История успеха

Урал-Омега

2020 год под знаком ELMA: своевременный успешный переход на удаленный режим работы

Цели и задачи бизнеса

ЗАО «Урал-Омега» основано в 1991 году. Компания является ведущим предприятием в РФ и странах СНГ по разработке и созданию новых технологий, комплексных производств и оборудования в сфере дробления, измельчения и классификации материалов.

Цели внедрения

  • Перевести «рутинные» задачи в электронный вид
  • Создать единое информационное пространство
  • Увеличить количество пользователей системы до 100% от числа имеющих рабочее место с ПК
  • Внедрить электронный документооборот и конвертировать «бумагу» в «цифру»
  • Повысить эффективность производительности

Внедрение проходило с октября 2019 года. Сегодня запущено 67 цифровых процессов.

  • на 90%

    сократилось время работы сотрудников на поддерживающие процессы

  • на 30%

    увеличилась скорость согласования документов

  • 2 человека

    «Урал-Омега» самостоятельно внедрили ELMA BPM

  • 100%

    сотрудников в системе

Дмитрий Ставцев

«В нашей компании неоднократно предпринимались попытки создать корпоративную информационную систему на базе различных платформ. В 2019 году было принято решение реанимировать последний проект, но пойти по нестандартному пути. Проект оказался успешным. Внедрение BPM позволило вскрыть некоторые вещи. Появилась возможность совершенно иначе посмотреть на объемы работы, оценить работу не с точки зрения «взять и всех уволить», а реально оценить, почему это происходит так».

Дмитрий Ставцев
Дмитрий Ставцев

Начальник отдела ИТ

Какие проблемы решила ELMA

  • Общение и вся важная информация в чатах

    Переговоры, все рабочие процессы велись в чатах в мессенджерах. При различных конфликтных ситуациях найти нужную информацию для разрешения было невозможно, приходилось просматривать множество почтовых ящиков.

    ELMA — корпоративная информационная система

    100% сотрудников с ПК работают в системе. Система построена таким образом, что сотрудники сами заинтересованы работать в ней. Людям стало проще, быстрее и удобнее работать. Весь руководящий состав компании активно пользуется мобильным приложением, а потому согласование любых вопросов происходит моментально.

  • Постоянная проблема работы на стыке с 1С

    Большое количество документов на отгрузку, сертификаты, договоры, приказы подписывались вручную. Точное количество документов было неизвестно, не было возможности отследить жизненный цикл документа. Подготовка договора занимала не менее трех дней.

    Электронный документооборот

    Все документы переведены в систему, благодаря чему налажены не только внутренние взаимодействия, но и внешние с клиентами. За счет создания библиотеки шаблонов документов, теперь подготовка любого договора занимает не более 10 секунд.

  • Сотрудники игнорировали систему и работали вне её

    В штате компании чуть более 50 человек. В системе на начало реанимации проекта было зарегистрировано 40% сотрудников, а фактически системой пользовались 15% человек, для одних приоритетнее задачи были в системе, для других — «по звонку». Также пользователи не умели работать с системой, не видели ее как решение своих задач.

    ELMA стала своим Google

    Перемоделировали имеющиеся бизнес-процессы, сделали их удобными для пользователей. Оцифровали 80% процессов компании, избавили сотрудников от рутинных мелких задач.

Как работают процессы ELMA на производстве «Урал-Омега»

«Теперь задача бухгалтерии — проверить, всё ли верно и нажать кнопку «далее». Нужно разрешить людям работать, а система сделает за них рутину и избавит от ошибок»

Анастасия Ставцева
Анастасия Ставцева

ведущий системный аналитик

Раньше этот процесс проходил несколько этапов и мог продолжаться несколько дней: от получения счёта до согласования и подписания. После передачи счета секретарю исполнитель не знал, на какой стадии находится процесс, был в итоге счет оплачен или нет. Директору приходилось уточнять у исполнителей о целях расходования денежных средств, т.к. в счетах в качестве оснований для оплаты зачастую указан только номер договора.
Теперь при создании документа не нужно указывать процент оплаты, он динамически меняется на протяжении жизненного цикла документа от 0 до 100%. Для этого в атрибуты документа добавлено поле «Оплачено, %», а в жизненный цикл документа статус «Частично оплачен».

Ранее отправка исходящего письма от имени организации могла занимать от 1 суток до нескольких дней. Подготовка и согласование письма проходила долго: постоянно менялись шаблоны писем, была необходимость запрашивать актуальный; сотрудники звонили секретарю, бронировали номер следующего письма. Согласование проходило только от имени директора, и если директор был в командировке, то никто другой не мог его подписать.
Теперь подготовка и отправка исходящего письма занимает не более 15 секунд. Сотруднику необходимо ввести данные по письму, а система сама сгенерирует его и автоматически присвоит номер письму. Также благодаря интеграции с DaData все контрагенты уже внесены в систему, а потому заполнение юридических данных происходит автоматически. Исходящие письма прикрепляются к карточке контрагента, поэтому вся переписка с клиентами сохранена в системе и всегда доступна. Далее сформированное письмо отправляется на согласование, после утверждения документ регистрируется и отправляется адресату.

Для поездки в командировку процесс согласования и оформления документа мог занимать до 7 дней. Чаще всего сотрудники делали ошибки при заполнении, и потому корректировка заявления проходила очень долго. Информация не имела единой базы, и потому чаще всего терялась.
Теперь командировка это не просто правильно заполненные документы, но также и система, с помощью которой можно запустить процесс на бронирование самолета/поезда, гостиницы и служебной машины. По завершении поездки система сама напишет, в какие дни и куда была направлена служебная машина. Вручную заполняется только информация о цели поездке, всё остальное автоматически загружается из системы.

Александр Бутяев

«2020 год прошел у нас под знаком ELMA. Система позволила нам остаться на плаву в такой тяжелый для бизнеса момент и показала, кто есть кто».

Александр Бутяев
Александр Бутяев

Директор

pic

Какие бизнес-процессы вашей компании можно автоматизировать в ELMA?

Свяжитесь с нами. Мы расскажем о возможностях BPM-системы и ответим на вопросы

Отправить заявку
Отправить заявку