Справка по системе ELMA ECM+
×
Меню

Отправка документа

С помощью данной операции можно организовать отправку оригиналов документов и контроль отправки. При выполнении данной операции исполнителю зоны ответственности, в которой находится операция "Отправка документа", назначается задача отправки документов. Задача содержит параметры отправки документа, которые необходимо заполнить, и карточки документов, которые необходимо отправить. Данную операцию можно использовать только в статической и динамической зонах ответственности.

Настройка операции "Отправка документа"

Для настройки данной операции необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ее изображению на графической модели процесса (рис. 1). Откроется карточка операции, которая состоит из вкладок, описанных ниже.
Рис. 1. Операция "Отправка документа" на графической модели процесса
Вкладка "Общие"
Пример данной вкладки представлен на рис. 2.
Рис. 2. Карточка операции "Отправка документов". Вкладка "Общие"
Название * — название операции отправки документов, отображаемое на графической модели, в документации по процессу и регламенте процесса,  а также в заголовке окна редактирования данной операции.
Название задачи – данная настройка позволяет выбирать вариант формирования названия пользовательской задачи, отображаемое в списке задач пользователя и на форме задачи в веб-приложении.
Если отправляется список документов, то отправлять одним пакетом – данный флаг используется при отправке нескольких документов с помощью одной задачи. В случае, если данный флаг не установлен, то в задаче отправки документов для каждого документа необходимо будет заполнить параметры отправки отдельно (рис. 3).
Рис. 3. Задача отправки нескольких документов
Если данный флаг установлен, то это означает, что все документы будут отправлены одним пакетом одному адресату. В этом случае необходимо для всех документов заполнить общие параметры отправки (рис. 4).
Рис. 4. Задача отправки нескольких документов пакетом
Описание – в данное поле при необходимости можно ввести описание настраиваемой операции.
Флажок Нельзя переназначать запрещает переназначать задачу на исполнение другим пользователям в веб-приложении. Данная настройка может быть переопределена администратором в разделе Администрирование – Настройки доступа – Процессы, где для каждого процесса назначаются права доступа. В случае, если пользователю добавлены права на действие "Переназначение задач", флажок Нельзя переназначать игнорируется.
Флажок Нельзя передавать по замещению становится доступен только при установленном флажке Нельзя переназначать. Данная настройка позволяет игнорировать ранее установленные администратором настройки замещения. Например, если данная задача была назначена на пользователя, который замещается другим пользователем, то при установке флажка в данном поле задача будет поставлена на замещаемого.
Вкладка "Документы"
На данной вкладке отображаются только те типы документов, в настройках которых указан параметр Контроль отправки. В остальном данная вкладка аналогична вкладке Документы операции Отправка на согласование.
Вкладка "Контекст"
Данная вкладка аналогична вкладке Контекст операции Отправка на согласование.

Задача отправки документов

Задача отправки документов назначается исполнителю зоны ответственности, в которой находится операция Отправка документа. Данная задача позволяет организовать контроль отправки документов. Пример задачи отправки документа представлен на рис. 5.
Рис. 5. Задача отправки документа в веб-приложении
Задача состоит следующих вкладок:
Отправка документа
Дата отправки – в данное поле необходимо ввести дату и время отправки документа. По умолчанию в данном поле отображается текущие дата и время.
Способ отправки – в данном поле из выпадающего списка необходимо выбрать способ отправки документа. Все способы отправки документа хранятся и создаются в справочнике Способы отправки.
Номер отправления – если при отправке документов был выдан номер отправления, то его необходимо ввести в данное поле.
Скан – копия – при необходимости с помощью данной конки можно загрузить скан-копию отправленного документа или, например, квитанции об отправке.
Предпросмотр
Вкладка позволяет просмотреть текущую версию документа без возможности редактирования, не загружая ее на локальный компьютер. Если формат версии документа не поддерживает функцию предпросмотра, то данная вкладка не отображается.
О задаче
Вкладка содержит служебную информацию о задаче: срок выполнения, автор, исполнитель, дата создания и статус задачи.
Документ
Вкладка открывает карточку документа для просмотра. Для редактирования карточки документа необходимо нажать на надпись Открыть в новом окне и внести необходимые изменения
История
Стандартный элемент страницы задачи. Более подробно о данной вкладке можно прочитать на соответствующей странице справки.
Верхнее меню задачи отправки документа аналогично верхнему меню процессной задачи.
Ссылки на документы, вложенные в данную задачу, отображаются в папке Неотправленные раздела Канцелярия до момента выполнения задачи отправки документов исполнителем. Таким образом осуществляется контроль отправки документов.
См. также:

Copyright © 2006–2019 ELMA