История успеха

Словами организованный хаос

Как перевести документооборот международного холдинга в безбумажный вид
Урал-Омега

Цели и задачи бизнеса

Pronico — дочернее предприятие SolwayGroup. География группы компаний раскинулась на Гватемалу, Македонию, Украину, Россию, Индонезию, Аргентину и другие страны.

Деятельность группы компаний связана с проектами разработки месторождений, включающая в себя геологическую разведку и исследование почв. Pronico — это завод по выплавке ферроникеля.

Цели внедрения

  • Перевести документооборот из бумажного вида в электронный, учитывая особенности законодательства стран присутствия
  • Контроль исполнительской дисциплины
  • Использование ПО на национальных языках
  • Организация сквозных процессов проверки контрагентов
  • Консолидация информационной среды холдинга
  • 3 дочерних предприятия

    группы компаний уже перешли на ELMA

  • 3 дочерних предприятия

    группы компаний на начальных этапах внедрения ELMA

  • более 7 стран

    география группы компаний

Максим Большаков

Максим Большаков

«В первую очередь требовалось максимально перевести документооборот из бумажного вида в электронный. В Гватемале мы отказались почти полностью от бумажного документооборота, за исключением частей, где закон этой страны требует физическую подпись. Компания международная, в разных странах разные правила. Для нас был принципиальный момент — языки. Нам важно, чтобы сотрудники могли использовать продукт на родном языке. Это в разы уменьшает количество ошибок. Испанский язык у нас был из коробки, сейчас мы силами своих переводчиков переводим ELMA на Македонский»

Максим Большаков
Максим Большаков

Начальник отдела ИТ Pronico

Какие проблемы решила ELMA

  • Excel-таблицы, ведущие на Excel-таблицы
    Электронный архив документов и электронная канцелярия
  • Отсутствие истории ознакомления с документом
    История просмотра и инструментарий для отслеживания ознакомления персонала с документом
  • Нет разграниченности доступов
    Четкое разграничение доступов к документам
  • Разрозненность информации по разным системам
    Открытый API, простая интеграция с внешними системами
  • Словами организованный хаос
    Контроль исполнительской дисциплины через портальные функции (задачи, календари)

Максим Большаков

Максим Большаков

«При выборе системы вы выделили следующие критерии: полноценная работа с электронным документооборотом, версионность, наличие шаблонов, контроль исполнительской дисциплины, наличие открытого API для интеграции с другими системами компании и поддержка языков»

Максим Большаков
Максим Большаков

Начальник отдела ИТ Pronico

Как работает ELMA в компании в Pronico

«Изначальная цель — избавиться от Excel-таблиц на 30 столбцов, в которых раз в полгода надо что-то переставлять, а также контролировать историю изменений. Мы написали свое решение и объединили его с ELMA сквозными процессами при помощи API. В этой связке ELMA дает возможность получить данные о всех задачах и подзадачах, их исполнителях и сроках. Когда задача выполнена, запускается процесс оценки рисков».

Максим Большаков
Максим Большаков

Начальник отдела ИТ Pronico


После закрытия всех задач и подзадач в рамках меры снижения риска владелец процесса (руководитель подразделения) запускает оценку риска. Процесс может повторяться необходимое количество раз, что дает возможность снизить показатель рисков до незначительного или допустимого для бизнеса уровня.

Оценка исполнительской дисциплины по дирекциям происходит благодаря специальному справочнику, в котором находится вся информация о руководителях подразделений, сотрудниках и общей загрузке. В рамках каждой дирекции руководитель может посмотреть агрегированный отчет за выбранный период и оценить уровень исполнительности каждого сотрудника. Тенденции исполнительской дисциплины оцениваются по количеству просроченных задач, дней и переносов срока на задачи.
Такой бизнес-процесс дает руководителю наглядную картину о работе каждой дирекции и подразделения.

Все проекты компании, в том числе внутренние (модернизация, изготовление деталей и т.д.), ведутся в приложении ELMA Проекты. Решение позволяет полностью организовать контроль и сопровождение всего цикла проекта – от формирования запроса до закрытия задач по проекту. Руководитель существенно экономит на ручных переносах данных и временных издержках в целом.

Все процессы отдела кадров, такие как: служебные записки, отпуска, больничные листы – полностью переведены в специально смоделированный и выстроенный бизнес-процесс.
Автоматическая постановка задач исполнителям и система оповещений позволяют оперативно узнавать о результатах рассмотрения документов руководителями, соблюдать порядок регистрации служебных записок, контролировать исполнение поручений по документам.

Максим Большаков

Максим Большаков

«В настоящий момент ELMA используют Pronico, CGN, ПФК, еще 2 дочки находятся на начальных этапах внедрения, через несколько месяцев проект стартует еще на одном предприятии»

Максим Большаков
Максим Большаков

Начальник отдела ИТ Pronico

pic

Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможностях BPM-системы и ответим на вопросы

Отправить заявку