. Это не просто маркетинговое клише или эпитеты для буклета, а реально действующий подход, который позволяет нам успешно выполнять проекты и развиваться. Часто у заказчиков возникают потребности в уникальных ИТ-сервисах, и мы стремимся отвечать на них собственными передовыми решениями. Например, компания «АйТеко» выступала поставщиком Олимпийских зимних игр в Сочи в категории «Единая идентификационная система». На Играх Сочи-2014 специалисты компании создали единую идентификационную систему регистрации зрителей (ЕИС) – инновационное решение по идентификации пользователей.

Какая стратегия развития у «АйТеко»? Реализация каких проектов планируется?

Дмитрий Антипов: Мы ведем проектный бизнес и имеем 15 собственных региональных подразделений в России, представительства в странах СНГ. Широкая партнерскую сеть объединяет более 170 компаний во всех субъектах РФ – от Калининграда до Петропавловска-Камчатского. В предоставлении клиентам качественных ИТ-услуг задействовано 2500+ специалистов.

Какая стратегия развития у «АйТеко»? Реализация каких проектов планируется?

Дмитрий Антипов: Мы взяли курс на цифровую трансформацию бизнеса, развитие парадигмы «Индустрии 4.0» и технологии промышленной аналитики. В приоритетных задачах – развитие технологий блокчейн на базе Инновационного центра «АйТеко» в Сколково и вывод на рынок собственных продуктов.

Какова внутренняя структура компании?

Дмитрий Антипов: Сложная, так как структурные подразделения непрерывно создаются, группируются и иногда закрываются. Нередко под неординарный проект набирается команда, обладающая уникальными компетенциями. Проект может потребовать создания сложной и разветвлённой инфраструктуры для подготовки и тестирования решения.

«Мы хотели организовать комфортное и безбумажное согласование разных типов документов»

Переходя к вопросам управления, когда у вас появилась идея внедрить BPMS?

Дмитрий Антипов: Очень давно, лет 10 назад. В проектной деятельности бизнес-процессы вторичны или даже могут быть не формализованы. Это связано с нестандартностью и разнородностью проектов. Их типы могут сильно отличаться: сравним разработку ПО и строительство дата-центра – разные задачи и этапы выполнения проекта. Однако в некоторых зонах (шаблонных, зафиксированных процедурах) проекты и процессы пересекаются. Изначально мы развернули Docflow решение западного вендора, но после пяти лет эксплуатации поняли, что она не во всем соответствует нашим запросам.

Система была больше ориентирована на автоматизацию работы с документами, тогда как мы нуждались в инструменте оптимизации и управления процессами согласования. Рассмотрев несколько альтернативных решений, мы остановили выбор на ELMA.

Что было самым главным при выборе решения?

Дмитрий Антипов: Специфика ИТ-бизнеса в его крайней динамичности и быстром изменении процессов. Налетев на некоторую неповоротливость Docflow решения, мы прежде всего обращали внимание на гибкость системы, возможность легко перестраивать процессы.

Обладая опытом использования подобных ИТ-инструментов и выработавшимися определенными привычками, естественно, смотрели и на функциональность. Для нас было важным, например, наличие в системе функций по загрузке документов, поддержке их версионности и удобного поиска.

pic

Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможностях BPM-системы и ответим на вопросы

Отправить заявку

Какую цель ставили при внедрении ELMA?

Дмитрий Антипов: Организовать комфортное и безбумажное согласование разных типов документов. Если говорить в широком смысле – автоматизация согласования событий и мероприятий, где требуется более одного согласующего. Речь шла о договорах с заказчиками, внутренних документах, бюджетах, командировках.

Мы поставили такую основную цель, потому что больше половины компании – это специалисты, работающие с клиентами: инженеры, которые постоянно находятся у заказчиков, разворачивая или поддерживая решения; менеджеры, взаимодействующие с клиентами или инженерами. Физически собрать всех сотрудников в одном месте в одно время, чтобы о чем-то договориться, довольно сложно. С одним человеком еще можно решить какой-то вопрос, но когда требуется одновременное вовлечение более двух-трех сотрудников, организация встречи уже требует значительных усилий.

Как встраивалась система в сложную сеть корпоративных решений?

Дмитрий Антипов: Достаточно быстро: срок внедрения составил три месяца. Мы заключили договор в августе 2013 года, а в конце октября начали принимать работы.

«При четко сформулированных запросах вероятность реализации успешного проекта намного выше»
Срок внедрения BPM-системы ELMA в АйТеко составил 3 месяца
Дмитрий Антипов, директор по информационным технологиям «АйТеко»

Как начинался и развивался проект внедрения?

Дмитрий Антипов: Изначально мы ничего сами не разрабатывали, но активно участвовали в постановке задач по управлению процессами. Скажем, на первом этапе сами подготовили техническое задание. Когда же основные процессы согласования были настроены, к развитию системы подключился разработчик с релевантным опытом работы. Он выступал в роли как программиста, так и менеджера проекта.

Мы добавили согласование командировок, договоров закупок (сначала с заказчиками, потом с подрядчиками). Из последнего: настроили согласование NDA и работ между подразделениями. Последнее, к слову, – очень интересная вещь. Как я уже отметил, в компании сосуществует много команд. Одна команда может заказать у другой какие-то работы или компетенции. Для этого создается отдельный документ (нечто вроде внутреннего договора), в котором согласовывается стоимость и состав работ.

Сейчас постепенно добавляются процессы для работы с другими типами документов. В связи с тем, что внутренняя структура компании живая и быстро меняется, появляются новые подразделения юридических лиц, организационные юниты, и к нам поступают запросы на реализацию и доработку маршрутов процессов. В недрах достаточно автономных подразделений и ряда команд возникают процессы, отличные от материнской компании, и часть из них мы помогаем автоматизировать. Такого, чтобы у нас были выстроены процессы, а мы бы четыре года ими не переставая пользовались, вообще нет.

Как сотрудники восприняли работу с новой системой?

Дмитрий Антипов: Достаточно позитивно; система быстро прижилась. Сначала были опасения, что у сотрудников возникнут сложности при работе с новым интерфейсом, но этого не произошло. Кроме того, мы убедились, что ELMA действительно достаточно гибкая и год за годом наращивает производительность.

Что вы считаете главным результатом внедрения BPM-системы ELMA?

Дмитрий Антипов: Мы автоматизировали и ускорили процессы согласования. Благодаря инструменту сотрудники могут принимать решения онлайн. Все топ-менеджеры имеют доступ к системе и даже из отпуска/командировки при необходимости участвуют во всевозможных согласованиях.

В сложных процессах, где задействовано много сторон, специалистам теперь не нужно выстраивать маршруты самостоятельно. Система дает подсказки или делает это автоматически, что значительно сокращает количество ошибок.

Что бы вы порекомендовали компаниям, которые задумываются перейти к работе через процессы?

Дмитрий Антипов: Совет универсальный: хорошо понять, что компании хотят получить, и не надеяться полностью на внешние консультации. При отсутствии глубокой проработки требований со стороны заказчика ИТ-решения результат проекта будет трудно оценить. Если изначально не знали, что хотели увидеть на выходе, – не понятно, получили это в итоге или нет. При четко сформулированных запросах вероятность реализации успешного проекта намного выше.

Интервью о внедрении системы управления бизнес-процессами ELMA в «АйТеко»

«Срок внедрения составил 3 месяца. Мы заключили договор в августе 2013 года, а в конце октября начали принимать работы»

pic

Интересное решение?

Узнайте, какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA

Заказать звонок