Истории успеха
«Ведущая Утилизирующая Компания» появилась на рынке в 2009 году и на сегодняшний день является одним из лидеров российской отходоперерабатывающей отрасли. В Екатеринбурге предприятие имеет несколько собственных производственных площадок и развивает технологию переработки и конечной утилизации широкого спектра отходов: от принтеров и сотовых телефонов до химических и военных продуктов, крупногабаритного транспорта и медицинской техники. Директор ООО «ВУК» Юрий Аксенов рассказал нам о становлении компании в непростом сегменте экологического бизнеса и поделился опытом управления процессами предприятия с помощью BPM-системы.

Ведущая Утилизирующая Компания

Утилизация и переработка отходов

utilizaciya.com
Город: Екатеринбург
Возраст бизнеса: 8 лет
Пользуются ELMA: с 2013 года

Вопросы охраны окружающей среды от вредоносных отходов в России приобретают особую актуальность: разрастание несанкционированных свалок и захоронений; увеличение количества высокотехнологичного мусора; недостаток качественного оборудования для безопасной переработки отходов; низкая экологическая культура. На этих проблемах все чаще начали заострять внимание государственные органы, бизнес-сообщество, СМИ и общественность.

— Расскажите, в какой момент вы решили, что именно эта сложная и трудоемкая сфера — то, чем вы хотите заниматься?

Юрий Аксенов: — Идея компании зародилась в 2006 году, за три года до регистрации юридического лица ООО «Ведущая Утилизирующая Компания».

Тогда я работал менеджером по продаже оргтехники. С коллегами мы посетили конференцию по экологии, на которой немецкая компания показывала современную технологию утилизации оборудования. Я задумался, почему бы этим не заняться в России, и начал изучать сферу отходопереработки. После небольшой аналитики рынка выяснилось, что он достаточно свободен — 3–4 серьезных предприятия в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске.

Технология компании из Германии позволяла утилизировать покрышки, ртутные лампы, кабели. Она представляла собой гигантские дробилки и электромагниты, перерабатывающие более 100 тонн отходов в сутки. Вникнув глубже в процесс, я понял, что этот метод достаточно «грязный» — на выходе невозможно отсортировать пластик так, как надо — без лишних примесей. Мы же решили заняться «чистым» разделением и остались на ручном труде по системе «Отвертка, шуруповерт, кувалда».

Первые пять лет оказались для компании очень тяжелыми. Команда буквально строила чудо-света — «китайскую стену» по защите экологии страны.

99% клиентов задавали вопрос: «А что такое утилизация?» И только 1% удивлялся: «Мы еще и платить за это должны?». Несмотря на это, мы продолжали идти по технологии — звонили и объясняли важность переработки отходов. Меняли сознание людей. Постепенно у компаний появилось понимание проблемы, да и в целом в России сформировалось направление утилизационной деятельности, начались конференции на эту тему. Нам доверил переработку оборудования Олимпиады 2014, Центризбирком РФ, МТС, затем другие мобильные провайдеры. Таким образом, к седьмому году существования компания стабилизировалась.

На данный момент в отрасли, помимо нас, есть еще 10–12 серьезных игроков и несколько сотен мелких «черных утилизаторов» — недобросовестных участников рынка. По-прежнему отходов образуется больше, чем возможностей их грамотно обработать с соблюдением всех экологических норм, но мы планомерно боремся с ситуацией — капля камень точит.

За счет правильного управления бизнес-процессами, я ускорил работу всей компании

— Какие направления деятельности существуют в компании?

Юрий Аксенов: — Мы утилизируем оргтехнику, электронное телекоммуникационное, военное, промышленное, химическое, медицинское оборудование и транспорт. Даже спутники можем переработать, жаль, с такой просьбой не обращались пока. У компании центральный офис в Екатеринбурге и 850 партнеров в регионах России и СНГ. Около 5500 тысяч клиентов.

— Как называется ваша технология и каким образом происходит процесс переработки отходов?

Юрий Аксенов: — Система «Полного рециклинга любого вида материальных отходов». Зарегистрировав компанию, я начал арендовать на территории завода небольшое помещение, квадратов на 500, и производить первую разборку старой техники. Сейчас у нас два цеха — готовой продукции и переработки (производства).

Процедура утилизации следующая: от клиента поступает запрос; мы заключаем договор и осуществляем вывоз продукта в цех (в зависимости от объема — газель, прицеп, полуприцеп); на производстве происходит приёмка и сортировка отходов и поддонами раздается переработчикам — разборщикам, весовщикам и дробильщикам; металл идет под пресс, а провода — в дробилку, пластик в агломератор. Платы собираются в пигбэги и отправляются на аффинажный завод; агломерат мы используем на собственной мобильной линии производства новых изделий — труб для других предприятий (110-я труба, техническая и пищевая). Грубо говоря: приняли компьютер на входе, на выходе выдали безстыковую трубу на роликовых козлах до двух километров длиной.

— Какова структура компании?

Юрий Аксенов: — Четкая иерархическая. Центральный офис и представительства в регионах. К нам присоединяется все больше сервисных центров по обслуживанию и ремонту техники со своими базами клиентов. География партнеров по всей России.

Везде физически есть люди, продвигающие вопросы утилизации. Так как увеличивается количество представительств, растет и клиентская база компании. На данный момент она исчисляется тысячами.

В какой-то момент мы задумались о том, что нужно выстроить систему по работе с клиентами и упорядочить внутренние процессы. Пять лет назад я начал искать для этого специализированные инструменты.

Пройдя обучение процессному управлению и организации системы компании по Хаббарду, я внедрил технологию, но на уровне «бумажек». Потом пришла идея автоматизации процессов в компьютерной сети. Мы познакомились с инструментом ELMA и опробовали демо-версию (10 лицензий). С тех пор, система начала нам помогать. Мы вырабатывали сценарии бизнес-процессов, программировали, тестировали различные маршруты.

— Какие цели вы ставили перед ИТ-инструментом, начав проект внедрения?

Юрий Аксенов: — Во-первых, разобраться с процессами компании. Во-вторых, автоматизировать и грамотно распределить работу менеджеров, секретарей. В-третьих, оптимизировать контроль управления клиентами.

У каждого отдела есть свой процесс. Менеджеры запускают процесс на утилизацию и сервис, секретарь — на отправку почты, партнеры имеют отдельный процесс на заключение договора.

Я считаю, что менеджер должен звонить. Все остальное может делать кто угодно, только не он!

  1. После запуска процесса менеджером (где заполняется список техники на утилизацию), он нажимает кнопку «далее» и забывает про него.
  2. Данные автоматически попадают в отдел документооборота, где сотрудники вносят информацию о клиенте в форму договора, и система генерирует документы,
  3. Затем экологи проставляют в них коды отхода.
  4. Готовые договоры, опять же автоматически, отправляются менеджеру, клиенту и в отдел отправки почты.
  5. Параллельно формируются задачи для сотрудников, отвечающих за доставку оригиналов документов клиенту и обратно в офис компании, а также поручения для бухгалтера, филиала (если процесс был запущен представителем).

Внедрив ELMA, мы получили надежную базу данных по клиентам со сканами всех документов. Можем отслеживать статусы договоров — например, СК (скан договора) или ОРДОГ (получен оригинал договора). У каждого сотрудника появилась статистика по процессам, настроенная воронка продаж. Работает проект «КУБ», который отвечает за автоматическое распространение данных на все 650 сайтов компании с уникальным контентом.

ELMA полностью выполнила поставленные перед ней задачи по оптимизации документооборота, взаимодействия с клиентами, работы менеджеров через распределение нагрузки

— Как вы развиваете систему?

Юрий Аксенов: — Сотрудники дают рекомендации. Есть компетентные специалисты, которые правят процессы под текущие задачи — например, прописывают новые ветки маршрутов, добавляют/убирают формы и циклы. ELMA — это конструктор LEGO. Инструменты системы можно настроить как угодно.

— Проводили ли вы интеграцию ELMA с другими ИТ-решениями?

Юрий Аксенов: — С IP-телефонией практически интегрировали, сейчас идет тестирование нового функционала. Когда мы его реализуем, звонок менеджера будет не только автоматически фиксироваться в системе как факт — в окно взаимоотношений с клиентом будет также прикрепляться запись разговора.

Система позволяет навести организационный порядок. Пока руководитель будет разбираться в ELMA — он разберется и в своей компании, начнет понимать тончайшие нюансы работы

— Как сотрудники восприняли работу в новой системе?

Юрий Аксенов: — Добровольно (принудительно). Поначалу им было достаточно сложно — приходилось разбираться с инструментами, что занимало время, привыкать к работе с новыми процессами. Случалось, что мы настраивали процесс, проходили все тесты, а на «живых» людях он не работал, выскакивали ошибки. Со временем мы нашли способы, как ускорить процессы, настроили отчеты, показатели и метрики. Сейчас, когда алгоритмы работы с ELMA усвоены, мы получаем положительные отзывы. Все работает хорошо.

— Вы добились тех целей, которые ставили перед началом проекта внедрения?

Юрий Аксенов: — Да. ELMA полностью выполнила поставленные перед ней задачи по оптимизации документооборота, взаимодействия с клиентами, работы менеджеров через распределение нагрузки. Я знаю, что система имеет большой потенциал для развития, но пока мы остановились на ряде конкретных инструментов и совершенствуем их.

— Какие рекомендации вы могли бы дать, компаниям, которые задумываются над автоматизацией процессов с помощью BPMS?

Юрий Аксенов: — Стоит использовать процессный подход и внедрять специализированные решения. Руководству надо изучать и понимать способы оптимизации деятельности компании. Это экономит ресурсы в разы, прежде всего, время.

Каждый специалист начинает заниматься своим делом. Менеджер — звонит, секретарь — отправляет почту, сканировщик — сканирует. Специалисты, исполняющие узкие задания, становятся максимально продуктивными.

Система позволяет навести организационный порядок. Пока руководитель будет разбираться в ELMA — он разберется и в своей компании, начнет понимать тончайшие нюансы работы. Встраивая свое предприятие в систему, я нашел «ямки» процессов, точки торможения, точки ускорения, и благодаря этому понял, что и как нужно оптимизировать. За счет правильного управления бизнес-процессами, я ускорил работу всей компании. От чистого сердца рекомендую систему ELMA каждому серьёзному руководителю!

#Бизнес-процессы(BPM) #Внедрено #Документооборот #Отзывы #Финансовый сектор #Управление_бизнес-процессами_и_изменениями #Электронный_документооборот