Когда компания небольшая, управлять работой и координировать действия специалистов несложно. Часто в работу активно вовлечен сам собственник бизнеса. Он держит руку на пульсе, погружается в каждую задачу и заряжает драйвом команду. Коммуникации тоже осуществляются быстро, людей мало и барьеров во взаимодействии пока нет.
Такой стиль управления типичен для малого бизнеса, однако с ростом компании его придется менять. Работать в таком режиме долго не получится. Руководитель начнет тонуть в рутинных задачах, а бизнес по-прежнему будет находиться на том же уровне. О росте тут говорить не приходится. Почему? Потому что руководитель занят операционной работой, вместо того чтобы делать то, что он умеет лучше всего – развивать.
Что делать руководителю?
-
Выявляйте и выстраивайте рабочие процессы, которые повторяются, а потом делегируйте. Это те действия и задачи, которые вы решаете из раза в раз. А таких может быть очень много.
Сначала вы выполняете большую часть задач сами. Лично ездите на встречи с клиентами, занимаетесь развитием сайта, следите за бухгалтерией и т.д. На это уходит масса вашего времени. На развитие, поиск новых возможностей его не остается.
Выявите процессы, которые повторяются. Погрузившись в них раз, два, три, вы уже понимаете «как надо», а значит можете отладить работу и делегировать. Разумеется, постепенно. Только так у вас появится возможность смотреть шире, переключить фокус внимания на развитие и начать выстраивать следующие бизнес-процессы.
-
Делегируйте, даже если вам кажется, что другие не справятся.
Часто руководителю кажется, что он и только он сможет решить тот или иной вопрос. Если отправить к клиенту вместо себя менеджера, он обязательно упустит сделку. Назначить ответственного за логистику, будут проблемы с поставкой.
Тут нужно четко понимать две вещи. Во-первых, вы не супермен. Вы можете нанять человека, который в конкретной области разбирается лучше вас. К тому же, наверняка с ситуацией, которая для вашей компании и вас является новой, кто-то уже сталкивался и хорошо знает, как нужно действовать. Во-вторых – да, проблемы скорее всего будут. Тщательней подбирайте специалистов, обучайте и усиленно контролируйте особенно в первое время, но обязательно делегируйте.
-
Смотрите на процессы сверху – от старта и до завершения. Не ограничивайтесь контролем выполнения отдельных функций и развивайте бизнес-процессы.
Вы отладили бизнес-процесс, делегировали и все работает? Теперь анализируйте эффективность и улучшайте процесс.
Не забывайте, что все бизнес-процессы меняются. Это происходит естественно, вслед за изменениями внешней среды и предпочтений клиентов, а также вместе с ростом вашей компании. Сегодня в процессе продаж задействован менеджер и бухгалтер, а завтра в нем участвуют отдел маркетинга, склад, производство, логистика и другие отделы. Только если контролировать бизнес-процесс в комплексе, от старта и до завершения, руководитель может оценить, на каком участке возникают проблемы, а исправив их, значительно повысить эффективность работы. Одно проблемное звено снижает эффективность всего бизнес-процесса. Чтобы понять, где проседаете, нужно видеть процесс целиком.
-
Когда процессы стали сложными, разветвленными, с большим количеством вовлеченных сотрудников – вводите решения для автоматизации.
Любой выстроенный бизнес-процесс – это всегда некий регламент. Порядок действий сотрудников, соблюдение которого позволяет максимально быстро достичь нужного результата. В среднем и особенно крупном бизнесе один такой процесс может проходить через несколько подразделений или филиалов компании. Такие процессы называют сквозными. Когда в процессе участвует большое количество разных специалистов, разобраться, кто именно и в какой срок должен выполнить ту или иную задачу, а тем более обучить этой схеме новых сотрудников очень непросто.
Специализированные ИТ-решения, такие как BPM-системы (Business Process Management System), помогают компаниями управлять бизнес-процессами. Не нужно описывать порядок работы, генерируя кипы бумаг. Их никто никогда не откроет. В ИТ-системе вы задаете схему процесса, и она автоматически отправляет сотрудникам нужные задачи в нужном порядке. В итоге и регламент соблюдается, и сотрудникам проще. Им не нужно думать, каким должен быть следующий шаг. Задача поступила – есть дедлайн, приложены все необходимые документы и другие данные для работы. Выполнил – приступил к следующей задаче и всегда видишь, что горит, а что можно слегка отложить.
Плюс для руководителя тоже весомый. Это автоматический сбор аналитики, а также возможность быстро изменить модель работы в системе. Например, убрать лишний этап или подключить еще одного исполнителя. Вы изменяете модель процесса в системе и процесс сразу работает по новой схеме. Если описывать процесс на бумаге, улучшить его будет гораздо сложнее.
Бояться таких решений не стоит. Сегодня российский рынок ИТ-продуктов активно развивается и есть очень достойные системы. В частности, ELMA BPM имеет простые дружелюбные интерфейсы. Мы оказываем помощь во внедрении и настройке системы, предоставляем курсы обучения пользователей и техническую поддержку. К тому же, любая компания может предварительно оценить функционал и удобство работы в системе в режиме онлайн с помощью демо-версий.
