Хранилище документов

Хранилище документов — это централизованная система хранения электронных документов и папок.

Чтобы открыть страницу хранилища, в левом меню наведите курсор на раздел Документы и выберите Хранилище документов. На странице хранилища отображается дерево папок, к которым у вас есть доступ.

Чтобы скрыть или раскрыть дерево, используйте и слева от названия папки. Чтобы перейти в папку, нажмите на её название.

Настройка хранилища документов

Вы можете установить персональные настройки хранилища документов. Для этого перейдите в любую папку, в верхнем правом углу наведите курсор на значок и нажмите Настройки. Откроется страница пользовательских настроек хранилища документов. Настройки распределены по следующим блокам:

• Создание документов через Drag-n-drop;
• Штрихкоды;
• Канцелярия;
• Настройки создания документа.

Чтобы отредактировать настройки, справа от названия блока нажмите . В открывшемся окне установите настройки. Подробнее о них читайте ниже.

Создание документов через Drag-n-drop

В этом блоке настройте поведение системы при создании документа с помощью drag-n-drop. Drag-n-drop — это способ управления объектами с помощью перетаскивания их мышью.

Тип создаваемого документа — в выпадающем списке выберите тип документа, который будет создаваться при использовании drag-n-drop. По умолчанию выбран тип документа Файл.

Шаблон названия — выберите способ наименования документа при его загрузке в систему:

• Из типа документа — название документа формируется из шаблона названия, указанного в карточке типа документа в дизайнере;
• Задать шаблон — ручной ввод шаблона названия документа. В появившемся поле можно указать названия атрибутов типа документа в формате {$Название атрибута документа}. Также можно использовать системные атрибуты, которые заполняются автоматически при создании документа, например, название файла {$FileName}.

При дублировании названий документов — выберите действие, которое будет выполняться, если в системе уже существует документ с таким названием:

• Создать с названием файла — документу присваивается имя загружаемого файла;
• Запрашивать название документа — при создании предлагается переименовать документ;
• Добавить новую версию — файл добавляется как новая версия существующего в системе документа.

Штрихкоды

Штрихкод можно сформировать при регистрации документа. Он отображается в карточке документа на вкладке Общая информация в разделе Атрибуты.

Печатать штрихкод после регистрации — если после регистрации нужно автоматически генерировать штрихкод, выберите значение Да.

Показывать окно печати штрихкода после регистрации:

• Да — после регистрации открывается окно подтверждения печати штрихкода. Настройку удобно использовать, если печать штрихкода требуется не во всех случаях;
• Нет — после регистрации печать штрихкода происходит автоматически, без подтверждения. Настройку удобно использовать в том случае, если печатать штрихкод нужно всегда.

Если у вас включена генерация штрихкода, в карточке документа на панели инструментов появится кнопка Напечатать штрихкод. Его печать осуществляется через ELMA Агент. Подробнее о настройке генерации штрихкода читайте в статье «Общие настройки к модулю „Документооборот“».

Канцелярия

В разделе Канцелярия регистрируются и хранятся все документы с регистрационными карточками.

Предлагать выполнить действие после регистрации документа — если после регистрации нужно предлагать дальнейшие действия с документом, установите значение Да.

Если эта настройка активирована, после завершения регистрации документа появится окно, в котором можно выбрать действие.

Настройки создания документа

Выберите папку, в которой будут храниться созданные документы.

Выбранная папка указывается при создании документа, если в настройках типа документа не выбрана другая папка.

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас