Система юридически значимого электронного документооборота c контрагентами LegalDoc разработана компанией EleWise на базе Oracle e-Business Suite (OeBS). Это комплекс бизнес-приложений, включающий ERP, CRM, PLM и другие функциональные модули для автоматизации основных направлений деятельности предприятий.
LegalDoc позволяет компаниям организовать внутренний юридически значимый документооборот в привычном интерфейсе OeBS. Кроме этого, система интегрируется с крупнейшими операторами электронного документооборота, такими как «СБИС», «Диадок», «СФЕРА», «Такском», что обеспечивает возможность обмена юридическими значимыми электронными документами с контрагентами предприятия.
Технология юридически значимого документооборота с контрагентами LegalDoc
Специально для предприятий, которые используют систему юридически значимого документооборота LegalDoc, и при этом внедряют BPM-систему ELMA для автоматизации других документопотоков организации, существует модуль интеграции OeBS-решения с системой ELMA. Он позволяет обеспечить возможность согласования юридически значимых документов, которые хранятся и обрабатываются в системе LegalDoc, в веб-интерфейсе пользователя ELMA.
Согласование документов из системы LegalDoc пользователями ELMA
Согласно реализованной интеграции, сотрудник отправляет документ на согласование в интерфейсе LegalDoc, после чего система инициирует создание или обновление документа, а также листа согласования документа в системе ELMA.
Пример карточки документа из LegalDoc в системе ELMA
В карточке документа отображается общая информация с атрибутами документа, которые были заданы в информационной системе LegalDoc и затем переданы в ELMA, а также дополнительная информация о типе документа, авторе, дате создания и папке, в которой документ хранится в системе.
Во вкладке «Согласование LegalDoc» содержится полная информация о статусе процедуры согласования документа. Здесь можно посмотреть, кто является согласующим, его роль и должность, дату последнего действия по процедуре согласования, а также текущую стадию согласования документа (На согласовании или Согласовано).
Вкладка «Согласование LegalDoc» в карточке документа в системе ELMA
Чтобы согласовать документ пользователь нажимает на кнопку «Согласовать» в карточке документа. Кроме этого, сотрудник может отказать в согласовании, заполнив комментарий о причине отказа.
Кнопка «Согласовать» в карточке документа в системе ELMA
Данные о решении согласующих лиц поступают в LegalDoc. Система обновляет лист согласования документа, после чего ELMA либо завершает процесс согласования, либо ставит новые задачи пользователям. В свою очередь, если сотрудник согласовывает документ в системе OeBS, соответствующая задача в ELMA автоматически закрывается, а информация в листе согласования обновляется.
Сведения по всем исходящим запросам в систему LegalDoc, включая статусы документов, даты и исполнителей по задачам согласования, логируются и отображаются в «Журнале запросов в LegalDoc» в системе ELMA.
Журнал запросов в LegalDoc в системе ELMA
Таким образом, интеграция ELMA с системой LegalDoc позволяет вынести этап согласования юридически значимых документов в BPM-систему и синхронизировать работу ИТ-решений. Благодаря этому пользователи получают возможность согласовать документы как в OeBS, так и в веб-интерфейсе системы ELMA.
#Электронный_документооборот #Функции_ELMA
