Справка по системе ELMA ECM+
×
Меню

Регистрация нового документа

В системе ELMA предусмотрена возможность одновременно создать документ и зарегистрировать его.
Начать регистрацию нового документа можно двумя способами:
1. Из раздела Канцелярия. Для этого необходимо зайти в раздел Канцелярия в веб-приложении системы ELMA и нажать на кнопку верхнего меню Регистрация (рис. 1).
Рис. 1. Кнопка "Регистрация" верхнего меню раздела "Канцелярия"
2. Из верхнего меню главной страницы системы. Для этого необходимо нажать на кнопку Регистрация верхнего меню главной страницы системы (рис. 2). Кнопка отображается в случае, если у пользователя есть права на регистрацию документов.
Рис. 2. Кнопка "Регистрация" верхнего меню главной страницы системы
Последующие шаги регистрации нового документа идентичны.
1. Если в системе ELMA настроены варианты регистрации документов, то в открывшемся диалоговом окне (рис. 3) необходимо выбрать вариант регистрации из последних использованных или из любых доступных вариантов регистрации документа и щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Если ни один из доступных вариантов регистрации не подходит для регистрации данного документа, то необходимо перейти к окну выбора параметров регистрации документа, воспользовавшись кнопкой Регистрация произвольного документа (рис. 3).
Рис. 3. Диалоговое окно выбора варианта регистрации
После нажатия кнопки Регистрация произвольного документа откроется окно регистрации документа, в котором необходимо указать тип документа.
Рис. 4. Окно выбора типа регистрируемого документа
В случае, если в системе ELMA не создано ни одного варианта регистрации, будет открыто окно аналогичное окну регистрации произвольного документа (рис. 4).
Если, для выбранного типа документа настроен, только один тип РКК и данный тип документа может быть зарегистрирован только в одном деле номенклатуры, то необходимые параметры регистрации будут добавлены автоматически, окно примет вид, представленный на рис. 5. Для регистрации документа необходимо нажать на кнопку Зарегистрировать.
Рис. 5. Окно регистрации документа после выбора типа документа
Если, для выбранного типа документа настроены, несколько типов РКК и/или данный тип документа может быть зарегистрирован в нескольких делах номенклатуры, то окно в окне регистрации документа необходимо выбрать требуемые параметры регистрации (рис. 6) и нажать на кнопку Зарегистрировать.
Рис. 6. Окно регистрации документа. Выбор необходимых параметров
В системе ELMA предусмотрена возможность сохранения введенных в данном окне параметров регистрации документа в качестве нового варианта регистрации для дальнейшего использования. Для сохранения варианта регистрации необходимо нажать на кнопку Сохранить вариант, ввести название нового варианта регистрации и нажать кнопку Сохранить (рис. 7).
Рис. 7. Диалоговое окно сохранения нового варианта регистрации
2. В случае, если для указанных параметров регистрации было найдено несколько типов регистрационно-контрольных карточек, то из выпадающего списка требуется выбрать нужный тип РКК (рис. 8).
Рис. 8. Регистрация документа. Выбор РКК
В случае, если регистрируемому типу документа соответствует только один тип РКК, то данный шаг отсутствует.
3. Открывшаяся страница создания и регистрации документа состоит из 2 вкладок:
Общие. форма создания и регистрации документа. На данной вкладке необходимо:
Ввести регистрационный номер документа, если не настроена автоматическая нумерация в поле Регистрационный номер.
Так же есть возможность использовать заранее зарезервированный номер. Для этого установите флажок в поле Использовать зарезервированный номер и из выпадающего списка выберете нужный номер (рис. 9).
Рис. 9. Использование зарезервированного номера
Изменить дату регистрации, если это необходимо, в поле Дата регистрации, по умолчанию в это поле устанавливается текущая дата и время.
Заполнить поля создания документа. Набор и порядок расположения полей на ней могут различаться и зависят от настроек типа документа. На рисунке 10 представлены поля создания документа "Договор аренды".
Рис. 10. Пример формы создания документа "Договор аренды"
Номенклатура. В данной вкладке отображаются параметры регистрации документа в текущей номенклатуре предприятия: документопоток, тип документа, место регистрации и дело (рис.11).
Рис. 11. Вкладка "Номенклатура"
4. Для завершения регистрации документа воспользуйтесь кнопкой верхнего меню Регистрация.
Для того, чтобы отложить регистрацию, но сохранить текущие результаты создания документа и заполнения РКК, нажмите кнопку Сохранить черновик в расширении кнопки Регистрация (рис.12). При этом обязательные поля создания документа должны быть заполнены.
Рис. 12. Кнопка "Сохранить черновик" в расширении кнопки "Регистрация"
После нажатия на кнопку Сохранить черновик будет создан черновик РКК и документ выбранного типа. Все черновики РКК находятся в разделе Черновики папки Канцелярия. Впоследствии данный черновик РКК можно будет открыть и закончить процедуру регистрации документа.
См. также:

Copyright © 2006–2019 ELMA