Автоматизация документооборота в Торгово- промышленной палате Тюменской области

Автоматизация документооборота в Торгово- промышленной палате Тюменской области

Задача

Ускорить бизнес-процессы, сократив время на ведение документооборота. Сократить финансовые расходы, связанные с оформлением корреспонденции и документации на бумажных носителях. Снизить нагрузку сотрудников при работе с архивом организации.

Решение

Переход на электронный документооборот в рамках системы управления бизнес-процессами ELMA.

Результат

Резко сократилось время регистрации и работы с исходящей и входящей корреспонденцией, повысилась эффективность внутренней коммуникации, снизились сроки и затраты компании на обработку документации с внешними партнерами.

Мария Закирова, помощник президента Союза «Торгово-промышленная палата Тюменской области».
Мария Закирова, помощник президента Союза «Торгово-промышленная палата Тюменской области».

Помощник президента ТПП ТО Мария Закирова рассказала, как проходило внедрение электронного документооборота и как изменились процессы организации.

Какие сложности подтолкнули к внедрению электронного документооборота?

Мы начали внедрение ELMA в 2013 году. До этого времени весь документооборот организации осуществлялся на бумажных носителях. У сотрудников уходило много времени на обработку и регистрацию корреспонденции, поиск и систематизацию документов. Письма и приложения сохранялись только в бумажном архиве, что было совершенно неудобно и даже рискованно с точки зрения безопасного хранения данных в таком формате.

«В эпоху настолько широких возможностей ИТ-технологий вести бумажный архив просто неразумно»

Почему вы выбрали ELMA?

Мы выбрали данный продукт, так как он прост в использовании. Программа имеет простой и понятный интерфейс. Регистрация документов занимает минимальное количество времени. За все время использования ELMA не давала сбоев, архив корреспонденции ведется в течение 7 лет и в полном объеме хранится на данном ресурсе.

Насколько комфортно прошел переход на новый формат ведения процессов со стороны сотрудников?

Абсолютно легко. Специалисты ELMA провели обучение, и мы достаточно быстро начали ведение процессов документооборота внутри системы. Сложностей в понимании механики не было. Сейчас практически все сотрудники Палаты работают в ELMA. Стало значительно проще и быстрее вести внутреннюю коммуникацию, регистрировать документы, входящую и исходящую корреспонденцию, работать с архивом. Что важно, система обеспечивает безопасное хранение всех писем и приложений к ним. На поиск нужной документации уходят минуты вместо прежних часовых разборов бумажных папок.

Как проходило внедрение системы? Кто из сотрудников участвовал с вашей стороны?

Собственного ИТ-отдела у нас нет, поэтому вопросы внедрения и настройки системы полностью решали специалисты ELMA. Благодаря их высокому профессионализму внедрение системы прошло легко и быстро.

Планируете ли вы автоматизировать и другие процессы внутри компании?

Да, сейчас мы в процессе обновления системы. Вместе со специалистами ELMA мы планируем интеграцию CRM-системы, 1С. Это позволит оптимизировать временные и финансовые ресурсы, сделать работу сотрудников с данными и информацией комфортнее и эффективнее.

pic

Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможностях BPM-системы и ответим на вопросы

Отправить заявку
Эдуард Абдуллин, президент Союза «Торгово-промышленной палаты Тюменской области»
Эдуард Абдуллин, президент Союза «Торгово-промышленной палаты Тюменской области»

Комментариями о работе с ELMA поделился президент Торгово- промышленной палаты Тюменской области Эдуард Абдуллин.

С какими сложностями вы ожидали столкнуться при внедрении ELMA?

Прежде всего ожидали сложностей в том, что сотрудники отнесутся с подозрением, недоверчивостью, как и к любым нововведениям в принципе. Это всегда самое сложное – побороть некий стереотип, отношение и объяснить людям всю важность и удобство в работе с системой. Второе – соблюдение всех процедурных норм по работе с системой. Не игнорировать, делать всё внутри системы и в полном объёме.

Оправдались ли эти опасения?

Нет, опасения не оправдались, ни с одной из этих сложностей мы не столкнулись. У системы удобный интерфейс, понятный функционал. Все, кто начинал с ней работать, быстро оценили ее простоту и удобство.

Как внедрение ELMA отразилось на результатах работы палаты с внешними партнерами, клиентами?

Прекратилась потеря документов, мы наладили учёт документации, контролируем запросы. Ведение процессов в BPM-системе обеспечивает удобное, а главное безопасное, управление и хранение информации. В целом это, конечно, ведёт к исключению ошибок и снижению рисков в работе с партнерами.

Что вы бы посоветовали другим организациям, которые задумываются о переходе к процессному управлению и внедрении BPMS?

Безусловно, внедрять систему управления. Без современных технологий производства у любых компаний, в современно развитой экономике просто не может быть будущего. Именно поэтому мы рекомендуем данный продукт и для внедрения среди Членов ТПП Тюменской области.

Выражаем благодарность в содействии при создании материала Союзу «Торгово-промышленная палата Тюменской области».

pic

Интересное решение?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможности BPM-системы и ответим на вопросы

Заказать звонок