Документы в ELMA4 можно группировать по папкам. По умолчанию в Хранилище документов уже сформирован начальный набор папок:
- Мои документы — папка с документами, автором которых вы являетесь. Права доступа к этой папке есть у вас, администратора системы и ваших руководителей согласно оргструктуре организации. Вы можете предоставить права доступа к этой папке другим пользователям;
- Избранное — папка для быстрого доступа к часто используемым документам, папкам и ссылкам. Она является вложенной в родительскую папку Мои документы и имеет тот же принцип настройки прав доступа;
- Общие папки — папка с документами, которые доступны для просмотра всем пользователям системы. По умолчанию права на добавление в неё документов и вложенных папок есть только у администратора системы. Он может выдать права другим пользователям. Для каждой вложенной папки можно назначить права, отличающиеся от настроек прав доступа родительской папки;
- Архив — папка с документами, которые были отправлены в архив. По умолчанию содержимое папки доступно для просмотра только администратору системы, который может выдать права другим пользователям. Подробнее об архиве читайте в статье «Архив документов».
Создание папки
В ELMA4 доступно создание только вложенных папок. По умолчанию созданная папка наследует права родительской папки. Автор папки может назначать права доступа к ней и вложенным в неё папкам и документам другим пользователям. Подробнее о правах доступа читайте в статье «Доступ к документам и папкам».
Для создания папки у вас должны быть права на родительскую папку уровня «Редактирование» и выше . Чтобы создать папку, в папке на панели инструменов нажмите Создать — Папку и в открывшемся окне укажите название новой папки.
По умолчанию устанавливается стандартная иконка папки, но вы можете загрузить и выбрать другую иконку. Для этого в окне создания папки нажмите 
. В открывшемся окне добавьте файл с иконкой с вашего компьютера, нажав + Загрузить. После сохранения всех настроек загруженная иконка отобразится слева от названия папки.
Действия в папке
Вы можете выполнять следующие действия с папкой и её содержимым, используя на странице папки кнопки панели инструментов.
Создать:
- Документ — создать документ нужного типа;
- Папку — создать вложенную папку в текущей;
- Папку-фильтр — создать папку-фильтр с определенными параметрами;
- Папку-действие — создать папку, при нажатии на которую выполняется определенное действие;
- Ссылку на папку — создать ссылку на папку, в которой вы находитесь, в другой доступной вам папке.
Выбранные — групповые операции в папке:
- Отправить — отправка документов: На согласование, На ознакомление, Вложить в задачу;
- Подписать — подписание текущих версий документов;
- Конвертировать — изменение типов документов;
- Создать ссылки — создание ссылок на документы в указанной папке;;
- Удалить ссылки — удаление ссылок на документы;
- Переместить — перемещение документов в другую папку;
- Отправить в архив — отправка документов в папку Архив.
Подробнее об этих действиях читайте в статье «Групповые операции в папках».
Еще:
- Редактировать — изменить название или иконку папки. По умолчанию действие доступно автору папки, администратору системы и пользователям с правами на эту папку уровня «Редактирование» и выше;
- В избранное — создать ссылку на папку, в которой вы находитесь, в папке Избранное;
- Привязать веб-документ — привязать веб-документ к текущей папке;
- Отвязать документ — отвязать веб-документ от текущей папки;
- Вид — выбрать, отображать содержимое веб-документа, привязанного к папке, или список документов и папок, расположенных в текущей папке;
- Настроить доступ — предоставить права доступа к папке другим пользователям;
- Скачать вложения — скачать текущие версии документов папки. Выберите нужные документы и нажмите кнопку Скачать. Вложения загрузятся на ваш компьютер одним архивом. Общий объем скачиваемых вложений не может превышать 4 ГБ.
Действия в контекстном меню папки
В таблице данных через контекстное меню папки можно выполнить следующие действия:
- В избранное — создать ссылку на папку в папке Избранное;
- Создать ссылку — создать ссылку на папку в нужной папке;
- Переместить — переместить папку в другую папку системы;
- Удалить папку — удалить папку. Действие доступно автору папки, администратору системы и пользователям с уровнем прав на эту папку «Редактирование» и выше. Перед удалением папки переместите её содержимое в другую папку;
- Права доступа — предоставить права доступа к папке другим пользователям. Действие доступно автору папки, администратору системы и пользователям с уровнем прав «Выдача прав» и «Полный доступ»;
- Редактировать — изменить название папки или её иконку.
Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас