Справка по системе ELMA ECM+
×
Меню

Регистрация существующего документа

Уже существующий в системе документ можно зарегистрировать из его карточки документа или в маршруте документа.

Регистрация документа из карточки документа

Данная возможность доступна только в том случае, если администратор системы установил соответствующие настройки регистрируемого типа документа.
Для регистрации документа из карточки документа необходимо:
1. Открыть карточку документа в веб-приложении системы ELMA.
2. Нажать кнопку Действия на панели инструментов в карточке документа и выбрать пункт Регистрация (рис.1).
Рис. 1. Кнопка "Действия - Регистрация" в меню карточки документа
Если для данного типа документа созданы варианты регистрации, то будет открыто окно выбора варианта регистрации (рис. 2). В данном окне требуется выбрать необходимый вариант регистрации и нажать на него левой кнопкой мыши или перейти к регистрации произвольного документа, нажав на ссылку Перейти к регистрации произвольного документа.
Рис. 2. Кнопка "Действия - Регистрация" в меню карточки документа
Будет отображено окно выбора параметров регистрации – документопоток, место регистрации, дело (рис. 3).
Рис. 3. Выбор параметров регистрации документа
В том случае, если для регистрируемого типа документа параметры регистрации доступны только в одном варианте (например, когда тип документа может быть зарегистрирован только в одном деле и/или для документа настроена только одна РКК), то окно примет вид, представленный на рис. 4.
Рис. 4. Окно с параметрами регистрации документа
Если для данного типа документа не создано ни одного варианта регистрации, то выбор параметров регистрации будет аналогичен регистрации произвольного документа.
3. В том случае, если для указанных параметров регистрации было найдено несколько типов регистрационно-контрольных карточек, то из выпадающего списка требуется выбрать нужный тип РКК (рис. 5).
Рис. 5. Регистрация документа. Выбор РКК
4. После выполнения пунктов, описанных выше, откроется страница регистрации документа (рис.6).
Рис. 6. Форма регистрации документа
Страница регистрации документа состоит из двух вкладок:
1. Общие форма регистрации документа. На данной вкладке необходимо:
Ввести регистрационный номер документа, если не настроена автоматическая нумерация в поле Регистрационный номер.
Или использовать заранее зарезервированный номер. Для этого необходимо установить флажок в поле Использовать зарезервированный номер и из выпадающего списка выбрать нужный номер (рис. 7).
Рис. 7. Использование зарезервированного номера
Изменить дату регистрации, если это необходимо, можно в поле Дата регистрации. По умолчанию в это поле устанавливается текущая дата и время.
В нижней части вкладки находится карточка регистрируемого документа (рис.8).
Рис. 8. Карточка регистрируемого документа на вкладке "Общие"
Для редактирования документа необходимо нажать на кнопку слева от названия документа, внести необходимые изменения и нажать на кнопку Сохранить.
2. Номенклатура. На данной вкладке отображается параметры регистрации документа в текущей номенклатуре предприятия: документопоток, тип документа, место регистрации и дело (рис.9).
Рис. 9. Вкладка "Номенклатура"
Для завершения регистрации документа воспользуйтесь кнопкой верхнего меню Регистрация.
Для того, чтобы отложить регистрацию, но сохранить текущие результаты заполнения РКК, нажмите кнопку Сохранить черновик в расширении кнопки Регистрация (рис.10).
Рис. 10. Кнопка "Сохранить черновик" в расширении кнопки "Регистрация"
После нажатия на кнопку Сохранить черновик будет создан черновик РКК. Все черновики РКК находятся в разделе Черновики папки Канцелярия. Впоследствии данный черновик РКК можно будет открыть и закончить процедуру регистрации документа.
Форма регистрации документа может иметь дополнительные поля, в случае если они настроены в РКК данного типа документов.
На рис. 11 представлена форма регистрации документа с дополнительным полем Соискатель.
Рис. 11. Форма регистрации документа с дополнительным полем “Соискатель”

Регистрация существующего документа в маршруте документа

При регистрации документа в маршруте документа пользователь, указанный как исполнитель задачи Регистрация документа, получит задачу регистрации документа. Данная задача аналогична задаче регистрации документа, созданной при отправке документа на регистрацию вручную, но имеет две дополнительные кнопки в верхнем меню задачи, присущие всем задачам по процессу:
При нажатии на эту кнопку в новой вкладке интернет-браузера откроется карта процесса. Эта кнопка появляется у пользователей, которые обладают правами, назначенными в разделе Просмотр списка задач. При этом кнопка отображается только в том случае, если пользователь также обладает и правами на просмотр экземпляра процесса, которые назначаются на странице прав к конкретному процессу в разделе Мониторинг процесса.
Создать предложение по улучшению процесса. Эта кнопка отображена у тех пользователей, которые обладают правами на улучшение бизнес-процессов, назначенными в разделе Создание запросов на улучшение бизнес-процессов.

См. также:

Copyright © 2006–2019 ELMA